Dans Mews Operations, vous pouvez envoyer des demandes de paiement à vos clients. Il s'agit d'un moyen cordial et efficace de leur rappeler qu'ils vous doivent de l'argent. Ils n'ont qu'à cliquer sur le lien contenu dans l'e-mail pour payer instantanément avec leur carte.

Liens de paiement dans les rappels :

• Chaque e-mail de rappel contient un lien de paiement.
• Vous pouvez envoyer des rappels individuellement ou en masse. Pour les rappels de factures débiteur individuels, le lien de paiement figure dans le corps de l'e-mail et dans la facture en pièce jointe.
• Si plusieurs factures débiteur figurent dans le même rappel, chaque pièce jointe (au format PDF) contient son propre lien de paiement.

Pour en savoir plus, consultez ce guide.

Remarques :

• La fonctionnalité de rappel de facture débiteur et de demandes de paiement sur les factures débiteur est disponible uniquement si vous activez les options suivantes dans votre configuration comptable :
  • Suivi des créances activé dans le champ Options.
  • Ajouter un lien de paiement (actif jusqu'à 30 jours après la date d'échéance) sous Lien pour le paiement de la facture débiteur.
• Seuls les établissements qui utilisent Mews Payments peuvent envoyer des demandes de paiement. Pour en savoir plus, consultez ce guide.
• Pour en savoir plus sur l'envoi de demandes de paiement de factures débiteur par e-mail, consultez ce guide.

Au sommaire de ce guide :

• Envoyer une demande de paiement 
• Recevoir des paiements
  • Si le paiement aboutit
  • Si le paiement échoue
• Consulter toutes vos demandes de paiement

Envoyer une demande de paiement

Remarque : Le système envoie automatiquement des demandes de paiement pour les paiements effectués via Mews Booking Engine et Mews Guest Portal, car, comme les clients interagissent directement avec ces outils, le système s'attend à ce qu'un paiement soit effectué. 

Pour envoyer une demande de paiement à un client :

1. Ouvrez le profil client souhaité. Pour ce faire, dans Mews Operations :

• • Saisissez le nom du client ou de la société dans la barre de recherche de Mews.

2. Allez dans l'onglet Facturation puis cliquez sur la facture pertinente.
3. Cliquez sur Encaisser un paiement.

4. La fenêtre Encaisser un paiement s'ouvre.

5. Cliquez sur Demande de paiement.
6. Renseignez les champs pertinents et cliquez sur Soumettre.

7. Le système envoie un e-mail au client pour lui demander de traiter la demande de paiement.

Une fois la demande de paiement envoyée, le système :

• Affiche le statut En attente à côté de la date d'expiration et le type de paiement Demande de paiement sur la facture.

Remarques :

• Le système affiche uniquement la mention Facture clôturée sur la facture une fois le paiement effectué par le client.
• Si le lien de la demande de paiement expire, le système ajoute le statut Demande de paiement expirée sur la facture.

Vous pouvez également envoyer une demande de paiement à un client depuis l'onglet Paiements de son profil. Pour ce faire :

1. Accédez à l'onglet Paiements et cliquez sur le sous-onglet Demandes.

2. Dans la section Demandes de paiement, cliquez sur + Demande de paiement. 

3. Complétez les champs pertinents :

   • Lier la demande de paiement à une facture : cliquez sur ce champ pour sélectionner la facture relative à cette demande de paiement. Deux options sont disponibles : Factures du profil ou Factures associées. Remarque : Si vous ne souhaitez pas traiter le paiement d'une facture existante, cliquez sur Créer une nouvelle facture pour créer une facture pour le paiement.

   • Motif : cliquez sur ce champ pour sélectionner un motif pour la demande de paiement.

   • Sélectionner les méthodes de paiement : cliquer sur ce champ pour sélectionner la ou les méthodes de paiement prises en charge pour collecter le paiement.

   • Montant : saisissez le montant du paiement.

   • Devise : cliquez sur ce champ pour sélectionner la devise du paiement.

   • Date d'expiration : indiquez la date d'expiration de la demande de paiement.

   • E-mail : saisissez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer la demande de paiement.

   • Message pour le client : utilisez ce champ pour ajouter un message à la demande de paiement.

   • Note interne : saisissez une note destinée au personnel de votre établissement, si nécessaire.

4. Cliquez sur Soumettre.

5. Une fois ces étapes effectuées, le système envoie un e-mail au client pour lui demander de traiter la demande de paiement.

Recevoir des paiements

Les clients peuvent instantanément régler la demande de paiement à l'aide d'une carte en cliquant sur le lien contenu dans l'e-mail.

Si le paiement aboutit

• Le système affiche le statut Payé à côté des détails de la carte et le type de paiement Demande de paiement sur la facture.
• Le système crée une tâche pour vous informer du paiement.
• Vous devez déplacer le paiement sur une facture ouverte avec les éléments de facture correspondants.
• Si vous avez activé le règlement automatique, vous devez clôturer la facture pour laquelle vous avez effectué une demande de paiement pour éviter une double facturation. 
• Si vous utilisez une demande de paiement pour collecter un prépaiement, vous pouvez utiliser des acomptes pour équilibrer le prépaiement.

Si le paiement échoue

Le client peut effectuer de nouvelles tentatives de paiement jusqu'à la date d'expiration de la demande.

• Si vous annulez la demande de paiement : le client ne peut plus effectuer de tentatives de paiement.
• Si la demande de paiement expire : le client ne peut plus effectuer de tentatives de paiement.

Consulter toutes vos demandes de paiement

1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal  > Finances > Rapport Paiements.
2. Appliquez les filtres suivants pour consulter vos demandes de paiement :

• Sous Filtrer par, sélectionnez Demandes de paiement.
• Sous Statut, sélectionnez le statut actuel des demandes de paiement que vous souhaitez consulter.

• Pour consulter uniquement les demandes de paiement expirées, sélectionnez Expiré.
• Pour consulter toutes les demandes de paiement, sélectionnez l'option Tout sélectionner.

3. Cliquez sur Voir le rapport.