Le calendrier est une représentation graphique de toutes les réservations effectuées dans votre établissement au cours d'une période donnée. Elles sont d'abord organisées par type d'espace et ensuite par numéro de chambre dans ce type d'espace. Sur le calendrier, vous pouvez zoomer et dézoomer afin d'afficher plus ou moins de données. Cela est utile pour non seulement afficher simultanément un grand nombre de réservations, mais également pour optimiser l'utilisation sur les appareils mobiles. Le calendrier est une représentation visuelle de toutes les activités liées aux réservations qui ont lieu dans votre établissement. Il s'agit donc d'un outil qui améliore la qualité du service que vous offrez à vos clients et qui contribue à assurer un déroulement optimal des processus de check-in/out.  

Pour accéder au calendrier dans Mews Operations :

• Cliquez sur l'icône Calendrier dans la barre de menus, ou
• Cliquez sur menu principal  > Réservations > Calendrier.

Au sommaire de ce guide :

• Fonctionnalités du calendrier
  • Couleurs du statut des réservations
  • Couleurs du statut du service d'étage
  • Filtres
    • Réservation pour un usage interne
      • Créer une réservation pour un usage interne
• Données du calendrier
  • Espaces
  • Réservations
  • Événements du calendrier
• Gestion du calendrier
  • Déplacement
    • Surréservations
  • Verrouiller ou déverrouiller
  • Créer une réservation
• Paramètres de séjour et calendrier
  • Afficher ou modifier vos paramètres
    • Stratégie d'attribution des réservations
    • Stratégie de calcul de la disponibilité
• Aperçu de l'occupation à l'aide du calendrier

Vous trouverez ci-dessous une description détaillée de l'ensemble des fonctionnalités, filtres et données disponibles sur le calendrier et des conseils pour les utiliser de manière optimale. 

Fonctionnalités du calendrier 

Les couleurs relatives au statut des réservations et au statut du service d'étage sont plus vives afin de vous aider à faire la différence entre les différents statuts.  

Couleurs du statut des réservations

• Orange : cette couleur indique les réservations qui nécessitent une action urgente, par exemple, des non-présentations ou les options qui ont expiré, par exemple, un check-in/out manqué.
• Bleu : cette couleur indique les réservations qui nécessitent une action ce jour. Il s'agit de réservations dont le check-in/out doit être effectué d'ici à la fin de la journée. Si un client effectue son check-in en ligne le jour de son arrivée, le statut de la réservation est également bleu.
• Gris foncé : cette couleur indique les réservations pour un usage interne et qui ne nécessitent pas d'action ce jour. Leur check-in a déjà été effectué et leur date de check-out est prévue plus tard.
• Jaune : cette couleur indique les réservations avec des espaces Hors d'usage. Un espace avec ce statut n'est plus disponible à la vente.
• Gris clair : cette couleur indique les réservations qui sont soit dans le passé, soit dans le futur et qui ne se chevauchent pas ce jour. Elles ne nécessitent donc pas d'action ce jour. Les réservations pour un usage interne sont indiquées en violet.
• Vert: cette couleur indique les réservations pour lesquelles le check-in en ligne a été effectué au moins un jour avant leur date d'arrivée.
• Ligne pointillée : indique les réservations optionnelles, c.-à-d. celles qui n'ont pas été confirmées ou qui ont atteint leur date d'échéance.

Couleurs du statut du service d'étage

• Jaune : cette couleur indique un espace avec le statut Hors d'usage/une action à long terme.
• Rouge : cette couleur indique un espace avec le statut Hors service/une action urgente. Vous ne pouvez pas procéder au check-in du client pour cet espace.
• Orange : cette couleur indique un espace avec le statut Sale/nécessite votre attention, mais pas d'action urgente.
• Vert : cette couleur indique un espace avec le statut Inspecté/une action terminée.
• Bleu : cette couleur indique un espace avec le statut Propre/une action à terminer.

Filtres

En haut du calendrier, de nombreux filtres sont disponibles :

• Flèches : cliquez sur les doubles flèches pour déplacer le calendrier d'un mois vers l'avant  ou vers l'arrière . Les flèches simples déplacent le calendrier d'une semaine vers l'avant  ou vers l'arrière .
• Aujourd'hui : vous pouvez à tout moment cliquer sur  (Aujourd'hui) pour revenir à la date du jour. La colonne correspondante sur le calendrier est toujours affichée en bleu par le système.
• Optimiser la répartition des espaces : cette fonctionnalité est disponible uniquement si vous avez opté pour le plan Enterprise. Elle fonctionne uniquement avec les vues Heures et Jours. Vous pouvez cliquer sur  (Optimiser la répartition des espaces) pour consolider vos réservations et obtenir une vue d'ensemble claire de vos disponibilités. Pour en savoir plus, consultez ce guide.  
• Rechercher un espace : saisissez un ou plusieurs termes dans la zone de texte pour effectuer une recherche en fonction :
  • du nom de vos catégories d'espaces, ou
  • du numéro d'espace, pour afficher les espaces dont les critères correspondent aux termes que vous avez saisis.

• Sélectionner une date : utilisez le champ (Sélectionner une date) pour sélectionner et accéder à une date spécifique.

• Sélectionner l'unité de temps : cliquez sur le menu déroulant (Jours) pour sélectionner l'unité de temps à afficher. Trois options sont disponibles :

  • Heures : pour afficher les réservations au format horaire.
  • Jours : pour afficher les réservations de la journée.
  • Mois : pour obtenir un aperçu mensuel de vos réservations. Remarque : Cette vue vous permet de visualiser toutes les réservations à la journée, à la nuitée ou au mois.

• Sélectionner l'affichage du calendrier : cliquez sur le menu déroulant (Par défaut) pour zoomer ou dézoomer le calendrier. Sélectionnez parmi les options Par défaut, Aéré ou Compact pour choisir le nombre de réservations que vous souhaitez voir de manière simultanée.
   

• Sélectionner le service : sélectionnez un service parmi les services réservables que vous avez créés pour votre établissement. Par exemple, Séjour, Usage en journée, Parking, Bureau, etc. Remarque : Seuls les services réservables que vous avez déjà créés et activés dans votre établissement s'afficheront. Pour découvrir comment créer d'autres services réservables, consultez ce guide.
• Étage : sélectionnez le ou les étages que vous souhaitez afficher.
• Caractéristiques de l'espace : sélectionnez les caractéristiques de votre espace. Par exemple, Balcon, Vue sur la mer, Côté jardin, etc.
• Catégorie d'espace : choisissez parmi les types d'espaces que vous avez créés dans votre établissement.

 

Réservation pour un usage interne

Pour bloquer les espaces destinés à un usage interne vous pouvez utiliser l'icône Usage interne. Vous pouvez utiliser les réservations « Usage interne » pour bloquer les espaces destinés à un usage interne, par exemple, pour créer des réservations pour les employés ou les responsables de votre établissement.

Remarque : Ces réservations bloquent la mise en vente des espaces, mais elles n'impactent pas votre tarif moyen et vos données d'occupation, car vous utilisez l'espace à des fins internes. Par conséquent, nous vous recommandons d'utiliser ces réservations avec parcimonie pour ne pas interférer avec vos revenus. 

Pour créer une réservation pour un usage interne :

1. Accédez au calendrier et cliquez sur l'icône Usage interne. 
2. Une fenêtre s'ouvre. Remplissez les champs suivants :
   • Nom du bloc : saisissez une description courte qui sera affichée dans le bloc de réservation.
   • Espace attribué : sélectionnez l'espace que vous souhaitez réserver dans le menu déroulant.
   • Début : la date et l'heure de début de la réservation pour un usage interne.
   • Fin : la date et l'heure de fin de la réservation pour un usage interne.
   • Notes : toutes les notes ou informations supplémentaires que vous souhaitez ajouter.
3. Cliquez sur Créer. Vous accédez au calendrier, sur lequel le bloc de réservation correspondant apparaît.

 

Pour supprimer une réservation pour un usage interne, ouvrez la réservation souhaitée et cliquez sur le bouton  Supprimer dans le coin supérieur droit. Pour en savoir plus, consultez ce guide. 

Données du calendrier

Espaces

La colonne la plus à gauche du calendrier répertorie vos catégories d'espaces.

• En zoomant et dézoomant, vous pouvez voir que les « noms abrégés » sont souvent utilisés à cet endroit en raison de l'espace limité.
• Dans chacune de ces catégories d'espaces, vous pouvez voir le nom des espaces ou les numéros correspondants, chacun étant indiqué sur une ligne distincte. Le système affiche également le numéro des espaces dans la couleur du statut d'espace correspondant afin que vous puissiez les identifier facilement.
• Si des espaces contiennent d'autres espaces, par exemple, un dortoir avec plusieurs lits ou un espace de coworking avec plusieurs bureaux, le calendrier les représentera également. Le système attribue une ligne distincte à chaque espace imbriqué sur le calendrier.
• Vous pouvez cliquer sur tous les numéros d'espaces pour accéder directement à l'écran des détails de l'espace correspondant.
  • L'écran des détails de chaque espace contient toutes les informations concernant le statut de cet espace.
    • Sur cet écran, vous pouvez rapidement modifier le statut de l'espace en Sale, Propre, Inspecté, Hors-service ou Hors d'usage.
    • Vous pouvez également trouver un récapitulatif de tous les blocs Hors d'usage. Pour afficher les modifications récentes apportées au statut d'un espace, sélectionnez le bouton « Tout » pour accéder au Journal d'actions.

 

Réservations

Les réservations apparaissent comme des blocs sur le calendrier et occupent un intervalle qui correspond à la durée de la réservation.

• Les blocs d'espaces du calendrier représentent avec précision les heures d'arrivée et de départ de chaque réservation. Mews les affiche toujours dans leur couleur d'action appropriée.
  • Le calendrier affiche chaque réservation avec le nom du propriétaire de la réservation au format suivant : Nom, prénom.
  • Si vous attribuez une classification au client, les icônes correspondantes apparaîtront à côté du nom du client.
• Lorsque vous cliquez sur une réservation, une « fenêtre Smart detail » avec les détails de la réservation s'ouvre.
  • Sur cet écran, vous pouvez cliquer sur les boutons Gérer ou Grouper pour ouvrir l'écran de gestion des réservations, ou
  • Utiliser le bouton d'action approprié pour effectuer le check-in/out de la réservation.
  • Consulter un résumé généré par l'IA qui synthétise les préférences des clients, leurs séjours précédents et à venir ainsi que leurs demandes spéciales. Remarque : Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les clients qui ont opté pour le plan Pro ou Enterprise. 
  • Dans la fenêtre Smart detail, vous pouvez cliquer sur l'icône  Profil pour accéder directement au profil client correspondant, où vous pourrez gérer ses informations personnelles, si nécessaire.

Remarques :

• L'icône  peut apparaître avant le nom du client. Elle indique que la réservation est attribuée à une cliente qui a réservé un lit simple dans un dortoir ou un espace avec plusieurs lits. Cette fonctionnalité est très utile pour les auberges de jeunesse qui proposent des dortoirs réservés aux femmes.
• L'icône  peut également apparaître avant le nom du client. Elle indique qu'il s'agit d'une réservation verrouillée et que vous ne pouvez pas la déplacer ou la surclasser. Pour obtenir des informations détaillées sur la gestion des réservations sur le calendrier, consultez ce guide. 
• Si une réservation apparaît avec l'icône  , cela signifie qu'il s'agit soit d'une réservation de groupe, soit que la réservation a été effectuée par des amis ou des proches d'un employé de l'hôtel. 
• Si une réservation apparaît avec l'icône , cela signifie que le propriétaire de la réservation est un client récurrent. Le chiffre affiché dans l'icône indique le nombre de fois où le client a séjourné dans votre établissement ou dans l'un des établissements de votre chaîne.
• Si une réservation apparaît avec l'icône , cela signifie que la réservation a été surclassée. 

Gestion du calendrier

Déplacement

Cliquez puis glissez et déposez tout bloc de réservation non verrouillé pour le déplacer sur le calendrier. Vous pouvez utiliser cette méthode pour surclasser des réservations.

• Une fois que vous avez glissé-déposé une réservation dans une catégorie supérieure, une flèche vers le haut apparaît au niveau du bloc de réservation avant le nom du client, indiquant que la réservation a été surclassée. 
  • Si vous ne verrouillez pas la réservation après l'avoir surclassé, il est possible que le système essaye de la redéplacer vers la catégorie d'espace d'origine à des fins d'optimisation des revenus.
    • Pour éviter que cela ne se produise, nous vous recommandons de modifier la catégorie d'espace sur l'écran de gestion des réservations, dans l'onglet Détails.
• Sur le calendrier, vous ne pouvez pas déclasser une réservation, c.-à-d. la déplacer dans une catégorie inférieure, en effectuant un glisser-déposer, et ce afin d'éviter tout déclassement accidentel.
  • Si vous souhaitez déclasser une catégorie d'espace, vous devez le faire manuellement sur l'écran de gestion des réservations, dans l'onglet Détails.
• Si vous déplacez un bloc de réservation non verrouillé et que vous le glissez-déposez ensuite sur un autre bloc, le système essayera automatiquement de réattribuer la réservation qui était auparavant sur ce créneau.
  • S'il n'y a pas d'autre espace approprié, le système place cette réservation sur un créneau de surréservation.
    • Une fois qu'une réservation a été placée dans un créneau de surréservation par le système, vous devez la déplacer manuellement vers un espace approprié. Référez-vous à la section suivante pour en savoir plus.

Surréservations

Lorsque vous créez des réservations, le système leur attribue automatiquement un espace sur le calendrier.

• Si un établissement surréserve une catégorie, c.-à-d. qu'il crée plus de réservations que le nombre d'espaces disponibles, le système crée automatiquement des créneaux de surréservation pour y placer les réservations jusqu'à ce que l'établissement résolve le problème.
• Le système affiche ces créneaux en rouge, pour indiquer qu'une action urgente est requise, et utilise les « surréservations » en tant qu'espaces réservés temporaires pour les réservations qui n'ont pas encore été déplacées dans un espace disponible.

Vous pouvez résoudre ces problèmes de surréservation en déplaçant le bloc de surréservation du créneau surréservé vers un espace vacant, qui sera ensuite automatiquement retiré du créneau surréservé du calendrier.
 

Verrouiller ou déverrouiller

Lorsque vous sélectionnez une réservation sur le calendrier, toutes les informations relatives à cette réservation apparaissent dans la fenêtre Smart detail située sur la droite de l'écran. Dans cette fenêtre, vous trouverez une icône Cadenas, que vous pouvez utiliser pour verrouiller la réservation, pour éviter qu'elle ne soit modifiée, ou la déverrouiller .

• Verrouiller la réservation signifie qu'elle ne peut plus être déplacée.
• La fonctionnalité de verrouillage des chambres permet essentiellement d'empêcher les employés de déplacer des réservations par accident.
  • Vous pouvez verrouiller une réservation pour plusieurs raisons, par exemple, pour un client qui revient pour un nouveau séjour et qui souhaite séjourner dans la même chambre que lors de son premier séjour.
• Le système déverrouille automatiquement les réservations uniquement lorsque vous modifiez les dates de départ ou d'arrivée. Par conséquent, il est important de verrouiller de nouveau la réservation après avoir modifié les détails correspondants afin d'éviter qu'un autre employé ne la déplace.

Créer une réservation

Créer des réservations directement sur le calendrier vous permet de réserver des services pour vos clients tout en visualisant vos disponibilités. Vous pouvez créer des réservations dans la vue du calendrier en fonction de l'unité de temps du service : 

• Services à la journée/nuitée : utilisez la vue Jours. 
• Services horaires : utilisez la vue Heures. 

Pour découvrir comment créer des réservations directement sur le calendrier, consultez ce guide. 

Paramètres de séjour et calendrier

Vous pouvez configurer certains paramètres de séjour pour gérer votre inventaire et afficher vos réservations sur le calendrier avec une plus grande précision. 

Afficher ou modifier vos paramètres

1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal  > Paramètres > Services et sélectionnez l'un de vos services réservables.
2. Dans la section Paramètres généraux, vous trouverez les options suivantes que vous pouvez paramétrer pour personnaliser le calendrier. 

Stratégie d'attribution des réservations

Choisissez la façon dont le système attribue des espaces aux nouvelles réservations : 

• Ascendante : le système attribue en priorité les espaces avec le numéro le plus faible aux nouvelles réservations.
• Descendante : le système attribue en priorité les espaces avec le numéro le plus élevé aux nouvelles réservations.
• Aléatoire : le système attribue les chambres de manière aléatoire pour s'assurer que tous les espaces sont équitablement réservés. Remarque : Si vous recevez beaucoup de voyageurs d'affaires, nous vous recommandons de ne pas utiliser cette option pour éviter de séparer les groupes dans l'hôtel.

Stratégie de calcul des disponibilités

Choisissez la façon dont les surréservations impactent vos disponibilités : 

• Diffusive : le système transfère les surréservations vers votre catégorie d'espace disponible la plus basse, et ces chiffres seront automatiquement reflétés dans le calcul des disponibilités pour l'ensemble du système.
• Discrète : empêche les surréservations d'affecter les disponibilités de tout type d'espace qui n'était pas sélectionné à l'origine.

Aperçu de l'occupation à l'aide du calendrier

Cliquez sur  et sélectionnez le service réservable dont vous souhaitez consulter l'occupation, par exemple, sélectionnez Séjour dans le filtre Sélectionner le service et choisissez « Mois » dans le filtre Sélectionner l'affichage.  

Vous pouvez maintenant voir un aperçu général de vos réservations, à la journée, à la nuitée ou au mois. Vous pouvez également voir les réservations d'une durée maximum de dix mois.

• Pour les réservations longue durée, vous pouvez accéder à un aperçu des écarts d'occupation de votre établissement pour des mois spécifiques.
• Cela vous aidera à planifier vos promotions ou vos offres spéciales pour créer des opportunités commerciales lors des périodes de faible occupation.