Du kannst eine Rechnung nicht bearbeiten, nachdem sie geschlossen wurde. Jedoch gibt es unter Umständen Vorfälle, bei denen du Korrekturen vornehmen möchtest, wie etwa Folgendes: 

• Eine geschlossene Rechnung korrigieren Zum Beispiel: Name und/oder Adressangaben 
• Korrekturen von geschlossenen Rechnungen mit inkorrekten Rechnungsposten

Du benutzt „Rückbelastungen“, um geschlossene Rechnungen bei Mews zu korrigieren. Eine Rückbelastung, auch als Umsatzstornierung oder in manchen Ländern als Gutschrift bekannt, ist in der Tat eine negative Rechnung. Sie wird benutzt, um eine geschlossene Rechnung auszugleichen. Die Posten, die du auf der Rechnung für die Rückbelastung buchst, werden als Rückbelastungsposten bezeichnet.

Hinweis:

• Du kannst auch keine Rechnungen mit einem Datum in der Vergangenheit erstellen oder deren Datum ändern. Wenn du das tun musst, musst du ein externes Buchhaltungssystem benutzen.
• Du kannst die Anzahl der Gäste einer Reservierung nicht mehr ändern, sobald die Rechnung abgeschlossen ist, auch wenn du sie zurückbelastest.
• Im französischen Rechtsumfeld kannst du wegen des folgenden Gesetzes keine mit der Rechnung in Verbindung stehende Firmenadresse hinzufügen oder ändern, wenn du eine Rechnung rückbelastest:
  • Der Empfänger der zurückbelasteten Rechnung muss mit dem Empfänger der ursprünglichen Rechnung übereinstimmen.
  Befolge die Anweisungen in Schritt 1 dieser Anleitung und erstelle dann die Rechnung manuell neu, indem du alle erforderlichen Posten buchst.

 
In diesem Artikel kannst du mehr über die Schritte erfahren, um eine geschlossene Rechnung mit Rückbelastungen zu korrigieren: 

• Schritt 1: Inkorrekte Rechnung zurückbelasten und aufheben
• Schritt 2: Korrekturen durch eine weitere Rückbelastung anwenden oder eine neue aufgeschlüsselte Rechnung erstellen
  • Weitere Rückbelastung erstellen
  • Neue aufgeschlüsselte Rechnung erstellen
    • Ursprüngliche Rechnung erneut erstellen
    • Deine Korrekturen vornehmen

 

Schritt 1: Inkorrekte Rechnung zurückbelasten und aufheben

1. Finde die Rechnung, die du korrigieren musst und öffne sie.

• Suche direkt von der Suchleiste bei Mews aus nach der Rechnungsnummer.
• Gehe zu Hauptmenü  > Finanzen > Rechnungen.

2. Klicke auf die Taste  Rückbelastung. 

• Nur Benutzer mit der Berechtigung „Posten zurückbelasten“ können die Taste „Rückbelastung“ benutzen. Administratoren können festlegen, welche Mitarbeiter in deren Unterkunft die Funktion „Rückbelastung“ benutzen können. Darüber kannst du hier mehr erfahren. 
• Wenn ein Benutzer auf dem Bildschirm ist, für den die Berechtigung entfernt ist, kann er oder sie die Aktion nicht ausführen. Hinweis:

3. ​​​​Du kannst jetzt individuelle Rechnungsposten aus der Liste der Rechnungsposten auswählen oder für die Posten in der Liste Alle auswählen oder Alle abwählen wählen, indem du die Box ganz oben abhakst oder nicht abhakst.

4. Im Bereich Rückbelastungsgrund auf der rechten Seite,
   • Wähle aus dem ausklappbaren Menü Aus den häufigsten Optionen wählen den Grund für die Rückbelastung.
   • Tippe den Grund im Kästchen Grund ein und klicke auf Rückbelastung. 
5. Ein Fenster öffnet sich, um zu bestätigen, dass du die gewählten Posten zurückbelasten möchtest. Klicke zur Bestätigung auf Rückbelastung. 
6. Im Gästeprofil wird so der Tab Abrechnung geöffnet, in dem du die offene Rechnung mit der Rückbelastung sehen kannst. 
7. Um eine Zahlung zu behalten, die bereits vorgenommen wurde, musst du eine Rückerstattung per Ausgleichszahlung verarbeiten, sodass du eine neue Rechnung erstellen kannst. Klicke auf Zahlungen ˅ und wähle Kartenzahlung.
8. Wähle den Tab Terminal.
9. Buche den im Voraus ausgefüllten negativen Betrag. Dadurch wird eine Rückerstattung per Ausgleichszahlung für die Rückbelastung erstellt. Vergewissere dich auch, dass dieselbe Karte vorher benutzt wurde, damit die Buchhaltung korrekt aufrechterhalten wird. Klicke dann auf Erstellen.
10. Wenn die Rechnung ausgeglichen ist, kannst du auf Schließen klicken. 
11. Dadurch wird die Seite „Prüfen und Schließen“ geöffnet, wo du die Seite prüfen und erneut auf Schließen klicken kannst.

• Das Konsumierungsdatum der „Rückbelastungsposten“, d. h. jegliche Posten, die auf einer Rechnung während einer Rückbelastung aufgelistet werden, ist immer das Datum, an dem die Posten für die Rückbelastung erstellt werden.
• Du kannst das Etikett Zurückbelastet neben den zurückbelasteten Posten sehen. Hinweis:
• Die Taste „Rückbelastung“ ist bei zurückbelasteten Rechnungen ausgegraut und du kannst ein Etikett namens Komplett zurückbelastet daneben sehen.   Hinweis:

Schritt 2: Korrekturen durch ein weitere Rückbelastung anwenden oder eine neue aufgeschlüsselte Rechnung erstellen

Je nach deinem Zweck und deinem rechtlichen Umfeld kannst du die ursprüngliche Rechnung erneut erstellen, um diese zu ändern.  

Hinweis:

• Hinweis: Du kannst nicht zweimal in rechtlichen Umfeldern zurückbelasten, in denen die Details des Rechnungsempfängers dieselben wie auf der ursprünglichen Rechnung sein müssen, zum Beispiel in Frankreich.
• Du kannst auch die Funktion der doppelten Rückbelastung nutzen, um abgeschlossene Rechnungen zusammenzuführen. Dadurch werden die Rechnungen im Gastprofil wieder freigegeben. Dann kannst du alle Posten in eine Rechnung verschieben.
  • Wenn eine Rückbelastung auf einer Rechnung und eine Rückerstattung auf einer anderen Rechnung erscheint, führe die beiden Rechnungen zusammen, bevor du sie schließt. Achte darauf, dass du für beide Rechnungen das Kästchen Alles auswählen anklickst, wenn du den Schritten hier folgst. Stelle sicher, dass der Endsaldo der Rechnung gleich Null ist und schließe die Rechnung ab.
     

Weitere Rückbelastung erstellen 

1. Öffne die Rechnung, die du gerade zurückbelastet hast.  
2. Klicke auf die Taste Rückbelastung. Dadurch werden die ursprünglichen Posten mit einem positiven Wert zurückgebracht. Wenn du die ursprüngliche Rechnung auf diese Weise rekonstruierst, bleibt das Konsumierungsdatum das Gleiche wie auf der ursprünglichen Rechnung. 
3. Auf dieser neuen offenen Rechnung kannst du notwendige Änderungen vornehmen. 
   • Du kannst Firmendetails hinzufügen, indem du die Option Rechnung an Firma ausstellen auswählst.
   • Unter Umständen kannst du einige Posten stornieren, wie etwa Produkte vom Tab Posten des Reservierungsbildschirms.​​​​​​

 

1. • Du kannst Posten auch entfernen, indem du diese in ein separates Fenster verschiebst und eine negative Version davon buchst. 
2. Sobald du die Korrekturen an der Rechnung vorgenommen hast, schließe die Rechnung und füge eine Ausgleichszahlung hinzu. Klicke auf Kartenzahlung und wähle dann den Tab Terminal aus, um den Zahlungsbildschirm im Voraus auszufüllen.

5. Gib denselben Betrag wie die ursprüngliche Zahlung mit einem positiven Wert ein, um die positiven Posten auszugleichen. 
6. Klicke auf Erstellen. 
7. Jetzt kannst du die korrigierte Rechnung schließen. 

 

Aufgeschlüsselte Rechnung erstellen

Bevor du beginnst, mach Folgendes: 

1. Erstelle einen Service, der denselben Namen, dieselbe Währung, denselben Steuersatz und dieselbe Buchhaltungskategorie wie dein Aufenthaltsservice besitzt.
2.  Vergewissere dich, dass du die Option Überschreibbarer Preis enthalten in den Serviceoptionen auswählst. Sie benutzen diesen Service, um ursprüngliche Posten für den Aufenthalt auf der neuen Rechnung wiederholt abzubilden. Hier erfährst du mehr über die Einrichtung deines Aufenthaltsservices und über die Erstellung von neuen Services.

 

Ursprüngliche Rechnung erneut erstellen

3. Gehe zum Abrechnungsbildschirm des Kunden, dessen Rechnung du zurückbelastet hast. 

Hinweis: Um einen Kunden zu finden, kannst du nach dessen Namen oder E-Mail-Adresse in der Suchleiste von Mews suchen.

4. Gehe zu deren Kundenprofil und gehe dann zum Tab Abrechnung.
5. Klappe die Rechnung aus, die du Produkten hinzufügen möchtest, oder klicke auf + Rechnung, um eine neue zu erstellen.
6. Klicke auf + Produkt hinzufügen und wähle den Service aus, den du für die Neuerstellung der Beherbergungsgebühren benutzt, also den mit dem gleichen Namen wie dein Aufenthaltsservice.
7. Gib unter Betrag den Preis für die Unterbringung des Kunden von der Rechnung ein, die du zurückbelastet hast. 

8. Klicke auf + Produkt hinzufügen und füge jeden weiteren Posten hinzu, der auf der ursprünglichen Rechnung war.
9. Klicke auf Zahlungen ˅, um den Zahlungsbildschirm in der Rechnung vorab auszufüllen. 
10. Wähle dieselbe Zahlungsart wie die ursprüngliche Zahlung aus. 

11. Klicke auf Erstellen.

 

Deine Korrekturen vornehmen

Nachdem du die ursprüngliche Rechnung neu erstellt hast, kannst du mit den Korrekturen beginnen. Um Posten von der ursprünglichen Rechnung zu stornieren, musst du einen negativen Rechnungsposten erstellen, der diesen Posten aufhebt.

12. Füge den negativen Rechnungsposten zum Gästeprofil hinzu, um den falschen Rechnungsposten zu stornieren.
13. Um den Kunden den negativen Postenbetrag zurückerstatten, klicke auf Zahlungen ˅ und wähle die Zahlungsart, in der die Rückerstattung des Kunden sein soll.
14. Klicke auf Erstellen.
15. Wenn die Rechnung ausgeglichen ist, kannst du auf Schließen klicken.
16. Nachdem du die Rechnung geschlossen hast, prüfe diese in der Seite „Überprüfen und Schließen“ und klicke erneut auf Schließen.