Vous ne pouvez pas modifier une facture dans Mews après l’avoir clôturée. Cependant, il peut arriver que vous ayez besoin d’y apporter des corrections, par exemple pour : 

• Corriger une facture clôturée Par exemple, le nom et/ou l'adresse 
• corriger les factures clôturées comportant des éléments de facture incorrects.

Pour corriger des factures clôturées dans Mews, vous devez utiliser les « ajustements ». Un ajustement correspond concrètement à une facture négative, également connue comme inversion des revenus ou avoir dans certains pays, que vous pouvez utiliser pour compenser une facture clôturée. Les éléments que vous ajoutez à une facture d’ajustement sont appelés éléments d’ajustement.
Remarques :

• Il est également impossible de créer des factures ou factures débiteur avec une date dans le passé, ou d’en modifier la date. Si vous avez besoin de le faire, vous devez utiliser un système comptable externe.
• Vous ne pouvez pas modifier le nombre de clients d'une réservation une fois la facture clôturée, même si vous l'ajustez.
• Pour l'environnement juridique français, vous ne pouvez pas ajouter ou modifier l'adresse de la société associée à la facture avec le double ajustement en raison des obligations juridiques suivantes :
  • https://help.mews.com/s/article/Rebated-bill-assignee-must-match-the-assignee-from-the-original-bill-error-message?language=fr
  Suivez les instructions indiquées dans l'étape 1 de ce guide, puis recréez la facture manuellement en y ajoutant tous les éléments nécessaires.

Ce guide présente les étapes pour la correction d’une facture clôturée avec des ajustements : 

• Étape 1 : Ajuster et annuler la facture incorrecte
• Étape 2 : Appliquer les corrections à l’aide d’un autre ajustement ou créer une nouvelle facture détaillée
  • Créer un autre ajustement
  • Créer une facture détaillée
    • Recréer la facture d’origine
    • Apporter vos corrections

 

Étape 1 : Ajuster et annuler la facture incorrecte

1. Sélectionnez la facture à corriger et ouvrez-la.

• Recherchez le numéro de facture directement depuis la barre de recherche Mews ou
• Allez dans le menu principal  > Finances > Factures et factures débiteur.

2. Cliquez sur le bouton Ajustement. 

• Seuls les utilisateurs possédant l’autorisation « Éléments d’ajustement » peuvent utiliser le bouton d’ajustement. Les administrateurs peuvent spécifier quels employés de l’établissement peuvent utiliser la fonction d’ajustement. Pour en savoir plus, consultez ce guide.  
• Vous pourrez voir l’étiquette Ajusté à côté des éléments ajustés.

3. Vous pouvez à présent sélectionner des éléments individuels de la liste des éléments ou cocher Tout sélectionner ou Tout désélectionner en haut de l’écran.

4. Dans la section Motif d’ajustement située sur le côté droit,
   • À partir du menu déroulant Choisir parmi les options les plus courantes, sélectionnez le motif d’ajustement ou
   • Saisissez le motif dans la case Motif et cliquez sur Ajuster. 
5. Une fenêtre s’ouvre pour que vous confirmiez l’ajustement de l’élément sélectionné. Cliquez sur Ajustement pour confirmer. 
6. Vous accédez à l’onglet Facturation du profil client, où vous pouvez voir la facture ouverte avec l’ajustement. 
7. Pour conserver un paiement qui a déjà été effectué, vous devez procéder au traitement d’un remboursement fantôme afin de pouvoir créer une nouvelle facture. Cliquez sur Paiements ˅ et sélectionnez Paiement par carte.
8. Sélectionnez l’onglet Terminal.
9. Ajoutez le montant négatif prérempli. Cela créera un remboursement fantôme de l’ajustement. Assurez-vous également de sélectionner la même fiche que celle utilisée précédemment, afin que la comptabilité reste correcte, puis cliquez sur Créer.
10. Lorsque la facture est équilibrée, vous pouvez cliquer sur Clôturer. 
11. Cela ouvrira la page Vérifier et clôturer. Vérifiez la facture, puis cliquez à nouveau sur Clôturer .

• La date de consommation des éléments d’ajustement, c’est-à-dire de tous les éléments listés sur une facture pendant un ajustement, est toujours la date de création de l’ajustement.
• Vous pourrez voir l’étiquette Ajusté à côté des éléments ajustés. Cliquez sur Créer.
• Le bouton Ajustement est grisé pour les factures ajustées et une étiquette Entièrement ajusté apparaît à côté.   

Étape 2 : Appliquer les corrections à l’aide d’un autre ajustement ou créer une nouvelle facture détaillée

En fonction de votre objectif et de votre environnement juridique, vous pouvez recréer la facture d’origine pour la modifier, soit en ajustant la facture remboursée (à l’aide d’un double ajustement), soit en créant une nouvelle facture détaillée.  

Remarques :

• Vous ne pouvez pas ajuster deux fois dans un environnement juridique, par exemple en France, où les coordonnées du cessionnaire doivent être les mêmes que sur la facture originale.
• Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de double ajustement pour fusionner des factures clôturées. Ce faisant, le système rouvre les factures dans le profil du client. Vous pouvez ensuite déplacer tous les éléments vers une seule facture.
  • Si un ajustement apparaît sur une facture et un remboursement sur une autre, fusionnez les deux factures avant de les clôturer. Veillez à cliquer sur la case Sélectionner tout pour les deux factures lorsque vous suivez les étapes décrites ici. Assurez-vous que le solde final de la facture est égal à zéro, puis clôturez la facture.

Créer un autre ajustement 

1. Ouvrez la facture que vous venez d’ajuster.  
2. Cliquez sur le bouton  Ajustement. Cela restituera les éléments d’origine avec des montants positifs. En recréant la facture d'origine de cette manière, cela permettra également de faire correspondre la date de consommation à celle de la facture d'origine. 
3. Sur cette nouvelle facture ouverte, vous pouvez effectuer les modifications nécessaires. 
   • Vous pouvez ajouter les informations de la société en sélectionnant Attribuer une facture à une société.
   • Vous pouvez annuler certains éléments, tels que les produits de l’onglet Éléments de l’écran de réservation.

 

1. • Vous pouvez également supprimer les éléments en les déplaçant vers une fenêtre différente et en ajoutant une version négative de ces derniers. 
2. Une fois que vous avez apporté les corrections à la facture, ajoutez un paiement fantôme afin de clôturer la facture. Cliquez sur Paiement par carte, puis sélectionnez l’onglet Terminal pour préremplir l’écran de paiement.

5. Saisissez le même montant que pour le paiement d’origine avec une valeur positive pour équilibrer les éléments positifs. 
6. Cliquez sur Bornes en libre-service. 
7. Vous pouvez à présent clôturer la facture d’origine. 

 

Créer une facture détaillée

Avant de commencer : 

1. Créez un service qui a le même nom, devise, taux de TVA et catégorie comptable que votre service Séjour.
2.  Assurez-vous de sélectionner Avec un prix modifiable dans les options du service. Vous utiliserez ce service pour reproduire les éléments de séjour sur la nouvelle facture. Consultez ce guide pour en savoir plus sur configuration de votre service Séjour et ce guide pour en savoir plus sur la création de nouveaux services.

 

Recréer la facture d’origine

3. Accédez à l’écran de facturation du client dont vous avez ajusté la facture. 

Remarque : Pour trouver un client, vous pouvez effectuer une recherche par son nom ou son adresse e-mail dans la barre de recherche Mews.

4. Accédez à son profil client, puis ouvrez l’onglet Facturation.
5. Développez la facture sur laquelle vous voulez ajouter des produits ou cliquez sur + Facture pour créer une nouvelle facture.
6. Cliquez sur + Ajouter un produit et sélectionnez le service que vous utilisez pour recréer les frais d’hébergement, c'est-à-dire celui dont le nom correspond à votre service Séjour.
7. Sous Montant, saisissez le prix de l’hébergement du client, à partir de la facture que vous avez ajustée. 

8. Cliquez sur + Ajouter un produit et ajoutez chaque élément qui était présent sur la facture d’origine.
9. Cliquez sur Paiements ˅ pour préremplir l’écran de paiement de la facture. 
10. Choisissez le même type de paiement que celui de la facture d'origine. 

11. Cliquez sur Bornes en libre-service.

 

Apporter vos corrections

Après avoir recréé la facture d’origine, vous pouvez commencer à effectuer des corrections. Pour annuler les éléments de la facture d’origine, vous devez créer les éléments de facture négatifs correspondants.

12. Ajoutez l’élément de facture négatif au profil du client pour annuler l’élément de facture incorrect.
13. Pour rembourser le client du montant de l’élément négatif, cliquez sur Paiements ˅ et sélectionnez le type de paiement pour le remboursement du client.
14. Cliquez sur Créer.
15. Une fois la facture équilibrée, vous pouvez cliquer sur Clôturer.
16. Après avoir clôturé la facture, vérifiez-la sur la page Vérifier et clôturer, puis cliquez à nouveau sur Clôturer.