Mews associe les éléments de facture aux profils client, et pas aux réservations. Vous pouvez utiliser l'écran de facturation pour suivre les factures des clients en enregistrant les produits et services que vous fournissez. 

 

Mews applique automatiquement les automatisations de facturation à chaque réservation. Cette automatisation crée une facture distincte pour chaque groupe de réservation et route directement tous les éléments vers la facture concernée. Vous n'avez donc pas besoin de déplacer manuellement des éléments, sauf si vous souhaitez répartir les débits entre différentes factures. Vous pouvez utiliser des automatisations de facturation personnalisées pour déplacer automatiquement des factures dans des cas de figure complexes, par exemple, si les nuitées d'une réservation sont prises en charge par une agence de voyages en ligne et tous les autres frais par le client. 

 

Vous pouvez accéder à l'écran de facturation de deux façons différentes :

• Sur un profil client, cliquez sur l'onglet Facturation.
• Sur l'écran de gestion des réservations :
  • en cliquant sur l'icône , ou
  • en cliquant sur l'onglet Statut, puis sur le bouton Facturation.

Au sommaire de ce guide :

• Utiliser l'écran de facturation
  • Étiquettes
  • La section Éléments impayés / Acomptes

Utiliser l'écran de facturation

L'écran de facturation vous donne un aperçu de l'ensemble des éléments qu'un client ou qu'un groupe commande et consomme. 

Remarques :

• Vous pouvez regrouper des éléments par mois ou par réservation au sein d'une facture. Utilisez le menu déroulant dans le coin supérieur gauche pour modifier la façon dont Mews affiche les éléments.
• L'écran de facturation affiche chaque élément avec la date de la nuit attribuée. Toutefois, si vous paramétrez un produit pour une consommation ultérieure, par exemple, après minuit ou le dernier jour de la réservation, la date de consommation de l'élément sera différente de celle qui apparaît sur l'écran de facturation.

Étiquettes

Sur l'écran de facturation, vous pouvez voir les étiquettes suivantes :

• Associé : Mews affiche le profil associé à la facture, s'il y a lieu.
• Statut de la réservation :
  • Passé : cette étiquette située à côté de l'élément de facture relatif à l'hébergement indique que le montant se rapporte à une réservation passée. 
  • Futur : cette étiquette située à côté de l'élément de facture relatif à l'hébergement indique que le montant se rapporte à une réservation à venir. Cela signifie que ce montant a été enregistré par Mews pour les dates concernées à venir et que l'élément n'a pas encore été consommé. Remarque : Si un client arrive le 28 décembre au matin, Mews indique que l'élément a été consommé le 27 décembre, et non pas le 28 décembre.
  • Check-in à effectuer : cette étiquette indique que le client n'est pas encore arrivé et que le début de la réservation aura lieu aujourd'hui ou très bientôt. 
  • Check-in effectué : cette étiquette indique que le client est arrivé et que la réservation est en cours. 
  • Annulé : cette étiquette indique que la réservation est annulée. Vous pouvez l'utiliser pour identifier les factures liées à des séjours annulés. 
• Arrivée : si une réservation est associée à la facture, Mews affiche la date d'arrivée correspondante.
• Départ : si un client doit effectuer son check-out, cet élément vous indique que vous devez régler le solde restant.
• Une étiquette avec un nombre : cette étiquette affiche le nombre d'éléments qui figurent sur une facture. 

Remarques :

• Vous pouvez supprimer les factures vides en cliquant sur l'icône corbeille  située à côté de l'étiquette Vide.
• Vous pouvez cliquer sur le bouton pour effectuer les actions suivantes :
  • Renommer la facture : pour modifier le nom de la facture.
  • Journal d'actions : pour voir toutes les modifications et actions qui ont été effectuées pour cette facture.
  • Modifier le propriétaire : pour modifier le propriétaire de la facture. 
  • Modifier le profil associé : pour modifier le profil associé à la facture. 
     

La section Éléments impayés / Acomptes

Mews route automatiquement tous les éléments et paiements vers les factures pertinentes grâce à des automatisations de facturation. Si vous ajoutez un élément ou un paiement et que vous ne le liez pas à la réservation correspondante, Mews l'ajoute à la section Éléments impayés / Acomptes. Tout paiement automatisé que le système n'est pas en mesure d'associer à la facture appropriée est également ajouté à la section Éléments impayés / Acomptes.

 

Par exemple, si vous recevez des paiements pour deux nuitées et que vous divisez ces nuitées en deux factures distinctes, le système ajoute les paiements à la section Éléments impayés / Acomptes, car il n'est pas en mesure de déterminer la facture vers laquelle le paiement doit être routé.

 

Cette section permet donc d'identifier les éléments qui nécessitent une vérification manuelle, autrement dit, les éléments pour lesquels le système ne peut pas trouver la facture appropriée.

 

Dans cette section, vous pouvez :

• Suivre les éléments que le système ne peut pas attribuer à une facture.
• Convertir automatiquement tous les éléments en une facture en cliquant sur Aperçu.
• Déplacer des éléments vers une ou plusieurs factures.

Remarque : Les éléments impayés ne peuvent pas être associés à un autre profil. Pour les associer à un profil ou modifier le propriétaire, vous devez déplacer les éléments vers une facture.