Inzicht in Bedrijfsprofielen

Bedrijfsprofielen in Mews Operations spelen een belangrijke rol bij het efficiënt beheren van organisatiegegevens. Door deze profielen te begrijpen en te gebruiken kunnen hotelpersoneel en accommodatiebeheerders de afhandeling van reserveringen, facturering en documentatie over naleving stroomlijnen. Je kunt toegang krijgen tot bedrijfsprofielen via het hoofdmenu > Profielen > Bedrijven of via de zoekbalk. Je kunt naar behoefte profielen aanmaken, wijzigen of verwijderen. 

In dit artikel kun je meer te weten komen over de volgende onderdelen van het bedrijfsprofiel:

• Dashboard
• Bedrijfsgegevens
  • Samenvoegen
• Extra info
• Verwante contacten
• Contract
• Betalingen
  • Betalingsoverzicht
  • Betaalverzoeken
  • Betaalmethodes
• Rekeningen
  • Een rekening maken of wijzigen
  • Een voorbeeld van een rekening bekijken
  • Betaling van een rekening verwerken
  • Factuur uitgeven
• Actielogboek

Dashboard

Je kunt het Dashboard gebruiken om alle gesloten rekeningen en bestellingen van het bedrijf bij te houden. Je kunt ook rechtstreeks vanuit dit gedeelte nieuwe bestellingen toevoegen.

Een nieuwe bestelling maken:

1. Klik op + en selecteer de dienst waarvoor je een bestelling wilt maken.
2. Vul alle benodigde gegevens in, inclusief de valuta en het bedrag.
3. Klik op Creëren..
4. Je nieuwe bestelling verschijnt meteen op het dashboard.

Bedrijfsgegevens

In het gedeelte Details kun je meer details toevoegen aan het bedrijfsprofiel, zoals contactgegevens, fiscale informatie en adressen. Zorg ervoor dat je op Opslaan klikt als je klaar bent met het invullen van de velden.

 

Samenvoegen

Het hebben van meerdere profielen voor één bedrijf kan fouten veroorzaken in de rapportage. Je kunt de samenvoegoptie gebruiken om je gegevens op te schonen en te zorgen voor een duidelijk overzicht van al je bedrijfsaccounts.

Om dubbele bedrijfsprofielen samen te voegen tot één bedrijfsprofiel:

1. Open een bedrijfsprofiel. Voer de naam van het dubbele profiel in bij Samenvoegen. Kies het gedupliceerde profiel en klik op Samenvoegen.
2. Vergelijk de dubbele profielen en kies het profiel dat je wilt behouden. Klik op Dit profiel behouden. Let op: Het is niet mogelijk om de samenvoeging ongedaan te maken, dus deze actie moet met de juiste voorzorgsmaatregelen worden uitgevoerd.

3. Klik op Samenvoegen om de actie te bevestigen. Je nieuwe bestelling verschijnt meteen op het dashboard.

Opmerking:

• Het profiel dat je kiest door op Dit profiel behouden te klikken overschrijft de velden van het gedupliceerde profiel. Als sommige velden leeg zijn in het ene profiel, maar ingevuld in het andere, dan kopieert Mews deze velden naar het samengevoegde profiel. 
• Een bedrijf waaraan een moederbedrijf is toegewezen, kan niet worden samengevoegd. Als je wilt doorgaan met samenvoegen, open dan het profiel en verwijder het moederbedrijf uit het veld Moederbedrijf.

 

Extra info

 

In het gedeelte Aanvullende gegevens kun je de contactgegevens, classificatie en OTA-informatie van het bedrijf toevoegen. Stel het IATA-nummer in en voeg betaal- en kredietlimietopties toe.

 

Verwante contacten

In het gedeelte Verwante contacten kun je meerdere contacten toevoegen aan het bedrijfsprofiel.

Eén bedrijfsaccount kan meerdere contactpersonen hebben voor verschillende doeleinden. Misschien heb je de contactgegevens nodig van vertegenwoordigers, projectcoördinatoren of de CEO. Sla deze contactpersonen op als Gastprofielen en koppel ze aan het Bedrijfsprofiel.

Een Verwant contact maken:

1. Open een bedrijfsprofiel.
2. Ga naar het tabblad Verwante contacten en klik op de knop + .
3. Zoek het gastprofiel en klik op Toevoegen.

Let op: Zorg ervoor dat je een gastprofiel aanmaakt voordat je een Verwant contact toevoegt.

 

Contract

Een contract uploaden naar een bedrijfsprofiel:

1. Open een bedrijfsprofiel.
2. Ga naar het tabblad Contract.
3. Klik op de +-knop.
4. Voeg Onderhandelde tarieven, Contract startdatum en Contract einddatum toe. Kies het bestand dat je wilt uploaden.
5. Klik op Creëren om de wijzigingen op te slaan.

Let op: Onderhandelde tarieven, Contract startdatum en Contract einddatum zijn optionele velden.
 

Betalingen

In het scherm Betalingen kun je betalingen, betaalverzoeken en betaalmethodes voor een bedrijfsprofiel aanmaken, bekijken en beheren. 

Je kunt betalingen verwerken voor bedrijfsprofielen met alle ondersteunde betaalmethoden, waaronder kaarten, SEPA incasso, Apple Pay, Google Pay en iDEAL. 

Er zijn drie tabbladen in dit gedeelte: Overzicht, Aanvragen en Methodes.

 

Overzicht

Op het tabblad Overzicht kun je betalingen en pre-autorisaties verwerken, betalingstransacties bekijken en beheren en verschillende acties uitvoeren, zoals terugbetalingen uitvoeren of een betaling aan een reservering koppelen. Het tabblad Overzicht bevat drie tabellen: Betalingen, Pre-autorisaties en Betaalverzoeken.

 

 

Betalingen

De tabel Betalingen bevat een lijst van uitstaande en voltooide betalingen.

• In het -menu in de kolom Acties van een betaling kun je klikken:
  • om de betaling aan de factuur te koppelen.
  • om een volledige of gedeeltelijke terugbetaling te verwerken.
• Om een betaling uit de tabel Betalingen te verwerken:
  1. Klik op Betalingen verwerken om een betaling uit te voeren via Mews Payments, of klik op om een externe betaling toe te voegen.
  2. Voer de betalingsgegevens in en klik op Indienen.

Pre-autorisaties

De tabel Pre-autorisaties bevat een lijst van lopende en voltooide pre-autorisaties.

• In het -menu in the Actieskolom van een autorisatie kun je klikken:
  • om de betaalmethode te belasten.
  • om de pre-autorisatiegegevens bij te werken.
  • om de pre-autorisatie te annuleren.
• Een pre-autorisatie verwerken:
  1. Klik op Pre-autoriseren om een pre-autorisatie uit te voeren via Mews Payments, of klik op om een externe pre-autorisatie toe te voegen.
  2. Voer de betalingsgegevens in en klik op Indienen.

Betaalverzoek

De tabel Betalingspogingenbevat een lijst met mislukte betaalpogingen.

• In het -menu in de kolom Acties van een betalingspoging kun je klikken:
  • om de e-mail met het betaalverzoek opnieuw te versturen.
  • om het betaalverzoek te annuleren.

Verzoeken

Op het tabblad Verzoeken kun je betaalverozeken bekijken, beheren en aanmaken. De tabel Betaalverzoeken bevat een lijst met openstaande betaalverzoeken.

• In het menu in de kolom Acties van een betaalverzoek klik je op:
  • om het betaalverzoek te annuleren.
• Een betaalverzoek aanmaken:
  1. Klik op + Betaalverzoek in de tabel met betaalverzoeken.
  2. Voer de gegevens van het betaalverzoek in en klik op Indienen.

Methodes

Op het tabblad Methodes kun je betaalmethodes bekijken, beheren en toevoegen. De tabel Betaalmethodes bevat een lijst met alle opgeslagen betaalmethodes voor het bedrijfsprofiel.

• In het -menu in de kolom Acties van een betaalmethode kun je klikken op:
  • om een betaling te verwerken.
  • om een pre-autorisatie te verwerken.
  • om een externe betaling toe te voegen.
  • om een externe autorisatie toe te voegen.
  • om de betaalmethode te deactiveren.
  • om de betaalmethode uit het bedrijfsprofiel te verwijderen.
• Een nieuwe betaalmethode toevoegen:
  • Klik op + Methode creëren in de tabel Betaalmethodes.
  • Voer de betaalmethode in en klik op Indienen.

Rekeningen

Vanuit het gedeelte Rekeningen kun je nieuwe rekeningen aanmaken voor een bedrijf en hun bestaande openstaande rekeningen beheren.

Een rekening maken of wijzigen

Om een nieuwe bedrijfsrekening te maken, klik je op + Rekening toevoegen.

Producten aan een rekening toevoegen:

1. Klik op de rekening.
2. Klik op + Product toevoegen en selecteer het type producten dat je wilt toevoegen.
3. Selecteer de valuta, het bedrag en de producten die je wilt opnemen.
4. Klik op Creëren..

Je kunt hier meer te weten komen over het aanbrengen van wijzigingen in openstaande rekeningen.

Een voorbeeld van een rekening bekijken

Klik op Voorbeeld om een voorbeeld van de rekening te genereren.

Betaling van een rekening verwerken

Een betaling voor een rekening verwerken:

• Klik op Betaling verwerken om de betaling via Mews Payments te verwerken.

Let op:

• • Online betaling ondersteunt alleen kaarten en SEPA Direct Debit.
  • Betaalverzoek ondersteunt alle beschikbare betaalmethodes, waaronder kaarten, SEPA Direct Debit, Apple Pay, Google Pay en iDEAL.
  • Je kunt ook een betaalverzoek sturen met een betaallink op het tabblad Verzoeken binnen het gedeelte Betalingen .
    
    
• Klik op en vervolgens op Externe betaling toevoegen om een betaling buiten Mews te doen.

Factuur uitgeven

Een factuur uitgeven voor een rekeking:

• Klik op Factuur uitgeven om een gewone factuur te versturen. Let op: Facturen ondersteunen betaallinks zodat het bedrijf een betaling kan doen met alle ondersteunde betaalmethodes. Lees hier meer over het versturen van betaalverzoeken via facturen.
• Klik op en vervolgens op Pro forma uitgeven om een proforma factuur te versturen.

Bekijk de eigenaar van de rekening en het bijbehorende profiel onder de naam van de rekening. Lees hier meer over rekeningeigenaars en profielen.

 

Actielogboek

Het Actielogboek toont je alle details over wijzigingen die zijn aangebracht in het bedrijfsprofiel.

Om toegang te krijgen tot het Actielogboek open je een bedrijfsprofiel en ga je naar het tabblad Actielogboek.
 

Hier lees je hoe je een bedrijfsprofiel aanmaakt, wijzigt of verwijdert.