Une réservation optionnelle est une réservation qui n'a pas encore été confirmée, mais qui bloque tout de même l'espace correspondant de votre établissement. Vous pouvez créer une réservation optionnelle en choisissant l'option « Optionnel ». 

Si vous annulez une réservation optionnelle, le système libère l'espace correspondant et ce dernier redevient disponible à la vente. Vous pouvez configurer les paramètres de votre service réservable pour : 

• envoyer un rappel aux clients, 24 heures avant que le système ne libère leur réservation optionnelle.
• annuler automatiquement les réservations optionnelles, aux dates de libération correspondantes.  

Vous ne pouvez pas consulter les dépenses liées à une réservation optionnelle sur l'écran de facturation. Tous les éléments associés à la réservation apparaissent sur cet écran dès que la réservation est confirmée.

Remarque : Mews n'envoie pas automatiquement l'e-mail d'annulation « Réservation abandonnée » par défaut. Pour activer cette fonctionnalité, envoyez une demande d'assistance via l'assistant virtuel Mews.

Au sommaire de ce guide :

• Confirmer une réservation optionnelle
• Annuler une réservation optionnelle
  • Activer l'annulation automatique pour les réservations optionnelles 
  • Annuler manuellement une réservation optionnelle

Confirmer une réservation optionnelle

Les clients peuvent confirmer leur réservation sur Mews Guest Portal. Vous pouvez également le faire manuellement dans Mews Operations. Pour confirmer une réservation optionnelle manuellement :

1. Ouvrez la réservation concernée et allez dans l'onglet Statut. Remarque : Si la date de libération de la réservation est dépassée, la réservation optionnelle apparaît sur le tableau de bord, sous Réservations optionnelles manquées. 
2. Dans la section Confirmation : 
   • Sélectionnez l'option E-mail du client, pour envoyer l'e-mail de confirmation à l'adresse renseignée sur le profil du client, ou l'option E-mail personnalisé, pour indiquer une autre adresse e-mail.
   • Décochez l'option Envoyer un e-mail de confirmation si vous ne souhaitez pas envoyer l'e-mail de confirmation.

3. Cliquez sur Confirmer.

Remarque : Vous ne pouvez pas réattribuer le statut « Non confirmé » à une réservation optionnelle confirmée. Si vous avez confirmé une réservation optionnelle par accident, vous devez l'annuler et en créer une autre.

Annuler une réservation optionnelle

Dans Mews Operations, vous pouvez configurer les paramètres de vos services réservables de manière à annuler automatiquement une réservation optionnelle, 24 heures après sa date de libération. Vous pouvez également annuler une réservation optionnelle manuellement.
 

Activer l'annulation automatique pour les réservations optionnelles 

Vous pouvez configurer les paramètres de vos services réservables de manière à annuler automatiquement des réservations optionnelles, à leur date de libération. Pour ce faire :

1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal  > Paramètres > Services.
2. Sélectionnez votre service réservable.
3. Accédez au champ Options de séjour, dans la section Options.
4. Cochez l'option Activer l'annulation automatique pour les réservations optionnelles. Remarque : Si vous activez cette option, le système libère également les réservations avec le statut « Demandé ». 
5. Cliquez sur Sauvegarder.

Conseil : Si vous souhaitez que le système envoie un rappel aux clients, 24 heures avant la libération de leur réservation optionnelle, cochez l'option Activer l'envoi automatique d'un e-mail de rappel pour les réservations optionnelles. 
 

Annuler manuellement une réservation optionnelle

Si vous ne souhaitez pas que le système annule automatiquement les réservations optionnelles, vous devez les annuler manuellement. Pour ce faire :

1. Ouvrez la réservation concernée et allez dans l'onglet Statut. Remarque : Si la date de libération de la réservation est dépassée, la réservation optionnelle apparaît sur le tableau de bord, sous Réservations optionnelles manquées.
2. Dans la section Annulation, sélectionnez la raison pour laquelle vous annulez la réservation sous Motif et saisissez toutes informations pertinentes sous Détails.
3. Décochez l'option Appliquer des frais d'annulation.
4. Cochez l'option Envoyer un e-mail au client et à l'organisateur pour envoyer un e-mail d'annulation au client et à l'organisateur. Remarque : Si vous ne cochez pas cette option, le système n'envoie pas d'e-mail après avoir annulé la réservation.

5. Cliquez sur Annuler.