Comment télécharger et mettre en ligne un fichier d'importation dans Mews Operations?

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Comment télécharger, compléter et importer le fichier d'importation ?

Vous pouvez utiliser un fichier d'importation pour ajouter rapidement plusieurs sociétés, clients ou réservations dans le système Mews Operations en masse. Vous téléchargez, complétez et chargez le fichier pour ajouter ces détails au système. Vous effectuez cette action lorsque vous migrez des données à partir d'un système précédent ou que vous préparez des données avant de mettre en service, à l'aide de l'outil d'importation dans la section Mews Operations.
 
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Remarques
  • Avant d'importer des réservations, désactivez les politiques de paiement automatique dans vos groupes tarifaires. Sinon, Mews Operations envoie des demandes de paiement aux clients dont le paiement a déjà été réglé dans votre système précédent. Après l'importation, vous pouvez réactiver les politiques.
  • Vous pouvez également contrôler cette opération par réservation dans le fichier d'importation à l'aide de la colonne Ignorer le décompte automatique. Utilisez cette option si vous souhaitez que le paiement automatique reste actif pour d'autres réservations. Pour plus de détails, effectuez le check-in dans le modèle d'importation et l'article d'aide sur les paiements automatiques.
  • la saisie manuelle, particulièrement utile si vous n’avez pas beaucoup de réservations et que vous souhaitez que vos équipes s’entraînent à créer des réservations
  • Si votre établissement a beaucoup de réservations provenant d'une directrice/directrice de canal spécifique ou d'une OTA, par exemple, Booking.comAvialpro, Cubilis, Synxis, vous pouvez envisager d'importer ces réservations via une intégration directe, puis d'utiliser l'outil d'importation pour importer les réservations restantes.
  • Vous avez également la possibilité d'importer uniquement des profils, par exemple, des profils de clients et/ou des profils de sociétés. Vous pouvez utiliser l'outil d'importation de différentes manières en fonction de vos besoins

 

Dans cet article, vous trouverez des informations sur :

 

Comment télécharger et mettre en ligne un fichier d'importation dans Mews Operations?

Remarque importante : avant d’importer les réservations, désactivez les règles d’imputation automatiques pour vos groupes tarifaires. Si vous ne le faites pas, des e-mails seront automatiquement envoyés aux clients pour leur demander d’effectuer des paiements, et ce même si le paiement a été réglé dans l’ancien PMS. Une fois l’importation effectuée, vous pouvez réactiver le règlement automatique dans vos groupes tarifaires. Il s’agit de la meilleure pratique à la fois pour le fichier d’importation (Excel) et la création manuelle des anciennes réservations dans Mews.

Si vous souhaitez découvrir comment activer ou désactiver le règlement automatique, nous vous invitons à consulter ce guide.


Vous avez également la possibilité d’importer uniquement des profils, par exemple des profils client et, ou des profils de sociétés. L’outil d’importation peut donc être utilisé de différentes manières en fonction de vos besoins.

Étape 1 : Téléchargez le modèle d'importation

  1. Dans Mews Operations, allez dans le menu principal main menu >Paramètres > Établissement.
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône d'importation de clients .
  3. Cliquez sur l'icône de téléchargement du modèle vide et ouvrez le fichier. Il s’agit du fichier ou modèle à remplir avec les données de votre ancien PMS.

 

Note: Mews met régulièrement à jour ce modèle afin d'y inclure les champs et la validation les plus récents. C'est pourquoi Mews vous recommande de télécharger un nouveau modèle avant chaque importation afin de vous assurer que vous disposez de la version la plus récente.

 

Étape 2 : Compléter le modèle d'importation

  1. Ouvrez le fichier Excel et ajoutez vos données.

Le modèle comprend des conseils intégrés pour vous aider à le compléter :

  • Les descriptions apparaissent lorsque vous sélectionnez une cellule
  • Les listes déroulantes montrent les valeurs acceptées.
  • La validation met en évidence les données manquantes ou incorrectes
  • Le formatage permet d'identifier les problèmes
  • Les feuilles protégées empêchent les modifications accidentelles

 

Utilisez le modèle comme principale source d'orientation. Les champs et les formats peuvent changer au fil du temps.

 

Note : Effectuez un check-in minutieux des en-têtes de colonnes et des descriptions de champs. Chaque colonne comprend des instructions sur la manière de la remplir, les formats acceptés et des exemples. Ce guide vous aide à saisir des données valides et à éviter les erreurs d'importation.

 

Utilisation de base

Utilisez le fichier tel qu'il a été téléchargé :

  • Ne pas renommer les en-têtes de colonne
  • Ne supprimez pas d'onglets, de colonnes ou de lignes.
  • Ne modifiez pas la structure du classeur
  • Résoudre les cellules surlignées avant le téléchargement

Utilisation avancée

Ne déprotégez la feuille que si vous devez ajuster le fichier.

  • Conserver les mêmes en-têtes de colonne
  • Conserver tous les onglets obligatoires
  • Validez le fichier avant de le télécharger

 

Note : Le déplacement de colonnes ou la modification de la structure peut rompre la validation et le formatage dans Excel et provoquer des erreurs d'importation.

  1. Si un champ n'est pas clair, effectuez un check-in:

  • la description dans l'en-tête de colonne ou la cellule
  • les valeurs de la liste déroulante disponibles
  • tout message de validation ou cellule mise en évidence
  • le champ correspondant dans Mews Operationscar la plupart des champs correspondent à ce que vous voyez dans les profils des réservations, des clients et des sociétés.

Étape 3 : Télécharger le fichier d'importation

  1. Allez dans la rubrique Paramètres > Établissement.
  2. Sélectionnez Importer des clients.
  3. Téléchargez le fichier complété.
  4. Sélectionnez Importer des clients.

 

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Vous recevez un courriel une fois l'importation terminée.

 

Étape 4 : Effectuer le check-in du statut de l'importation

  1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal main menu > Files d'attente > Installations.
  1. Ouvrez l'élément d'installation. Chèque:
  • statut de l'importateur
  • détails de l'erreur

  1. Cliquez sur Importer.

 

Remarques :

  • Ne montrez pas à nouveau le fichier si le statut indique " En attente". L'importation peut tout de même se terminer et le rechargement peut créer des enregistrements doubles.
  • Si le statut montre Avertissement ou Échec, aucune des réservations de cet import n'a été créée. Vous devez répéter la procédure d'importation.

 

Les importations réussies affichent un message de réussite à l'adresse .

 

Résoudre les problèmes d'importation

En cas d'échec de l'importation :

  • Examinez les détails de l'erreur dans l'élément d'installation
  • Corrigez les données du fichier ou la configuration dans Mews Operations
  • Téléchargez le fichier corrigé.

Les causes courantes d'erreurs sont les suivantes :

  • Format de date incorrect
  • Modèle obsolète avec des noms d'en-tête incorrects
  • Inadéquation entre le fichier et la façon dont les noms de chambres, de tarifs ou de produits apparaissent sur le site Mews.
  • Surréservations ou chambres bloquées lorsqu'il n'y a pas d'espace disponible pour les dates de réservation.
  • Références à des entités qui n'existent pas encore sur Mews, telles que des occupants, des sociétés ou des agences de voyages.
  • Codes de pays incorrects, par exemple, utilisation de UK au lieu de GB

 

Remarques :

  • Certains champs sont sensibles à la casse. Assurez-vous que les valeurs correspondent exactement à la façon dont elles apparaissent dans Mews.
  • Si vous référencez d'autres entités, telles que des sociétés ou des agences de voyages, créez-les ou importez-les d'abord dans un fichier distinct avant d'importer les réservations.

 

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