Créer une réservation dans Mews Operations

Reservation ManagementMews Operations

Dans Mews Operations, vous pouvez créer une réservation en utilisant l'une des méthodes suivantes :

  • Calendrier : il vous suffit de trouver la date et le service souhaités et de cliquer sur le bouton The plus icon.
  • Votre clavier : à l'aide du raccourci ALT + N.
  •  Tableau de bord Mews : en cliquant sur l'icône The plus icon dans la barre de menus.
  • Menu principal : en cliquant sur menu principal The main menu icon > Réservations > Créer une réservation.

Mews prend en charge les services réservables horaires ou longue durée en plus des séjours. Vous pouvez proposer de nombreux services horaires ou mensuels à vos clients, par exemple, des places de parking, des abonnements pour un espace de coworking ou une salle de réunion, etc.  Pour découvrir comment créer une réservation horaire, consultez ce guide, et ce guide pour une réservation longue durée. 

Vous pouvez choisir le statut que vous souhaitez attribuer à la réservation que vous créez, par exemple, Confirmé, Optionnel ou Demandé. Pour les réservations avec le statut « Optionnel » ou « Demandé », vous pouvez fixer une date d'échéance, c.-à-d. la date à laquelle le système libérera la réservation si elle n'est pas confirmée. 
 

Remarque : Lorsqu'une agence de voyages crée une réservation avec une adresse e-mail qui correspond à un profil existant avec un nom et des détails différents, Mews : 

  • Crée un autre profil client. 
  • Ajoute le profil client nouvellement créé à la réservation en tant que client dont le séjour est en cours. 
  • Ajoute le profil existant en tant qu'organisateur de la réservation. Ce profil contient les informations de la carte de paiement ainsi que les paiements liés à la réservation. 

Ce guide présente les étapes à suivre pour créer une réservation dans Mews Operations :
 

Étape 1 : Choisir le service, les dates et l'espace relatifs au séjour du client

Après avoir utilisé l'une des méthodes ci-dessus :

  1. Mews affiche l'écran « Nouvelle réservation ». Pour les entreprises avec des établissements répartis dans des endroits différents, vous pouvez utiliser le menu déroulant « Sélectionnez une ville ou un établissement » pour choisir l'établissement souhaité. 

    Remarque : Ce menu déroulant est disponible uniquement pour les utilisateurs dont l'établissement utilise Mews Multi-Property ou a opté pour le plan Enterprise. Ces derniers doivent

    • avoir accès à plusieurs établissements et 

  • Pour créer une réservation pour un établissement spécifique :
  1. Sélectionnez le service pour lequel vous souhaitez créer une réservation. Remarque : Le système vous invite à sélectionner un service uniquement si votre établissement a créé et configuré plusieurs services dans Mews.
  1. Sélectionnez le ou les jours pour lesquels vous souhaitez effectuer une réservation.
  2. Cliquez sur Continuer.

 

  • Si vous choisissez une ville avec plusieurs établissements dans le menu déroulant « Sélectionnez une ville ou un établissement », vous pouvez voir les disponibilités de tous les établissements de cette ville et créer une réservation dans celui de votre choix.
  1. Sélectionnez le ou les jours pour lesquels vous souhaitez effectuer une réservation. 
  2. Dans la section Disponibilité, cliquez sur le type d'espace que vous souhaitez réserver. 
  3. Sélectionnez le service de l'établissement dans lequel vous souhaitez créer une réservation. 

 

Remarque : Les profils que vous créez sont spécifiques à l'établissement dans lequel vous effectuez la réservation. Mews ne partage pas d'informations liées aux profils ou aux réservations avec d'autres établissements, qu'ils fassent ou non partie de la même chaîne.
 

Étape 2 : Ajouter la réservation à votre panier

Lors de cette étape, vous pouvez consulter vos disponibilités et ajouter des réservations à votre panier.

Au besoin, vous pouvez également modifier le service et les dates à l'aide des boutons suivants (voir capture d'écran ci-dessous) : 

 


Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez les nouvelles dates et/ou sélectionnez le nouveau service dans le menu déroulant et cliquez sur Appliquer les changements. 

 Sur l'écran Nouvelle réservation :

  1. Dans la section Options, saisissez le nom du client pour trouver ou créer son profil dans Mews Operations.
  • Vous pouvez également lier la réservation à un organisateur, une agence de voyages, une société, un voucher ou un segment.

Remarques :  

  • Sélectionner une agence de voyages, une société, un voucher ou un segment est susceptible d'avoir un impact sur les tarifs disponibles pour effectuer la réservation.
  • Lorsque vous créez une réservation dans Mews Operations, le système applique automatiquement le segment du tarif, s'il est disponible, ou le segment par défaut du service sélectionné pour la réservation. Lorsque vous créez une réservation, vous pouvez choisir manuellement le segment que vous souhaitez attribuer à chaque réservation. Pour en savoir plus, consultez ce guide.

 

  • Sur cet écran, seul le champ Voucher public est disponible. Si vous liez une société ou une agence de voyages à une réservation à laquelle un voucher est associé, le système affiche automatiquement les tarifs attribués à la société ou à l'agence de voyages. Vous n'avez pas besoin de sélectionner le voucher spécifique.
  • Pour trouver le bon contrat d'agence de voyages, dans le champ Agence de voyages, saisissez le numéro IATA unique de la société associée au contrat. Le système affiche une liste des agences de voyages en fonction de votre saisie. Sélectionnez l'agence de voyages appropriée dans les résultats de recherche et poursuivez le processus de réservation.
  • Vous pouvez également ajouter des produits supplémentaires à la réservation d'un client. Pour en savoir plus, consultez ce guide.
  1. Sous Disponibilité, sélectionnez le type d'espace que le client souhaite réserver. Une fois le type d'espace sélectionné, vous pouvez consulter vos disponibilités par catégorie d'espaces.  
  2. Dans l'onglet de la catégorie d'espaces sélectionnée, vous pouvez filtrer par espace pour affiner votre sélection. 
  3. Le menu déroulant Espaces : 

  • Affiche tous les espaces de votre établissement et vous indique leur statut, par exemple, Libre, Réservé ou Verrouillé. Vous pouvez saisir les caractéristiques de l'espace, par exemple, « Vue sur la mer », « Kitchenette », « Chambre PMR», etc., et filtrer en conséquence. 

Remarques :  

  • Pour une nouvelle réservation, vous pouvez sélectionner les espaces avec le statut Libre ou Réservé. Les réservations existantes pour cet espace ne seront pas remplacées. 
  • Pour pouvoir sélectionner des caractéristiques d'espaces dans le menu déroulant Espaces, vous devez d'abord les créer. Pour découvrir comment créer une caractéristique d'espace, consultez ce guide.  
  1. Une fois la catégorie d'espaces et les filtres sélectionnés, sélectionnez le nombre d'espaces que le client souhaite réserver ainsi que le nombre d'adultes/d'enfants qui séjourneront dans chaque espace.
  2. Sélectionnez le tarif que vous souhaitez appliquer. Remarque : Les employés qui disposent de l'autorisation « Ignorer le montant du tarif » peuvent modifier le prix de la réservation et offrir une remise, s'ils y sont autorisés. 
  • Le système classe les tarifs par groupe tarifaire. Trouvez le groupe tarifaire souhaité et sélectionnez le tarif dans le menu déroulant.
  • Le système met en évidence le tarif le moins cher par catégorie d'espaces.
  1. Pour ajouter la réservation à votre panier, cliquez sur le bouton + à côté du tarif.
  • Si le bouton + apparaît en gris, cela signifie qu'il existe une restriction vous empêchant d'ajouter la réservation à votre panier.
  • Pour accéder directement à vos restrictions, cliquez sur le lien Restreint à côté de ce bouton +.
  • Trouvez la restriction qui vous empêche d'ajouter la réservation à votre panier et modifiez-la, si besoin.
    Remarque : Vous pouvez cliquer sur Voir les politiques pour voir la politique de paiement et d'annulation qui s'appliquent à cette réservation. 
 
  1. Répétez les étapes 1 à 7 si vous créez plusieurs réservations. Une fois la réservation ajoutée à votre panier, vous pouvez modifier certaines informations de la section Options avant d'ajouter une autre réservation.
Par exemple, si vous avez créé une réservation avec le produit « Petit-déjeuner » et que vous ne souhaitez pas l'inclure dans la prochaine réservation, désélectionnez-le avant d'ajouter la seconde réservation à votre panier.
  1. Cliquez ensuite sur Suivant.
 

Étape 3 : Saisir les dernières informations

Lors de cette étape, vous pouvez ajouter les dernières informations et créer la ou les réservations.

  1. Si vous n'avez pas lié la réservation à un profil client lors de l'étape précédente, saisissez le nom du client sous « Client » pour trouver ou créer son profil dans Mews Operations. Vous pouvez également saisir le nom de l'organisateur, si la réservation a été effectuée au nom du client par un intermédiaire.
  2. Sélectionnez une option sous Origine.
  3. Remplissez tous les autres champs pertinents.
  • Vous pouvez indiquer le statut de la réservation, par exemple, Confirmé, Optionnel ou Demandé. Pour les réservations avec le statut « Optionnel » ou « Demandé », indiquez la date à laquelle le système peut libérer la réservation si elle n'est pas confirmée. Le statut sélectionné dans ce champ est susceptible d'impacter votre inventaire :
    • Demandé : aucun impact sur l'inventaire.
    • Optionnel et Confirmé : l'espace et la catégorie d'espaces sélectionnés sont pris en compte dans votre inventaire.
  • Si vous le souhaitez, vous pouvez également envoyer au client :
    • E-mail de confirmation pour une réservation confirmée.
    • Un e-mail avec un devis pour une réservation avec le statut « Optionnel » ou « Demandé ». Le client peut cliquer sur le lien contenu dans cet e-mail pour se connecter à Mews Guest Portal et confirmer ou annuler la réservation.

Remarques :  

  • Les réservations avec le statut Demandé n'apparaissent ni sur le tableau de bord ni sur le calendrier. Vous pouvez les consulter uniquement dans le rapport Réservations. 
  • Pour découvrir comment annuler des réservations avec le statut Optionnel, consultez ce guide. 
 
Si vous choisissez d'envoyer l'e-mail, vous pouvez également sélectionner la langue de l'e-mail.
 
 
  1. Vérifiez les détails de la réservation. Remarque : Vous pouvez toujours accéder aux étapes précédentes pour effectuer des modifications ou mettre à jour le nombre de réservations du panier.
  2. Cliquez sur Réserver.

Une fois ces étapes effectuées, la ou les réservations sont créées dans le système. Vous pouvez gérer vos réservations sur l'écran de gestion des réservations et les consulter et y accéder à partir du calendrier.

Pour en savoir plus sur le rapport Réservations, consultez ce guide.

 
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