Le calendrier est une représentation graphique de toutes vos réservations dans un intervalle de temps sélectionné, organisées principalement par type d'espace et ensuite par numéro d'espace au sein de ce type d'espace. Le calendrier est une représentation visuelle de toutes les activités liées aux réservations qui ont lieu dans votre établissement. Cela vous permet d'offrir un meilleur service à vos clients et de garantir un processus de check-in et d'effectuer un check-out sans heurts.   
 

Vous pouvez utiliser le calendrier pour : 

• Créer des réservations : Créez des réservations dans la vue du calendrier en fonction de l'unité de temps du service :  
• • Services à la journée/nuitée : utilisez la vue Jours.  
  • Services horaires : utilisez la vue Heures. 

• Bleu : Réservations dont le check-in ou le check-out doit être effectué d’ici la fin de la journée. 

  • des dates de check-in et de check-out,  
  • les types d'espace, les changements d'espace, et  
  • de toutes les demandes et notes relatives au séjour du client.  
• Contrôler les tâches d'entretien et de nettoyage : Planifiez et surveillez les tâches, afin de vous assurer qu'elles sont terminées à temps et que l'espace est prêt. 
• Gérer la répartition des espaces : Vous pouvez optimiser le processus de répartition des espaces et évitez les réservations en double en vérifiant quelles sont les chambres occupées, disponibles, en cours de nettoyage ou d’entretien. 
• Coordonnez les horaires du personnel: Les directrices/directeurs peuvent planifier les shifts, gérer les charges de travail et prévenir les conflits d'horaires en consultant les horaires quotidiens. 
• Suivre les paiements et les frais : Vous pouvez vérifier les frais et paiements associés à une réservation, afin que le personnel puisse identifier la moindre anomalie. 
• Gérer et optimiser l’utilisation de vos espaces : Vous pouvez identifier les opportunités de vente incitative et promouvoir des services à la journée, tels que des salles de réunion, des places de parking, et bien plus encore.  

 

Pour afficher le Calendrier dans Mews Operations, 
 

• Cliquez sur l'icône dans le Tableau de bord, ou 

• Allez dans le menu principal > Réservations > Calendrier. 

 

 
Au sommaire de ce guide : 

• Fonctionnalités du calendrier 
  • Couleurs du statut des réservations
  • Couleurs du statut du service d'étage 
• Filtres du Calendrier 
  • Barre de menus
  • Filtres  
• Données du calendrier 
  • Espaces  
  • Réservations
  • Événements du calendrier

 

Vous trouverez ci-dessous une description détaillée de l’ensemble des fonctionnalités, filtres et données disponibles sur le Calendrier ainsi que des explications pour une utilisation optimale de ces outils.

 

Fonctionnalités du calendrier  

Les couleurs de l'état de la réservation et de l'état du service d'étage dans le calendrier sont vives, pour vous aider à distinguer les différents états.
 

Couleurs du statut des réservations 

• Orange : Réservations qui nécessitent une action urgente, comme les désistements ou les options qui ont expiré, notamment un check-in ou un check-out manqué. 
• Bleu: Les réservations qui nécessitent une action immédiate. Il s'agit de réservations dont le check-in/out doit être effectué d'ici à la fin de la journée. 
• Gris foncé : Réservations en interne qui ne nécessitent pas d’action ce jour. Leur check-in a déjà été effectué et leur date de check-out est prévue à une date ultérieure. 
• Jaune : Réservations qui signalent des espaces hors-service. Un espace avec ce statut n'est plus disponible à la vente. 
• Gris clair : Réservations qui sont soit dans le passé, soit dans le futur et qui ne se chevauchent pas ce jour. 
• Les réservations Usage interne sont indiquées en violet. 
• Vert : Check-ins en ligne. 
• Ligne pointillée : Réservations optionnelles qui n’ont pas été confirmées ou qui ont atteint leur date d’échéance. 

  

Couleurs du statut du service d’étage 

• Jaune : Espace hors-service, une action à long terme. 
• Rouge : Espace hors-service, une action urgente. Vous ne pouvez pas procéder au check-in d’un client pour cet espace. 
• Orange : Espace sale, requiert votre attention, mais pas d’action urgente. 
• Vert : Espace inspecté, une action terminée. 
• Bleu : Espace propre, une action à terminer. 

   

Filtres du Calendrier 

Barre de menus

En haut du Calendrier, Mews met à votre disposition plusieurs filtres différents : 

• Recherchez un espace : Tapez pour effectuer une recherche par le nom de vos catégories d'espace, ou par numéro d'espace, pour afficher les espaces dont les critères correspondent à vos termes de recherche. Le Calendrier défile automatiquement jusqu’au premier terme correspondant à votre recherche et affiche les résultats en gris.

Note : La barre de recherche indique s'il y a plusieurs résultats contenant le même nom. Pour une navigation plus rapide, vous pouvez utiliser les icônes de la barre de recherche pour passer au résultat suivant ou précédent. 

• Flèches :  
  • Cliquez sur les doubles flèches pour avancer d'un mois ou reculer d'un mois le calendrier.  
  • Cliquez sur les flèches simples pour avancer ou reculer d'une semaine le calendrier ou . 
• Aujourd'hui : Cliquez sur pour revenir à la date d'aujourd'hui'. Mews le met toujours en évidence en bleu sur le calendrier. 
• Optimiser la répartition des espaces : cette fonctionnalité est disponible uniquement si vous avez opté pour le plan Enterprise. Elle fonctionne uniquement avec les vues Heures et Jours. Cliquez sur pour regrouper automatiquement vos réservations et obtenir un aperçu clair des disponibilités. Pour en savoir plus, consultez ce guide.  

Remarque : Si votre établissement possède des espaces imbriqués, c’est-à-dire des espaces dans des espaces, vous devrez optimiser la répartition de vos espaces manuellement. 

• Sélectionner une date : cliquez sur le calendrier déroulant pour sélectionner une date spécifique et y aller. 
• Sélectionnez l'unité de temps : Cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner l'unité de temps à afficher. Vous pouvez choisir entre Heures, Jours et Mois. 
• Sélectionnez la vue: Cliquez sur le menu déroulant pour modifier la vue de la densité et effectuer un zoom avant ou arrière sur le calendrier. Vous pouvez choisir entre Aéré, Par défaut et Compact. 

 

Filtres   

En haut à droite du calendrier, cliquez sur pour afficher les filtres suivants : 

• Sélectionner le service : Sélectionnez un service parmi les services réservables que vous avez définis pour votre établissement. Par exemple, Séjour, Usage en journée, Parking, Bureau etc. Remarque : Seuls les services réservables que vous avez déjà configurés et activés pour votre établissement seront visibles. Pour en savoir plus sur la création d’autres services réservables, consultez ce guide. 
• Étage : Sélectionnez l’étage ou les étages que vous souhaitez afficher. Il est possible de sélectionner plusieurs étages à la fois.  
• Caractéristiques de l’espace : Sélectionnez parmi les caractéristiques proposées par votre établissement. Par exemple, Balcon, Vue sur la mer, Côté jardin. 
• Catégorie d’espace : Choisissez parmi les types d’espaces que vous avez définis pour votre établissement. 

  

Données du calendrier 

Espaces  

La colonne la plus à gauche du Calendrier contient une liste de vos catégories d’espaces. 

• En zoomant et en dézoomant, vous pouvez remarquer que les Noms abrégés sont souvent utilisés ici en raison de l’espace limité.  
• Dans chacune de ces catégories d’espaces, vous pouvez voir les noms d’espaces ou les numéros correspondants, chacun étant indiqué sur une ligne distincte. Le système affiche également le numéro des espaces dans la couleur du statut d'espace correspondant afin que vous puissiez les identifier facilement. 
• Si des espaces contiennent d’autres espaces, par exemple, un dortoir avec plusieurs lits ou un espace de coworking avec plusieurs bureaux, le Calendrier les représentera également. Mews attribue une ligne distincte à chaque espace imbriqué sur le Calendrier. 
• Il est possible de cliquer sur tous les numéros d’espaces pour accéder directement à la page des détails de l’espace correspondant. Cliquez sur pour ouvrir la page de détails correspondante dans une fenêtre latérale. Sur cette page, vous pouvez : 
  • Trouver toutes les informations concernant le statut de l’espace. 
  • Modifier rapidement le statut de la chambre en Sale, Propre, Inspecté, Hors-service ou Hors d’usage. 
  • Trouver un récapitulatif de tous les blocs Hors d’usage.  
  • Afficher les modifications récentes du statut d’un espace. Pour ce faire, sélectionnez le bouton Tous. pour accéder au Journal d'actions. 

  

Réservations  

Les réservations apparaissent comme des blocs sur le Calendrier et occupent un intervalle qui correspond à la durée de la réservation. 

• Les blocs d’espaces du Calendrier représentent avec précision les heures d’arrivée et de départ pour chaque réservation. Mews les affiche toujours dans leur couleur d’action appropriée. 
  • Le Calendrier affiche chaque réservation avec le nom du titulaire de la réservation au format Nom, Prénom. 
  • Si vous attribuez une ou plusieurs Classifications client à un client, les icônes correspondantes s’afficheront après le nom du client. 
• Lorsque vous cliquez sur une réservation, une fenêtre Smart detail contenant les détails de la réservation s’ouvre. 
  • Sur cet écran, vous pouvez sélectionner les boutons Gérer ou Grouper pour ouvrir l’écran de gestion des réservations, ou 
  • Utilisez le bouton d’action approprié pour effectuer le check-in ou le check-out de la réservation. 
  • Dans la fenêtre Smart Detail, vous pouvez cliquer sur l'icône située à côté du nom du client'pour accéder directement au profil de ce client'. Vous pouvez y gérer leurs données personnelles, le cas échéant. 

 

Au sommaire de ce guide : 

• L'icône de genre placée devant le nom du client indique une réservation de lit simple pour un client de sexe féminin dans un dortoir ou un espace à plusieurs lits. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les auberges de jeunesse dont l'espace dortoir est exclusivement réservé aux femmes.  
• L'icône  peut également apparaître avant le nom du client. Elle indique qu'il s'agit d'une réservation verrouillée et que vous ne pouvez pas la déplacer ou la surclasser. Pour obtenir des informations détaillées sur la gestion des réservations sur le calendrier, consultez ce guide. 
• Si une réservation apparaît avec l'icône  , cela signifie qu'il s'agit soit d'une réservation de groupe, soit que la réservation a été effectuée par des amis ou des proches d'un employé de l'hôtel. 
• Si une réservation apparaît avec l'icône , cela signifie que le propriétaire de la réservation est un client récurrent. Le nombre à l'intérieur de l'icône montre le nombre total de séjours précédents dans votre chaîne ou établissement.
• Si une réservation apparaît avec l'icône , cela signifie que la réservation a été surclassée. 

 

Événements du calendrier

Le calendrier affiche vos événements sous forme de notes le jour où ils ont lieu : . Pour découvrir comment créer, modifier ou supprimer un événement calendaire, consultez ce guide. 

 

Pour en savoir plus sur la configuration du Calendrier, consultez ce guide.