Comprendre les profils de société

Dans Mews Operations, les profils de société jouent un rôle crucial en matière de gestion des données. Le personnel et les gérants peuvent les utiliser pour optimiser le traitement des réservations, le processus de facturation et les documents de conformité. Vous pouvez accéder aux profils de société en cliquant sur menu principal > Profils > Sociétés ou via la barre de recherche de Mews. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des profils, si nécessaire. 

Au sommaire de ce guide :

Tableau de bord

Vous pouvez utiliser l'onglet Tableau de bord pour suivre toutes les commandes et factures clôturées de la société et créer des commandes.

Pour créer une commande :

  1. Cliquez sur le bouton + Créer et sélectionnez le service pour lequel vous souhaitez créer une commande.
  2. Remplissez tous les champs pertinents, y compris les champs Devise et Montant.
  3. Cliquez sur Créer.
  4. Votre commande apparaît instantanément dans l'onglet Tableau de bord.

Informations de la société


L'onglet Détails et paiement vous permet d'ajouter des détails supplémentaires au profil de société, notamment ses informations de contact et fiscales et des adresses. N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder une fois que vous avez terminé.

 

Fusionner

Avoir plusieurs profils pour la même société dans votre système est susceptible de générer des erreurs dans vos rapports. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Fusionner » pour nettoyer votre base de données et obtenir une vue d'ensemble claire de tous vos comptes de société.

Pour fusionner des doublons de profils de société :

  1. Ouvrez un profil de société. Saisissez le nom du doublon dans la section Fusionner. Sélectionnez-le et cliquez sur Fusionner. 
  2. Comparez les deux profils et sélectionnez celui que vous souhaitez garder. Cliquez sur Conserver ce profil. Remarque : Cette action est irréversible.Nous vous recommandons donc de prendre les précautions nécessaires.
 
  1. Cliquez sur Fusionner pour confirmer. Une fois ces étapes effectuées, votre commande apparaît instantanément dans l'onglet Tableau de bord.

Remarques :

  • Le profil que vous sélectionnez en cliquant sur Converser ce profil remplace les champs correspondants du doublon. Si certains champs sont vides dans l'un des profils, mais remplis dans l'autre, le système les copie dans le profil fusionné. 
  • Vous ne pouvez pas fusionner une société à laquelle une société mère est attribuée. Si vous souhaitez fusionner un tel profil de société, commencez par ouvrir le profil de société concerné et supprimez la société mère qui lui est attribuée dans le champ Société mère.

 

Infos supplémentaires

 

L'onglet Infos supplémentaires vous permet d'ajouter les coordonnées de la société, des classifications, des informations sur les OTA, le numéro IATA, des limites de crédit et de définir des options de paiement.

 

Contacts associés

L'onglet Contacts associés vous permet d'ajouter plusieurs contacts au profil de société.

Un profil peut avoir plusieurs personnes de contact pour répondre à des besoins différents. Vous pouvez, par exemple, avoir besoin des informations de contact de représentants commerciaux, de coordinateurs de projets ou du PDG. Il convient donc de créer un profil client pour chacun de ces contacts et de les lier au profil de société correspondant.

Pour créer un contact associé :

  1. Ouvrez un profil de société.
  2. Allez dans l'onglet Contacts associés et cliquez sur le bouton + dans la section Contacts.
  3. Trouvez le profil client souhaité et cliquez sur Ajouter.

Remarque : Pour pouvoir ajouter un contact associé, vous devez d'abord avoir créé un profil client.

 

Contrat

Pour importer un contrat dans le profil de société :

  1. Ouvrez un profil de société.
  2. Allez dans l'onglet Contrat.
  3. Cliquez sur le bouton + dans le coin supérieur droit de la section Contrats.
  4. Remplissez les champs Tarifs négociés, Date de début du contrat et Date de fin du contrat. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer en cliquant sur Choisir un fichier.
  5. Cliquez sur Créer.


Remarque : Les champs Tarifs négociés, Date de début du contrat et Date de fin du contrat sont facultatifs.
 

 
 

Paiements

L'onglet Paiements vous permet de créer, voir et gérer les paiements, demandes de paiement et méthodes de paiement d'un profil de société. 

Vous pouvez traiter des paiements pour des profils de société à l'aide de toutes les méthodes de paiement prises en charge par votre établissement, par exemple, les cartes, les prévèlements SEPA, Apple Pay, Google Pay ou encore iDEAL. 

Cet onglet comporte trois volets : Vue d'ensemble, Demandes et Méthodes.

 

Vue d'ensemble

Dans ce volet, vous pouvez traiter des paiements et des préautorisations, consulter et gérer des transactions et réaliser plusieurs actions, par exemple, effectuer un remboursement ou encore lier un paiement à une réservation. Ce volet est composé de trois tableaux : Paiements, Préautorisations et Tentatives de paiement.

 

 

Paiements

Ce tableau contient une liste des paiements en suspens et qui ont été effectués.

  • Vous pouvez cliquer sur le bouton d'un paiement, sous la colonne Actions, pour :
    • Lier le paiement à une facture débiteur.
    •  Effectuer un remboursement partiel ou total.
  • Pour traiter un paiement à partir du tableau Paiements :
    1. Cliquez sur Encaisser un paiement pour traiter un paiement via Mews Payments ou cliquez sur  pour ajouter un paiement externe.
    2. Saisissez les détails de paiement et cliquez sur Soumettre.

Préautorisations

Ce tableau contient une liste des préautorisations en suspens et qui ont été effectuées.

  • Vous pouvez cliquer sur le bouton d'une préautorisation, sous la colonne, Actions pour :
    •  Débiter la méthode de paiement.
    • Mettre à jour les détails de la préautorisation.
    •  Annuler la préautorisation.
  • Pour traiter une préautorisation :
    1. Cliquez sur Préautoriser pour traiter une préautorisation via Mews Payments ou sur pour ajouter une préautorisation externe.
    2. Saisissez les détails de paiement et cliquez sur Soumettre.

Tentatives de paiement

Ce tableau contient une liste des tentatives de paiement qui n'ont pas abouti.

  • Vous pouvez cliquer sur le bouton d'une tentative de paiement, sous la colonne Actions, pour :
    • Renvoyer la demande de paiement par e-mail.
    • Annuler la demande de paiement.

Demandes

Dans le volet Demandes, vous pouvez consulter, gérer et créer des demandes de paiement. Le tableau Demandes de paiement contient une liste de toutes les demandes de paiement en attente.

  • Vous pouvez cliquer sur le bouton d'une demande de paiement, sous la colonne Actions, pour :
    •  Annuler la demande de paiement.
  • Pour créer une demande de paiement :
    1. Cliquez sur le bouton + Demande de paiement dans le coin supérieur droit du tableau Demandes de paiement.
    2. Saisissez les détails de la demande de paiement et cliquez sur Soumettre.

Méthodes

Dans le volet Méthodes, vous pouvez consulter, gérer et ajouter des méthodes de paiement. Le tableau Méthodes de paiement contient une liste de toutes les méthodes de paiement de ce profil de société.

  • Vous pouvez cliquer sur le bouton d'une méthode de paiement, sous la colonne Actions pour :
    •  Traiter un paiement.
    •  Traiter une préautorisation.
    •  Ajouter un paiement externe.
    • Ajouter une préautorisation externe.
    • Désactiver la méthode de paiement.
    •  Retirer la méthode de paiement du profil de société.
  • Pour ajouter une nouvelle méthode de paiement :
    • Cliquez sur le bouton + Créer une méthode dans le coin supérieur droit du tableau Méthodes de paiement.
    • Saisissez les détails de la méthode de paiement et cliquez sur Soumettre.

Facturation

Dans l'onglet Facturation, vous pouvez créer des factures pour une société et gérer ses factures ouvertes.



Créer ou modifier une facture

Pour créer une facture de société, cliquez sur le bouton + Ajouter une facture.

Pour ajouter des produits à une facture :

  1. Cliquez sur la facture souhaitée.
  2. Cliquez sur + Ajouter un produit et sélectionnez le type de produits que vous souhaitez ajouter.
  3. Sélectionnez la devise, le montant et les produits à inclure.
  4. Cliquez sur Créer.

Pour découvrir comment modifier des factures ouvertes, consultez ce guide.

Prévisualiser une facture

Cliquez sur Aperçu pour générer un aperçu de la facture.

Traiter le paiement d'une facture

Pour traiter le paiement d'une facture :

  • Cliquez sur Encaisser un paiement pour le traiter via Mews Payments.

Remarques :

    • L'option Paiement en ligne prend uniquement en charge les cartes et les prélèvements SEPA.
    • L'option Demande de paiement prend en charge toutes les méthodes de paiement disponibles, y compris les cartes, les prélèvements SEPA, Apple Pay, Google Pay et iDEAL.
    • Dans le volet Demandes de l'onglet Paiements, vous pouvez également envoyer une demande de paiement avec un lien de paiement.

  • Cliquez sur puis sur Ajouter un paiement externe pour traiter un paiement en dehors de Mews.

Émettre une facture débiteur

Pour émettre une facture débiteur :

  • Cliquez sur Émettre une facture débiteur pour envoyer une facture débiteur standard. Remarque : Vous pouvez ajouter un lien de paiement sur les factures débiteur que les sociétés peuvent utiliser pour procéder au paiement à l'aide de l'une des méthodes prises en charges. Pour en savoir plus, consultez ce guide.
  • Cliquez sur puis surÉmettre une facture proforma pour envoyer une facture proforma.

Vérifiez le titulaire de la facture ainsi que le profil qui y est associé. Pour en savoir plus, consultez ce guide.

 

Journal d'actions

L'onglet Journal d'actions vous permet de voir toutes les modifications qui ont été apportées au profil de société ainsi que les utilisateurs qui en sont à l'origine.

Pour y accéder, ouvrez le profil de société souhaité et allez dans l'onglet Journal d'actions.
 


Pour découvrir comment créer, modifier ou supprimer un profil de société, consultez ce guide.

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