Configuration et aperçu des paramètres des services réservables

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Les services réservables correspondent aux services que vos clients peuvent réserver lorsqu'ils effectuent une réservation dans votre établissement. Votre service Séjour est le service d'hébergement de base que vous proposez aux clients. Il est automatiquement créé par le système. Vous pouvez supprimer un service réservable, mais vous ne pouvez pas supprimer le service Séjour.

Dans Mews, vous pouvez configurer des services longue durée, ce qui ne vous empêche pas de proposer uniquement des services d'hébergement. Grâce aux nouveaux types d'espaces disponibles dans Mews, le système prend également en charge des services tels que des abonnements mensuels pour le parking et les espaces de coworking. Pour en savoir plus sur les services pour les séjours longue durée, consultez ce guide. Pour découvrir comment créer un service réservable, consultez ce guide.

Lorsqu'un client réserve un hébergement dans votre établissement, il achète soit votre service Séjour, soit un autre service réservable. Si vous souhaitez que les clients achètent des produits en même temps que leur réservation, vous devez créer des produits et les lier à un service réservable.

Remarque : Les clients peuvent acheter des services supplémentaires et tous les produits qui y sont liés uniquement sur site. Vous devez ensuite ajouter ces produits et services manuellement à la facture du client dans Mews Operations.

Pour en savoir plus sur la relation entre les produits et les services, consultez ce guide.
Dans ce guide, vous découvrirez :

Aperçu des paramètres des services réservables
Mettre à jour des services réservables

Aperçu des paramètres des services réservables

Paramètres généraux

Champ	Description
Ajouter une traduction	Sélectionnez la langue que vous souhaitez ajouter dans le menu déroulant. Une fois que vous avez choisi une langue, le système crée des doublons des champs ci-dessous. Il vous suffit ensuite de saisir les informations pertinentes dans la langue sélectionnée.
Nom	Nommez votre service réservable, par exemple, « Séjour ».
Nom abrégé	Saisissez un nom abrégé pour les parties du système où l'espace est limité, par exemple, dans les rapports.
Description	Décrivez brièvement votre service réservable et assurez-vous d'ajouter les informations importantes pour les clients, par exemple, les heures du service ou les détails relatifs à son achat.
Classement	Choisissez la position que vous souhaitez que votre service réservable occupe dans la liste des services proposés par votre établissement. Saisissez une valeur inférieure à celle de vos autres services réservables si vous souhaitez que ce service apparaisse par défaut sur votre tableau de bord. Remarques : Le système choisit le service réservable par défaut non pas en fonction de sa date de création, mais en fonction de la valeur définie dans ce champ et préfiltre ensuite votre calendrier et vos rapports sur la base du service par défaut. Le système enregistre la valeur définie par défaut dans ce champ pour une utilisation future dans le système. Vous pouvez à tout moment changer le service réservable affiché sur votre tableau de bord en modifiant la valeur saisie dans le champ Classement.
Clé de service	Vous pouvez utiliser ce champ pour stocker un code d'identification unique afin de mapper le service dans d'autres systèmes.
Intervalle du service d'étage	Ce champ permet de définir la période (en jours) après laquelle le statut d'un espace passe de Propre à Sale. Par exemple, si vous saisissez « 2 » dans ce champ, le système modifie automatiquement le statut de l'espace en « Sale » après deux jours. Chaque unité représente une période de 24 heures. Les changements automatiques prennent effet entre 04 h 00 et 05 h 00.
Stratégie d'attribution des réservations	Choisissez la façon dont vous souhaitez que le système attribue vos réservations entrantes : Sélectionnez Ascendante si vous souhaitez que le système attribue des espaces aux réservations dans l'ordre croissant (c.-à-d. du numéro d'étage le plus bas au plus élevé). Sélectionnez Caractéristiques préférées de l'espace si vous souhaitez que le système attribue des espaces aux réservations en fonction de leur correspondance avec les caractéristiques d'espaces préférées des clients. Remarque : Si vous configurez la stratégie d'attribution des réservations pour une catégorie d'espace, le système donne la priorité à la stratégie de la catégorie d'espace. Sélectionnez Aléatoire si vous souhaitez que les réservations soient réparties équitablement au sein de votre établissement. Remarque : Ne sélectionnez pas cette option si vous avez beaucoup de réservations d'affaires, car elle implique de placer les groupes à différents endroits de l'établissement. Sélectionnez Descendante si vous souhaitez que le système attribue des espaces aux réservations dans l'ordre décroissant (c.-à-d. du numéro d'étage le plus élevé au plus bas). Remarque : Vous ne pouvez pas désactiver l'attribution automatique des espaces.
Stratégie de calcul des disponibilités	Choisissez la façon dont les surréservations impactent vos disponibilités : Sélectionnez Diffusive si vous souhaitez que les surréservations dans des catégories d'espaces inférieures occupent des disponibilités dans des catégories d'espaces supérieures. Cette option permet d'éviter le risque de surréservation dans l'ensemble de votre établissement. Sélectionnez Discrète si vous souhaitez que les surréservations impactent uniquement les disponibilités de la catégorie d'espace surréservée. Cette option augmente le risque de surréservation dans l'ensemble de votre établissement. Remarque : Vous devez résoudre les surréservations manuellement, quelle que soit l'option que vous sélectionnez. Pour en savoir plus sur la stratégie de calcul des disponibilités dans le calendrier, consultez ce guide.
Type de check-in	Ce champ permet de déterminer la façon et l'endroit où les clients s'enregistrent dans votre établissement et récupèrent leurs clés. Il permet également de définir le message qui s'affiche à la fin check-in en ligne : Sélectionnez Classique pour informer vos clients qu'ils peuvent récupérer leurs clés à la réception dès leur arrivée. Sélectionnez Clé numérique si vous souhaitez que les clients utilisent une clé numérique pour accéder à leur chambre. Remarque : Cette option est disponible uniquement si vous avez acheté l'intégration Mews Digital Key. Sélectionnez Borne en ligne-service pour informer vos clients qu'ils peuvent effectuer leur check-in avec Mews Kiosk et créer leurs clés à l'aide d'un encodeur de clés. Sélectionnez En ligne pour informer vos clients qu'ils recevront un e-mail avec des informations supplémentaires leur indiquant comment récupérer leurs clés. Remarque : Vous devez envoyer vous-même cet email, car le système ne le fait pas automatiquement. Cliquez sur Créer.
Taxe de séjour	Choisissez votre taux de taxe de séjour.
Mode de la taxe de séjour	Choisissez la façon dont le système ajoute la taxe de séjour aux factures* :* Sélectionnez Exclu du prix pour que le système ajoute la taxe de séjour au prix des réservations. Par exemple, si une réservation coûte 10 € et que la taxe de séjour s'élève à 2 €, le client devra payer 12 €. Sélectionnez Inclus dans le prix pour que le système déduise la taxe de séjour du prix des réservations. Par exemple, si une réservation coûte 10 € et que la taxe de séjour s'élève à 2 €, le client devra payer 10 €.

Options

Champ	Description
Segment du channel manager	Choisissez un segment pour les réservations créées via des channel managers.
Segment du moteur de réservation	Choisissez un segment pour les réservations créées via Mews Booking Engine.
Segment de marché par défaut	Choisissez le segment par défaut de votre service.
Options	Sélectionnez Facturer comme un package* pour regrouper des produits avec le service réservable et afficher uniquement le prix total du package sur les factures.* Sélectionnez Avec un segment Affaires configurable* pour inclure un champ facultatif sur l'écran Nouvelle réservation.* Sélectionnez Avec les détails des éléments de facture* pour afficher chaque élément de manière individuelle sur les factures des clients.* Sélectionnez Avec un prix modifiable* pour permettre aux employés qui possèdent des autorisations de facturation de remplacer le prix standard de ce produit.* Sélectionnez Avec une taxe modifiable* pour permettre aux employés qui possèdent des autorisations de facturation de remplacer la taxe standard appliquée à ce produit.* Sélectionnez Traitement automatique des nouvelles commandes* pour traiter automatiquement les nouvelles commandes, sans nécessiter de confirmation manuelle d'un employé.* Sélectionnez Accessible aux employés* pour que le service soit disponible aux employés.* Sélectionnez Envoyer un e-mail à chaque nouvelle commande* pour envoyer un e-mail de confirmation à l'utilisateur ou aux membres du département responsable des nouvelles commandes.* Sélectionnez Envoyer une notification à chaque nouvelle commande si vous souhaitez que l'utilisateur responsable ou les membres du département responsable reçoivent une notification à chaque nouvelle commande. Sélectionnez La commande exige un segment* pour exiger qu'un segment soit attribué aux nouvelles commandes.* Sélectionnez La commande exige des notes complétées pour exiger que les clients indiquent les informations de la commande dans les notes. Par exemple, les informations relatives à leur vol en cas de commande d'une navette depuis l'aéroport. Sélectionnez Commandable uniquement avec des produits si vous souhaitez que le service soit disponible uniquement si certains de ses produits ont été sélectionnés. Par exemple, les clients ne peuvent pas commander via le room service s'ils n'ont pas sélectionné des éléments du menu. Sélectionnez Facturation proportionnelle des mois partiels pour facturer les clients au prorata, en fonction du nombre de jours de leur séjour, plutôt que pour l'intégralité du mois. Le système calcule ce montant proportionnellement, sur la base du prix moyen par jour. Remarques : Cette option est disponible uniquement pour les services mensuels. Une fois activée, cette option n'a aucun impact sur les réservations existantes, sauf si vous modifiez manuellement les détails de la réservation, par exemple, les dates de début et de fin. Dans ce cas, le nouveau prix s'applique.
Options de séjour	Sélectionnez Appliquer des frais d'annulation par défaut* pour que le système applique automatiquement des frais d'annulation aux réservations annulées.* Sélectionnez Passer les chambres vacantes de inspecté à propre pendant la nuit pour que le système change automatiquement le statut du service d'étage pour les espaces vacants de « Inspecté » à « Propre » pendant la nuit. Sélectionnez Le check-in passe l'espace en Sale* pour que le système modifie automatiquement le statut du service d'étage d'un espace en « Sale » lorsqu'un client effectue son check-in.* Sélectionnez Le check-out passe l'espace en Salepour que le système modifie automatiquement le statut du service d'étage d'un espace en « Sale » lorsqu'un client effectue son check-out. Sélectionnez Clôturer les factures acquittées au moment du check-out* pour que le système clôture automatiquement les factures avec un solde nul (0) lorsqu'un client effectue son check-out.* Sélectionnez Activer l'envoi automatique d'un e-mail après le check-out pour que le système envoie automatiquement l'e-mail « Après le check-out » aux clients une fois leur check-out effectué. Sélectionnez Activer l'envoi automatique d'un e-mail après le check-in pour que le système envoie automatiquement l'e-mail « Après le check-in » aux clients une fois leur enregistrement effectué. Sélectionnez Activer l'envoi automatique d'un e-mail de check-in en ligne pour que le système envoie automatiquement l'e-mail « Check-in en ligne » aux clients 48 heures avant le check-in. Cet e-mail permet aux clients d'accéder à Mews Guest Portal, où ils peuvent toutes les informations légalement requises, par exemple, le numéro de leur passeport ou leur adresse. Sélectionnez Activer l'annulation automatique pour les réservations optionnelles* pour que le système annule automatiquement les réservations optionnelles à la date d'échéance.* Sélectionnez Activer le check-in automatique pour que le système procède automatiquement au check-in des réservations à l'heure d'arrivée des clients. Cette option s'applique uniquement aux réservations confirmées et ne fonctionne pas si : L'espace n'est pas libre. Par exemple, les clients précédents n'ont pas effectué leur check-out, vous avez réservé cet espace pour un usage interne, l'espace a le statut Hors d'usage, etc. Vous avez activé l'option Exiger un paiement ou une préautorisation pour commencer et le paiement ou le montant préautorisé ne couvre pas le coût de toutes les unités réservées, par exemple, le coût des nuitées/jours/heures/mois réservés. Remarque : Si une réservation est effectuée le jour du séjour, après l'heure de check-in, le système procède quand même au check-in de la réservation. Sélectionnez Activer le check-out automatique* pour que le système procède automatiquement au check-out des réservations à l'heure de départ des clients.* Sélectionnez Activer le check-out automatique (pour les check-outs en ligne) pour que le système procède automatiquement au check-out des clients qui ont effectué leur check-out en ligne à la date et heure de départ sélectionnées dans le système. Sélectionnez Envoyer un e-mail de confirmation par défaut pour que le système envoie automatiquement un e-mail aux clients lorsque leur réservation est confirmée. Remarque : Cette option s'applique aux réservations que vous créez dans Mews Operations. Cliquez sur Créer. Remarque : Cette option s'applique à toutes les réservations avec le statut Demandé ou Optionnel. Sélectionnez Activer l'annulation automatique des réservations avec non-présentation pour que le système annule automatiquement les réservations avec non-présentation du jour précédent, tous les jours à 06 h 00. Sélectionnez Activer le check-out en ligne* pour proposer aux clients de terminer leur check-out en ligne sur Mews Guest Portal.* Sélectionnez Activer le QR code dans les e-mails pour joindre automatiquement des QR codes aux e-mails Check-in en ligne, Confirmation de l'organisateur et Confirmation que le système envoie aux clients. Sélectionnez Activer lgnorer le nettoyage pour choisir les options que vous souhaitez activer parmi celles disponibles, à savoir, Ignorer le nettoyage prévu aujourd'hui et Ignorer tout le nettoyage, pour renoncer au nettoyage dans l'écran de gestion des réservations. dans l'écran de gestion des réservations. Remarque : Cette option vous permet également d'afficher le statut Ignorer le nettoyage dans le rapport Statut des espaces. Sélectionnez Activer les surclassements lors du check-in en ligne* pour permettre à vos clients de sélectionner une catégorie d'espace supérieure lors du check-in en ligne.* Sélectionnez Exiger un paiement ou une préautorisation pour commencer pour que les clients préautorisent leur carte avant d'effectuer leur check-in via Mews Operations ou un système intégré. Le paiement ou le montant préautorisé doit être supérieur ou égal au coût total de toutes les unités réservées, par exemple, le coût des nuitées/jours/heures/mois réservés. Par exemple, si un client a réservé une chambre 100 € par nuitée et qu'il séjourne 4 nuits, le montant doit être de 400 € ou plus. Si vous activez cette option, le système signale les réservations pour lesquelles aucun paiement ou aucune carte n'a été préautorisée afin de vous informer qu'une préautorisation est nécessaire pour procéder au check-in. Vous pouvez ignorer cette option en cliquant sur « Check-in sans paiement ou préautorisation » lors du processus de check-in. Si vous n'activez pas cette option, vous pouvez effectuer le check-in des réservations pour lesquelles aucune carte n'a été préautorisée au niveau du profil. Remarque : Vous pouvez créer la préautorisation pour tout client compris dans la réservation, y compris l'organisateur. La préautorisation est valide pour tous les clients inclus dans une réservation. Sélectionnez Envoyer un e-mail d'annulation par défaut* pour que le système envoie un e-mail aux clients lorsque leur réservation est annulée.* Sélectionnez Activer l'envoi automatique d'un e-mail de rappel pour les réservations optionnelles pour que le système envoie cet e-mail 24 heures avant l'échéance prévue d'une réservation optionnelle non confirmée. Remarque : Cette option s'applique à toutes les réservations avec le statut Demandé ou Optionnel. Sélectionnez Envoyer un e-mail de confirmation aux réservations du moteur de réservation pour que le système envoie automatiquement un e-mail de confirmation aux clients qui créent leur réservation via Mews Booking Engine. Sélectionnez Envoyer un e-mail de confirmation aux réservations de channel manager pour que le système envoie automatiquement un e-mail de confirmation aux clients dont la réservation a été transmise via un channel manager. Remarque : Ces clients sont susceptibles de recevoir également un e-mail de confirmation du channel manager. Cliquez sur Créer.

URL de la réservation

Saisissez l'URL de votre moteur de réservation sur le site web de votre établissement.

URL des CGV

Saisissez l'URL de vos CGV sur le site web de votre établissement. Lorsqu'un client clique sur les CGV de l'établissement sur Mews Booking Engine ou Mews Guest Portal, il accède à cette page.

Remarque : Ce champ est valable uniquement pour Mews Booking Engine et Mews Guest Portal. Si vous utilisez Mews Kiosk dans votre établissement, vous devez également configurer vos CGV au format HTML.

URL de la politique de confidentialité

Saisissez l'URL de la politique de confidentialité sur le site Web de votre établissement. Lorsqu'un client clique sur Politique de confidentialité de l'établissement sur Mews Booking Engine, il accède à cette page.

Responsabilité

Champ	Description
Employé responsable	Sélectionnez le département responsable des services réservables. Le système informe les membres de ce département dès que vous recevez de nouvelles commandes.
Département responsable	Sélectionnez l'employé responsable des services réservables. Le système l'informe dès que vous recevez de nouvelles commandes.
Informer l'employé responsable concernant	Choisissez si vous souhaitez que le système informe l'employé ou le département responsable pour chaque commande effectuée via le moteur de réservation, Mews Operations ou votre channel manager.

Comptabilité

Champ	Description
Catégorie comptable	Sélectionnez une catégorie comptable par défaut pour votre service réservable.
Catégorie comptable Ajustements	Sélectionnez une catégorie comptable par défaut pour les ajustements.
Catégorie comptable Éléments annulés	Sélectionnez une catégorie comptable par défaut pour les éléments annulés.
Catégorie comptable Frais d'annulation	Sélectionnez une catégorie comptable pour les frais d'annulation.
Catégorie comptable Frais d'annulation de non-présentation	Sélectionnez une catégorie comptable pour les frais d'annulation appliqués aux réservations pour lesquelles le check-in n'a pas été effectué en raison de la non-présentation du client.
Catégorie comptable Acomptes positifs	Sélectionnez une catégorie comptable pour les acomptes positifs. Remarque* : Cette catégorie s'applique aux pays où la TVA est exigible au moment de la consommation.*
Catégorie comptable Acomptes négatifs	Sélectionnez une catégorie comptable pour les acomptes négatifs. Remarque* : Cette catégorie s'applique aux pays où la TVA est exigible au moment de la consommation.*

Réception

Champ	Description
Période réservable	Ce champ détermine si le service réservable est basé sur les nuits ou sur un usage en journée. Pour en savoir plus sur les services réservables en journée, consultez ce guide. Remarque : Une fois le service créé, vous ne pouvez plus modifier ce champ.
Heure d'arrivée	Saisissez l'heure d'arrivée officielle de votre établissement, c.-à-d. l'heure d'arrivée par défaut pour toutes les nouvelles réservations.
Heure de départ	Saisissez l'heure de départ officielle de votre établissement, c.-à-d. l'heure de départ par défaut pour toutes les nouvelles réservations.
Heure de début d'occupation	La première heure où un espace est considéré comme occupé du point de vue de vos disponibilités et de vos rapports.
Heure de fin d'occupation	La dernière heure où un espace est considéré comme occupé du point de vue de vos disponibilités et de vos rapports.
Timing de l'e-mail de check-out en ligne	Indiquez le délai (heures et minutes) avant lequel vous souhaitez que le système envoie l'e-mail de check-out en ligne avant l'heure de départ de votre établissement, par exemple, 23 heures et 30 minutes.

Mettre à jour des services réservables

Avant de mettre un service réservable en vente, vous devez mettre à jour votre service réservable en configurant vos espaces, vos tarifs et vos restrictions. Pour ce faire :

Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal > Paramètres > Services.
Sélectionnez l'un de vos services réservables, par exemple, Séjour.
Mettez à jour les paramètres de votre service réservable, selon vos besoins.
Cliquez sur Sauvegarder.

Pour découvrir comment créer des services réservables, consultez ce guide.

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