Met de Digital Key kunnen gasten contactloos en via zelfbediening toegang krijgen tot hun kamers. Met de op Wallet gebaseerde Digital Key kunnen gasten hun kamersleutel direct aan hun Apple of Google Wallet toevoegen. Dit is momenteel alleen beschikbaar voor accommodaties met Vingcard | Assa Abloy Vostio-deursloten.

 

Gasten stellen hun Digital Key in na het voltooien van hun online check-in en gebruiken vervolgens hun apparaten om toegang te krijgen tot hun kamers.

 

Gasten hebben ook toegang tot de Digital Key,

• via het Guest Portal na een e-mail Na check-in of sms

• via de Mews Kiosk bij aankomst bij je accommodatie.

 

De Digital Key biedt je gasten een unieke ervaring en helpt je om te besparen op personeelskosten, wachtrijen bij de receptie te verminderen en de gasttevredenheid te verhogen.

 

In dit artikel leer je het volgende:

• Vereisten voor het instellen van de op Wallet gebaseerde Digital Key

• Hoe je de op Wallet gebaseerde Digital Key instelt in Mews Operations

  • Stap 1: Aan de slag

  • Stap 2: Voltooi de voorbereiding op de onboarding

  • Stap 3: Voltooi de checklist voor onboarding van Digital Key.

    • Stap 3.1: Configuratie aanbieder deursloten

    • Stap 3.2: Configuratie in Mews

    • Stap 3.3: Laatste stappen

• Hoe haal je het meeste uit Digital Key?

Vereisten voor het instellen van de op Wallet gebaseerde Digital Key

• Voor wallet-gebaseerde Digital Keys:

  • Wallet-sleutel die compatibel is met de deursloten van Assa Abloy.

  • Configureer Assa Abloy Vostio-software sleutelencoder integratie van Mews Marketplace.

Let op: Als je een deurslotsysteem gebruikt dat hierboven niet wordt genoemd, ondersteunt Mews nog geen Wallet sleutels voor die provider. Je kunt de naam van je provider nog steeds doorgeven via Mews zodat we de vraag naar toekomstige ondersteuning kunnen bijhouden, en onze Bluetooth-functie Digital Key [link naar nieuwe handleiding] gebruiken als die door je systeem wordt ondersteund.

Hoe je de op Wallet gebaseerde Digital Key instelt in Mews Operations

Stap 1: Aan de slag

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Instellingen > Accommodatie > Gastervaring > Digital Key.

2. Mews toont de startpagina Digital Key met een korte beschrijving van Digital Keys en de voordelen ervan.

   • Om Digital Key in te stellen, klik je op Aan De Slag.

Let op: Als je al met de onboarding bent begonnen, zie je op Mews in plaats daarvan je activeringschecklist.

 

Stap 2: Voltooi de voorbereiding op de onboarding

Als je op ‘Aan De Slag’ klikt, geeft de handleiding Mews je door een kort aanvraagproces om je Digital Key -checklist te configureren.

1. Selecteer in het venster Digitale sleutels instellen onder Sleuteltype de optie Wallet keys.

2. Klik op Volgende.

3. Onder Aanbieder van deursloten, selecteer de aanbieder van deursloten die je wilt gebruiken:

   1. Assa Abloy Vingcard

   2. Anders (Niet ondersteund)

4. Klik op Volgende.

Let op: Als je ‘Overig (niet ondersteund)’ kiest, kun je de leverancier van het deurslot invoeren dat je wilt gebruiken. Mews registreert je interesse en neemt mogelijk contact met je op als ondersteuning in de toekomst wordt toegevoegd.

5. Voer onder Contactgegevens in het veld E-mail het e-mailadres in van je belangrijkste contactpersoon bij Vingcard | Assa Abloy, zoals je accountmanager of vertegenwoordiger, om je te helpen met Mews Digital Key.

6. Klik op Volgende.

7. Onder Geef je toestemming voor het doorgeven van informatie?Vink het vakje Ik ga ermee akkoord dat mijn gegevens naar Assa Abloy worden verzonden.

Opmerking:

• Om het installatieproces bij Assa Abloy op gang te brengen, moet Mews je naam, e-mailadres en gegevens over je accommodatie doorgeven aan het team van Assa Abloy.

• Door het vakje aan te vinken, ga je ermee akkoord dat Mews je gegevens aan hen doorgeeft. Mews vereist dat je bevestigt om verder te gaan in het proces.

8. Klik op Volgende.

Nadat je de informatie hebt ingediend, doet Mews het volgende:

• Maakt een op maat gemaakte Digital Key-onboarding checklist voor je accommodatie aan op de instellingenpagina Digital Key.

• Mews stuurt je gegevens automatisch naar Assa Abloy zodat zij de verwerking van je Digital Key-activatie kunnen ondersteunen.

Je kunt nu doorgaan naar stap 3: Vul de onboarding-checklist in.

 

Stap 3: Voltooi de checklist voor onboarding van Digital Key.

Terug op de Digital key pagina toont Mews een onboarding-checklist met taken die in drie gedeeltes zijn ingedeeld:

• Configuratie bij leverancier deursloten

• Configuratie in Mews

• Laatste stappen

Elke taak toont:

• Een naam en, in sommige gevallen, een korte beschrijving.

• Een status. Bijvoorbeeld: Nog niet gestart, Wordt beoordeeld,Afgerond.

• Een manier om de taak als ‘geslaagd’ te markeren, of een ‘Ga naar taak ’-link die een scherm voor configuratie in een nieuw tabblad opent.

Het systeem voert sommige taken automatisch uit wanneer Mews of Vingcard | Assa Abloy een actie afrondt; andere taken voer je handmatig uit in de checklist.

Opmerking: Het systeem blokkeert bepaalde taken totdat je aan de voorwaarden hebt voldaan. Dit is bedoeld om ervoor te zorgen dat alle afhankelijkheden zijn afgehandeld en om te voorkomen dat er in latere stappen problemen ontstaan door een ontbrekende instelling.

 

Stap 3.1: Configuratie aanbieder deursloten

Deze taken zorgen ervoor dat je deurslotsysteem klaar is voor Digital Keys. Voer de volgende taken uit en neem indien nodig contact op met Vingcard | Assa Abloy voor ondersteuning.

1. Mews stuurt je gegevens door naar Vingcard | ASSA ABLOY

   1. Voor Vingcard | Assa Abloy doet Mews dit automatisch op basis van de gegevens die je hebt opgegeven in gedeelte 2: ‘Voltooi de voorbereiding op de onboarding’ van dit hulpartikel. Je kunt doorgaan naar stap 2 hieronder.

2. Vingcard | Assa Abloy bevestigt dat het systeem klaar is (vereist)

   1. Je moet bij Vingcard | Assa Abloy bevestigen dat je een ondertekende overeenkomst hebt en dat je alle vereiste hardware en software die op je accommodatie is geïnstalleerd, hebt bijgewerkt zodat deze digitale sleutels worden ondersteund.

   2. Vingcard | Assa Abloy bevestigt je dat je systeem klaar is voor Digital Key met Mews.

   3. Kies voor ‘Taak als geslaagd markeren’ zodra Vingcard | Assa Abloy dit heeft bevestigd.

3. Controleer of Vingcard | Assa Abloy verbonden is met Mews (vereist)

   1. Zodra je de vorige taak hebt voltooid, wordt deze taak ingesteld op ‘Review’ en wordt automatisch Mews triggerd om deze verbinding te controleren.

   2. Zodra het systeem de verbinding heeft gecontroleerd, markeert het deze taak automatisch als voltooid.

Opmerking: het kan enkele dagen duren voordat de systeemverbinding is gecontroleerd.

 

Stap 3.2: Configuratie in Mews

Deze taken zorgen ervoor dat Mews correct geconfigureerd is voor Digital Keys:

1. Verbind en configureer Vostio Access Management in de Mews Marketplace (verplicht)

   1. Klik op Ga naar taak.

   2. Klik op Integratie koppelen.

   3. Volg de stappen in ons hulpartikel om Vostio Access Management te configureren: Integratie van de Vostio-sleutelencoder voor Mews Operations

2. Automatisch check-in configureren (aanbevolen)

   1. Klik op Ga naar taak

      1. Kies ‘Automatische check-in niet activeren’ als je wilt dat digitale sleutels alleen worden geactiveerd wanneer een kiosk of een medewerker de reservering incheckt in Mews

      2. Selecteer ‘Automatisch inchecken activeren’ om Mews in staat te stellen automatisch in te checken en digitale sleutels te activeren voor reserveringen die voldoen aan de door jou geconfigureerde voorwaarden

   2. Ruimtecategorieën die je wilt uitsluiten voor automatisch inchecken: Als je gasten liever persoonlijk verwelkomt voordat je toegang verleent tot bepaalde ruimtecategorieën. Klik om een ruimtecategorie uit het vervolgmenu te kiezen. Let op: Je kunt dit veld leeg laten als het niet nodig is.

   3. Check-in-uitstelperiode: Voer de tijd in uren en minuten in vóór de check-in-tijd van de reservering, waarin gasten eerder kunnen inchecken om hun digitale sleutels op te halen.

   4. Gasten kunnen hun sleutel pas krijgen als ze het resterende bedrag hebben betaald: vink het vakje aan om ervoor te zorgen dat gasten de Digital Key pas krijgen als ze het resterende bedrag hebben betaald.

   5. Klik op Opslaan.

Belangrijk: Deze automatische check-in viaDigital Key staat los van de algemene instelling ‘Automatische check-in inschakelen’ in boekbare diensten. Gebruik de standaard automatische check-in niet met Digital Keys; configureer altijd de automatische check-in van Digital Key via het Digital key instellingenscherm.

 

Opmerking: Naast de bovenstaande voorwaarden moeten alle reserveringen ook aan de onderstaande verplichte voorwaarden voldoen om in aanmerking te komen voor automatisch inchecken:

• De reservering heeft de status ‘Bevestigd’

• Een of meer gasten hebben hun online check-in voltooid

• Een of meer gasten in de reservering hebben een Digital Key

• De toegewezen ruimtes zijn gecontroleerd

 

3. Verbind de Digital Key vanuit de Mews Marketplace (verplicht)

   1. Klik op Ga naar taak.

   2. Klik op Begin nu je gratis proefperiode.

   3. Door te kiezen voor ‘Kopen’ accepteer je alle Algemene voorwaarden.

   4. Klik op Kopen. Opmerking: Als Digital Key in je abonnement is inbegrepen, brengt Mews je geen extra kosten in rekening.

4. Voltooi de Mews University Digital Key module voor alle medewerkers (verplicht)

   1. Klik op Ga naar taak om de module van Mews University te openen.

   2. Zorg ervoor dat jij en de teams die gasten met toegankelijkheidsproblemen helpen, de module volgen.

   3. Zodra alle betrokken medewerkers de module hebben afgerond, klik je op ‘Taak als geslaagd markeren’ op de checklist.
       

Stap 3.3: Laatste stappen

Met de laatste reeks taken maak je je Digital Key klaar voor gasten:

1. Digitale sleutels testen (Verplicht)

   1. Klik op Ga naar taak.

   2. Klik op het keuzemenu ‘gastprofiel’ en kies de personeelsprofielen waarmee je de Wallet-sleutels wilt testen.

   3. Klik hier om het testdocument te downloaden.

   4. Klik op Opslaan.

   5. Voer de testcases uit die in het testdocument staan beschreven en sla het ingevulde document op een plek op die extern deelbaar is.

   6. Open de taak ‘Digitale sleutels testen’ opnieuw en voer de deelbare URL in het veld ‘URL van het testbestand’ in.

   7. Klik op Opslaan.

      1. Deze taak is ingesteld op ‘Beoordelen’ en triggert automatisch een beoordeling door Assa Abloy om de testresultaten te controleren.

      2. Zodra de taak is goedgekeurd, zet het systeem deze automatisch op ‘Voltooid’.

 

2. Plaats de veelgestelde vragen (FAQ’s) over Digital Key op je website (vereiste)
   Voor wallet-sleutels is het vereist om op je website veelgestelde vragen te plaatsen, zowel voor algemene wallets als voor Google- en Apple-wallets. Je vindt de instructies op Mews door de onderstaande stappen te volgen:

   1. Klik op Ga naar taak.

   2. Klik op het ikoontje voor de FAQ's over algemene zaken en Google Wallet.

      1. Plak dit op een geschikte plek zodat het aan je website kan worden toegevoegd.

   3. Klik op het ikoontje voor het kopiëren bij de FAQ's over Apple Wallet.

      1. Plak dit op een geschikte plek zodat het aan je website kan worden toegevoegd.

   4. Zodra ze op je website zijn geüpload, voeg je de URL’s van beide FAQ-pagina’s toe in de velden voor paginalinks.

   5. Klik op Opslaan.

      1. Het systeem zet deze taak op ‘Beoordelen’ en triggert automatisch een Assa Abloy-beoordeling om de inhoud van de FAQ te controleren.

      2. Zodra de taak is goedgekeurd, zet het systeem deze automatisch op ‘Voltooid’.

Let op:

• De FAQ's over Apple moeten op een aparte pagina staan, los van de algemene FAQ's en die van Google.

• De aangeboden inhoud is al goedgekeurd en mag niet worden aangepast. Elke wijziging in de inhoud kan leiden tot vertraging bij het activeren van de wallet-sleutel.

 

3. Digital Key -uitgifte via de Kiosk configureren (aanbevolen)

   1. Klik op Ga naar taak.

   2. Mews toont de Kiosk-configuraties voor je Verblijfsdienst. Kies een kioskconfiguratie om bij te werken.

   3. Kies in het veld ‘Sleuteluitgifte’ de optie ‘Digitale sleutels’ om dit aan te bieden tijdens het inchecken bij de kiosk.

   4. Klik op Opslaan.

   5. Herhaal dit indien nodig voor andere kioskconfiguraties.

4. E-mailsjablonen bijwerken (aanbevolen)
   Om optimaal gebruik te maken van Digital Key, kun je het beste je gasten in je e-mails vóór aankomst (bevestiging, online inchecken, Online check-in herinnering & , Na check-in) laten weten dat ze een digitale sleutel kunnen krijgen. Mews biedt kant-en-klare inhoud om je hierbij te helpen.

   1. Klik op Ga naar taak.

   2. Klik op Aanpassen bij de e-mail die je hebt gekozen voor de pre-arrival.

   3. Klik in het paneel aan de rechterkant op ‘Rijen’.

   4. Kies in het dropdown-menu ‘Mews’.

   5. Scroll naar beneden om het kant-en-klare inhoudsblok 'Wallet Digital Keys' te bekijken.

   6. Sleep de inhoud van je Digital Key-type naar je e-mailsjabloon.

   7. Klik op Opslaan en sluiten zodra je tevreden bent met de aanpassingen.

   8. Herhaal dit voor eventuele andere e-mails.

Let op: Door de inhoud exact te gebruiken, kunnen de wallet-sleutels van je gasten sneller worden geactiveerd. De tekst in de e-mail over de Wallet-sleutels kun je naar behoefte aanpassen aan je merk en stijl, maar de inhoud van de Wallet-sleutels moet rechtstreeks door Assa Abloy worden gecontroleerd en goedgekeurd.

 

5. Digital Keys voor gasten inschakelen (verplicht)

   1. Klik op Ga naar taak.

   2. Scroll naar het veld Check-in type.

   3. Klik op het dropdown-menu en selecteer Digital Key.

   4. Scroll naar de onderkant van de pagina en klik op ‘Opslaan’.

Je hebt nu Digital Keys voor je gasten ingeschakeld en de installatie voltooid.

Hoe haal je het meeste uit de Digital Key?

Om de acceptatie en de meerwaarde te maximaliseren:

• Moedig online check-in aan in je communicatie vóór aankomst, zodat gasten hun sleutel voor aankomst kunnen klaarzetten.

• Werk e-mails vóór aankomst bij om gasten duidelijk te informeren dat ze een Digital Key kunnen krijgen door vóór aankomst een aantal stappen te voltooien. Als je gebruikmaakt van automatisch inchecken, kun je ze informeren dat ze de receptie bij aankomst kunnen overslaan door deze voorbereiding te treffen.

• Gebruik waar mogelijk automatisch inchecken, zodat het systeem in aanmerking komende reserveringen automatisch incheckt en Digital Keys activeert zonder tussenkomst van personeel. Zo hebben je medewerkers meer tijd om zich te richten op uitstekende hospitality en hoeven ze minder tijd te besteden aan de administratie bij aankomst.

• Configureer routebeschrijvingen naar ruimtes in Mews zodat gasten de route naar hun kamer kunnen zien.

• Gebruik de kiosk waar mogelijk als aanvulling op het Online inchecken en om wachtrijen te verkorten, terwijl je toch gasten helpt die aankomen zonder een ingevulde Digital Key.

• Werk je check-in instructies bij om uit te leggen wat gasten ervaren op de dag van aankomst nadat ze hun Digital Key hebben klaargemaakt. Bijvoorbeeld het automatisch ontgrendelen van de sleutel bij het check-in-proces of een begroeting door een medewerker bij de aankomst.