Tous les e-mails envoyés aux clients depuis Mews

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Il est crucial de transmettre autant d'informations que possible à vos clients, notamment sur leur réservation et leurs paiements.  

Pour vous faire gagner du temps, le système envoie automatiquement certains e-mails. Vous pouvez personnaliser, désactiver et même envoyer certains d'entre eux manuellement.  

  • Le système envoie un e-mail automatique lorsqu'un événement spécifique se produit, par exemple, en cas d'échec d'un paiement par carte. Vous pouvez activer ou désactiver les e-mails automatiques.
  • Vous pouvez également envoyer un e-mail manuel. Le système ne peut ni les activer ni les désactiver, mais vous pouvez choisir si vous souhaitez que le système les envoie ou non par défaut.
 

Avant d'aller plus loin, voici quelques termes à connaître :

  • Un organisateur est un client qui ne séjourne pas dans votre établissement et qui effectue une réservation pour le compte d'une autre personne.
  • Le propriétaire de la réservation est le client principal d'une réservation.
  • Un occupant est une personne qui fait partie de la réservation, mais qui n'est pas le propriétaire de la réservation.



Au sommaire de ce guide :

Modèles d'e-mails pour les services réservables

Après le check-in 

Mews envoie automatiquement cet e-mail lorsqu'un client effectue son check-in.

Remarque : Pour envoyer cet e-mail, il faut l'activer.
 

🙋‍♂️  À qui est-il envoyé ? Au propriétaire de la réservation.
🚫 Peut-il être désactivé ? Oui.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Oui.

 

E-mail envoyé après le check-in, contient un message de bienvenue, les détails de la réservation et un lien vers la réservation.

 

Après le check-out

Le système envoie automatiquement cet e-mail lorsqu'un client effectue son check-out. Lorsque vous fournissez un identifiant TripAdvisor au moment de la configuration de votre compte d'établissement, Mews inclut automatiquement un lien pour consulter votre établissement dans cet e-mail.

Remarque : Pour envoyer cet e-mail, il faut l'activer.
 

🙋‍‍♀️ À qui est-il envoyé ? Au propriétaire de la réservation.
🚫 Peut-il être désactivé ? Oui.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Oui.

 

E-mail envoyé après le check-out, contient un message de remerciement et un lien vers une page de commentaires.

 

Échec du règlement automatique

Le système envoie automatiquement cet e-mail en cas d'échec du règlement automatique. Deux raisons peuvent expliquer cette erreur : la carte n'est pas associée à la réservation ou le traitement de la carte a échoué, par exemple, en raison de fonds insuffisants ou d'informations de paiement incorrectes. 

Remarque : Le système n'envoie pas cet e-mail si la carte utilisée est une carte virtuelle.
 

🙋‍‍♀️ À qui est-il envoyé ? Au propriétaire de la réservation. Remarque : Si l'adresse e-mail du propriétaire de la réservation n'est pas renseignée dans le système, Mews l'envoie à l'organisateur.
🚫 Peut-il être désactivé ? Oui. Remarque : Vous pouvez uniquement désactiver l'e-mail Échec du règlement automatique (voir capture d'écran ci-dessous), mais pas l'e-mail « Action requise : erreur lors du règlement automatique ».
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Non.

 

E-mail d'échec du règlement automatique, contient un message indiquant que la carte de paiement n'a pas pu être vérifiée et un lien vers le Mews Guest Portal.

Confirmation pour l'organisateur

Le système envoie cet e-mail lorsqu'un organisateur effectue une réservation ou confirme une demande/réservation optionnelle. Il s'agit de la version que Mews envoie aux personnes qui effectuent les réservations, et non aux propriétaires des réservations.

Remarque : Lorsque vous activez cette option, Mews envoie automatiquement cet e-mail pour les réservations par canal et directes, telles que les réservations via le moteur de réservation. Vous pouvez l'envoyer manuellement lorsque vous effectuez une réservation dans Mews Operations, ce qui signifie que vous pouvez choisir de l'envoyer ou non.
 

🙋‍♂️ À qui est-il envoyé ? À l'organisateur.
🚫 Peut-il être désactivé ? Oui.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Oui.

 

E-mail de confirmation à l'organisateur, contient un message de confirmation et les détails de la réservation.

 

Réservation abandonnée

Mews envoie cet e-mail lorsqu'un client ne parvient pas à effectuer le paiement dans les délais impartis pour une réservation optionnelle effectuée via Mews Booking Engine. Mews n'envoie pas automatiquement par défaut l'e-mail d'annulation de réservation abandonnée. Pour activer cette fonctionnalité, envoyez une demande d'assistance via l'assistant virtuel Mews.
 

🙋‍♀️ À qui est-il envoyé ? Au propriétaire de la réservation. Remarque : Si l'adresse e-mail du propriétaire de la réservation n'est pas renseignée dans le système, Mews cet envoie e-mail à l'organisateur.
🚫 Peut-il être désactivé ? Non.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Non.

 
E-mail de réservation abandonnée, contient un message indiquant que la réservation a été annulée en raison d'un échec de paiement et comporte un lien vers Mews Booking Engine.

Annulation

Mews envoie cet e-mail aux clients en cas d'annulation de réservation. Mews envoie uniquement des e-mails d'annulation aux réservations que vous ou le client avez créées via Mews Booking Engine ou Mews Operations, et non via une intégration. Si la réservation n'est pas effectuée via Mews Booking Engine ou Mews Operations, Mews n'envoie pas l'e-mail, même si vous cochez la case « Envoyer l'e-mail au client uniquement ».

Remarques :

  • Si la réservation fait partie d'un bloc de disponibilité réservé via Mews Guest Portal, le système envoie cet e-mail uniquement au propriétaire de la réservation, pas à l'organisateur.
  • Si l'adresse e-mail du propriétaire de la réservation n'est pas renseignée dans le système, le système envoie cet e-mail à l'organisateur.
     
🙋‍♀️ À qui est-il envoyé ? Au propriétaire de la réservation et à l'organisateur. 
🚫 Peut-il être désactivé ? Oui.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Oui.

 

E-mail d'annulation, contient un message indiquant que la réservation a été annulée, ainsi que les détails de la réservation.
 

 

Invitation des occupants 

Le système envoie automatiquement cet e-mail à un occupant qui a été ajouté à une réservation par un client dans Mews Guest Portal. Cet e-mail invite l'occupant à fournir les informations que votre établissement est légalement tenu de collecter avant leur séjour.

 

🙋‍♂️ À qui est-il envoyé ? À un occupant compris dans la réservation.
🚫 Peut-il être désactivé ? Non.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Pouvez-vous le renvoyer manuellement ? Non.

 

Invitation occupant, contient un message de bienvenue et un lien vers le Mews Guest Portal.

 

Confirmation 

Le système envoie cet e-mail aux clients au moment de la confirmation de leur réservation. 
 

Remarque : Vous pouvez ajouter un QR code en pièce jointe de cet e-mail afin d'accélérer le check-in. Pour découvrir comment activer, désactiver ou supprimer les QR codes dans les e-mails destinés aux clients, consultez ce guide.
 

🙋‍♂️ À qui est-il envoyé ? Au propriétaire de la réservation. Remarque : Si l'adresse e-mail du propriétaire de la réservation n'est pas renseignée dans le système, Mews envoie l'e-mail Confirmation pour l'organisateur à la place.
🚫 Peut-il être désactivé ? Oui.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Oui.

 

E-mail de confirmation, contient un message de confirmation et un lien pour effectuer son check-in en ligne sur le Mews Guest Portal.
 

E-mail client vérifié

Le système envoie automatiquement cet e-mail une fois que les clients qui ont réservé via un tiers ont vérifié leur adresse e-mail.
 

🙋‍♀️ À qui est-il envoyé ? Au propriétaire de la réservation.
🚫 Peut-il être désactivé ? Non.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Non.
E-mail d'e-mail client vérifié, contient un message de vérification et un lien vers le Mews Guest Portal.
 

Check-in en ligne

Le système envoie automatiquement cet e-mail 48 heures avant le check-in ou directement si vous créez la réservation moins de 48 heures avant le check-in. Il permet aux clients d'accéder à Mews Guest Portal, où ils peuvent renseigner toutes les informations légalement requises par votre établissement, par exemple, leur adresse et le numéro de leur passeport. Le système ne l'envoie pas si les clients vous ont déjà transmis toutes les informations légalement requises.

Par défaut, un QR code est inclus en pièce jointe de cet e-mail afin d'accélérer le check-in pour les établissements qui utilisent Mews Kiosk. Vous pouvez choisir de désactiver cette option.

 

Remarque : Si vous créez une réservation après l'heure de check-in de votre établissement, Mews n'envoie pas cet e-mail. Par exemple, si l'heure de check-in de votre établissement est fixée à 15 h 00 et que vous créez une réservation à 18 h 00 pour le même jour, Mews n'envoie pas l'e-mail.

 

🙋‍♂️  À qui est-il envoyé ? Au propriétaire de la réservation et à tout autre occupant dont l'adresse e-mail est renseignée dans Mews.
🚫 Peut-il être désactivé ? Oui.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Oui.

 

E-mail de check-in en ligne, contient un message de bienvenue et les détails de la réservation. Il comporte un lien permettant d'effectuer son check-in en ligne dans le Mews Guest Portal. 

 

Rappel de check-in en ligne

Le système envoie automatiquement cet e-mail à tous les clients qui ont reçu l'e-mail « Check-in en ligne » et qui n'ont toujours pas effectué le check-in en ligne après 09 h 00 le jour de leur arrivée. 
 
Par défaut, un QR code est inclus en pièce jointe de cet e-mail afin d'accélérer le check-in. Vous pouvez désactiver cette option. Pour découvrir comment procéder, consultez ce guide. 
 

🙋‍♀️ À qui est-il envoyé ? Aux clients qui n'ont pas effectué leur check-in en ligne après avoir reçu l'e-mail Check-in en ligne.
🚫 Peut-il être désactivé ? Oui, mais uniquement si vous désactivez l'e-mail « Check-in en ligne ». Il ne peut pas être désactivé séparément.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Non.
 
Rappel de check-in en ligne, contient un message rappelant de procéder au check-in en ligne et comporte un lien vers le Mews Guest Portal.

Check-out en ligne

Le système envoie cet e-mail avant le départ du client. Il contient un lien qui permet aux clients d’effectuer leur check-out en ligne. Vous pouvez configurer l'heure à laquelle vous souhaitez que le système envoie cet e-mail.
 

Remarque : Mews envoie cet e-mail uniquement si vous activez le check-out en ligne.
 

🙋‍♀️ À qui est-il envoyé ? Au propriétaire de la réservation.
🚫 Peut-il être désactivé ? Oui.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Non.

 

E-mail de check-out en ligne, contient des informations sur le check-out et un lien pour effectuer le check-out dans le Mews Guest Portal.  

 

Rappel de réservation optionnelle  

Vous pouvez demander au système d'envoyer cet e-mail 24 heures avant l'échéance prévue d'une réservation non confirmée. Cela comprend les réservations avec le statut « Demandé » ou « Optionnel ». 
 

Remarque : Pour envoyer cet e-mail, vous devez l'activer.

 

🙋‍♂️ À qui est-il envoyé ? Au propriétaire de la réservation. Remarque : Si l'adresse e-mail du propriétaire de la réservation n'est pas renseignée dans le système, Mews cet envoie e-mail à l'organisateur.
🚫 Peut-il être désactivé ? Oui.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Oui.

 

E-mail de rappel de réservation optionnelle, contient un message concernant une réservation en attente et un lien vers le Mews Guest Portal.


 

Paiement échoué 

Le système envoie automatiquement cet e-mail lorsqu'un paiement en ligne, tel qu'un paiement effectué via Mews Payments, échoue, par exemple, en raison de fonds insuffisants ou d'une carte non valide.
 

Remarque : Le système n'envoie pas cet e-mail si la carte utilisée est une carte virtuelle.
 

🙋‍♀️ À qui est-il envoyé ? Au client qui a effectué le paiement.
🚫 Peut-il être désactivé ? Oui.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Non.

 

E-mail de paiement échoué, contient un message concernant l'échec du paiement par carte et un lien vers le Mews Guest Portal pour ajouter les informations d'une nouvelle carte.
 

Devis  

Vous pouvez choisir d'envoyer cet e-mail lorsque vous créez une réservation ou une demande optionnelle . Il contient un récapitulatif des réservations optionnelles.

Remarques : 

  • Si un client a plus d'une réservation optionnelle, le système les inclut toutes dans l'e-mail. Si le client a plus de cinq réservations optionnelles, le système ajoute un récapitulatif, au format PDF, de chaque réservation en pièce jointe de cet e-mail. 
  • Seuls les clients peuvent confirmer la réservation.

 

🙋‍♀️ À qui est-il envoyé ? Au propriétaire de la réservation. Remarque : Si l'adresse e-mail du propriétaire de la réservation n'est pas renseignée dans le système, Mews envoie l'e-mail Confirmation pour l'organisateur.
🚫 Peut-il être désactivé ? Non.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Oui.

 

E-mail de devis, contient un message indiquant que la réservation est en attente et comporte un lien pour confirmer la réservation dans le Mews Guest Portal.     

E-mail client vérifié

Le système envoie automatiquement cet e-mail aux clients lorsqu'ils accèdent à leur réservation via un lien expiré issu d'une communication précédente. L'e-mail contient un nouveau lien de connexion.
 

🙋‍♀️ À qui est-il envoyé ? Au propriétaire de la réservation.
🚫 Peut-il être désactivé ? Non.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Non.
 
E-mail de lien de connexion, contient un lien vers le Mews Guest Portal.
 

Modèles d'e-mails généraux 

Facture envoyée 

Vous pouvez choisir d'envoyer la facture au client après l'avoir clôturée. 
 

🙋‍♀️ À qui est-il envoyé ? Au client qui a payé la facture.
🚫 Peut-il être désactivé ? S/O.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Vous pouvez envoyer la facture autant de fois que vous le souhaitez.

 

E-mail de facture envoyée, contient un message indiquant que la facture est jointe.
 
 

Rappel de facture débiteur en masse 

Vous pouvez envoyer un rappel manuellement au propriétaire de la facture concernant une facture débiteur impayée. 

🙋‍‍♀️ À qui est-il envoyé ? Au propriétaire de la facture. 

🚫 Peut-il être désactivé ? S/O. 

✍️Peut-il être personnalisé ? Oui. 

📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Vous pouvez envoyer l'e-mail autant de fois que vous le souhaitez. 

 

Vérification de la carte nécessaire

Le système envoie automatiquement cet e-mail aux clients qui doivent vérifier un paiement.
 

🙋‍♀️ À qui est-il envoyé ? Au client qui effectue le paiement.
🚫 Peut-il être désactivé ? Non.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Non.
 
E-mail de vérification de la carte, contient un message indiquant que la carte n'a pas pu être vérifiée et que le client doit utiliser le lien vers le Mews Guest Portal pour effectuer la vérification dans les 24 heures, faute de quoi sa réservation sera annulée.
   

Rappel de facture débiteur

Vous pouvez envoyer un rappel manuellement au propriétaire de la facture concernant une facture débiteur impayée.


🙋‍♀️ À qui est-il envoyé ? Au propriétaire de la facture

🚫 Peut-il être désactivé ? S/O

✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.

📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Vous pouvez envoyer l'e-mail autant de fois que vous le voulez.

E-mail de rappel de facture débiteur, contient un message rappelant au client qu'il a une facture en attente de paiement.

 

Vérification de la méthode de paiement nécessaire

Le système envoie automatiquement cet e-mail aux clients qui doivent vérifier une préautorisation.
 

🙋‍♀️ À qui est-il envoyé ? Au client qui effectue le paiement.

🚫 Peut-il être désactivé ? Non.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.

📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Non.

 

E-mail de vérification de la méthode de paiement nécessaire, contient un message invitant le client à vérifier la préautorisation de sa carte.
 

Demande de paiement créée

Mews envoie automatiquement cet e-mail aux clients lors de la création d'une demande de paiement. Ils sont dirigés vers une page sur laquelle ils peuvent effectuer le paiement en ligne.

 

🙋‍♀️ À qui est-il envoyé ? À l'adresse e-mail de la personne qui a reçu la demande de paiement.
🚫 Peut-il être désactivé ? Non.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Pouvez-vous le renvoyer manuellement ? Non.

 

E-mail de demande de paiement créée, contient un message informant le client qu'il a un paiement en attente et comporte un lien vers le Mews Guest Portal.
 

Échec de la vérification du paiement

Le système envoie automatiquement cet e-mail aux clients en cas d'échec de l'autorisation 3DS. Il informe les clients qu'ils recevront à nouveau l'e-mail Autorisation de paiement afin de réessayer la vérification 3DS.

 

🙋‍♂️ À qui est-il envoyé ? Au client qui a effectué le paiement.
🚫 Peut-il être désactivé ? Non.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Non.

 

E-mail échec de la vérification du paiement, contient un message concernant l'échec de la vérification du paiement.

Échec de la vérification du paiement 

Le système envoie automatiquement cet e-mail lorsqu'une carte est débitée via :

  • Mews Payments ou
  • Mews Terminal 2.0

Remarque : Le système envoie les données des reçus du terminal au client pour les paiements effectués via un Mews Terminal.

 

🙋‍♀️ À qui est-il envoyé ? Au client qui a effectué le paiement.
🚫 Peut-il être désactivé ? Non.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Non.

 

E-mail de paiement réussi, contient un message confirmant le paiement réussi.
 

Préautorisation réussie

Le système envoie automatiquement cet e-mail lorsqu'une carte est préautorisée.
 

🙋‍♀️ À qui est-il envoyé ? Au client qui a effectué le paiement.
🚫 Peut-il être désactivé ? Non.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Non.

 

E-mail de préautorisation réussie, contient un message concernant la préautorisation réussie d'une carte de paiement.

 

Message non lu 

Le système envoie cet e-mail aux clients en cas de messages non lus sur Mews Guest Portal.

 

🙋‍♂️À qui est-il envoyé ? À tous les clients qui ont des messages non lus.
🚫 Peut-il être désactivé ? Oui. Les clients peuvent le désactiver dans les paramètres de Mews Guest Portal.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Non.

 

E-mail de message non lu, contient un message informant le client qu'il a un message non lu.

 

Code de vérification

Le système envoie automatiquement cet e-mail aux clients lors du processus de check-in en ligne afin qu'ils vérifient leur adresse e-mail.
 

🙋‍♀️ À qui est-il envoyé ? Uniquement aux clients qui effectuent une réservation via un tiers.
🚫 Peut-il être désactivé ? Non.
✍️ Peut-il être personnalisé ? Oui.
📩 Peut-il être renvoyé manuellement ? Non.

E-mail de code de vérification, contient un message avec un code ou un lien de vérification.

 

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