Der Raumstatusbericht kann von Housekeeping und Management verwendet werden, um auf einfache Weise den Housekeeping-Status aller Räume in deiner Unterkunft zu überwachen. Ein schneller visueller Überblick über diesen Bericht ist immer in Mews Operations im Mews Dashboard sichtbar.

Um den Raumstatusbericht in Mews Operations anzuzeigen,

• klicke in deinem Mews Dashboard im Bereich Räume auf , oder
• gehe zum Hauptmenü > Betriebsabläufe > Raumstatus.

• Filter im Bericht einstellen
• Felder im Bericht verstehen
• Bericht exportieren
• Bericht benutzen
  • Zuweisung für Housekeeping
    • Räume an Mitarbeiter zuweisen
      • Räume filtern
      • Gefilterte Räume zuweisen
  • Setzen eines Raumes auf Out of order
    • Den Raumstatus auf Out of order setzen  
  • Einstellungen konfigurieren, um Änderungen des Raumstatus zu automatisieren
    • Intervall für Housekeeping
  • Zugewiesene Personen um Mitternacht entfernen
• Automatische Änderungen des Raumstatus
  • Freie Räume
  • Belegte Räume
  • Reservierungsänderungen
  • No-Shows

Filter im Bericht einstellen

Der Bericht bietet mehrere Filteroptionen, mit denen du die Ergebnisse eingrenzen kannst. 

• Datum - Wähle ein Datum in der Vergangenheit, um dir die Raumbelegung und die Verfügbarkeit für diesen Tag anzeigen zu lassen. Hinweis: Das Filtern nach vergangenen Daten zeigt weder den historischen Housekeeping-Status noch die zugewiesenen Mitarbeiter. Der Housekeeping-Status des Raums und die zugewiesenen Mitarbeiter entsprechen immer dem aktuellen Datum.
• Service - Wähle, für welchen Service du den Bericht sehen möchtest.
• Gruppieren nach:
  • Zugewiesener Mitarbeiter: Gruppiert Räume nach zugewiesenen Mitarbeitern.
  • Kategorie: Gruppiert Räume nach Raumkategorie. Achte darauf, dass du auch einen Service auswählst.
  • Stockwerk: Gruppiert Räume nach der Etagennummer.
  • Status: Gruppiert Räume nach dem aktuellen Status, z. B. Sauber, Geprüft oder Schmutzig.
• Optionen: Wähle eine der folgenden Optionen aus, um sie in den Bericht aufzunehmen:
  • Zugewiesene Mitarbeiter anzeigen: Namen der Mitarbeiter, die den Räumen zugewiesen sind.
  • Hinweise zu Gästen anzeigen: Hinweise aus dem Gästeprofil.
  • Produkte anzeigen: Aufenthaltsbezogene Produkte, die ein Gast bestellt hat.
  • Hinweise zur Reservierung anzeigen: Hinweise zu einer Reservierung.
• Filtern Eingrenzen der Ergebnisse für Räume nach der Art oder dem Status der Reservierung.
  • Angereist: Reservierungen, die angereist sind und den Check-in abgeschlossen haben.
  • Angereist oder anreisend: Reservierungen, die an diesem Tag angereist sind oder später an diesem Tag anreisen.
  • Anreisend: Reservierungen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt während des gewählten Datums anreisen.
  • Abgereist: Reservierungen, die den Check-out abgeschlossen haben und an diesem Tag abgereist sind.
  • Abgereist und anreisend: Gruppen, die mit einer anderen Gruppe, die am selben Tag anreist, im selben Raum abgereist sind.
  • Abgereist oder abreisend: Diejenigen, die den Check-out abgeschlossen haben und abgereist sind, und diejenigen, die an diesem Tag abreisen.
  • Abreisend: Reservierungen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt während des ausgewählten Datums abreisen, dies aber noch nicht getan haben.
  • Abreisend und anreisend: Wenn eine Gruppe an diesem Tag abreist und eine andere Gruppe an diesem Tag im selben Raum anreist.
  • Interne Verwendung: Reservierungen, die für ein Mitglied des Hotelpersonals gebucht oder für eine Veranstaltung im Zusammenhang mit der Unterkunft genutzt werden.
  • Keine Anreise und keine Übernachtung: Jede Buchung, die nicht an diesem Tag anreist oder über Nacht bleibt, nachdem sie bereits angereist ist.
  • Keine Abreise und keine Übernachtung: Jede Buchung, die nicht an diesem Tag abreist und auch nicht über Nacht bleibt, nachdem sie früher angereist ist.
  • Out of order: Jeder Raum, der nicht reserviert und aus dem Inventar genommen werden kann, weil er repariert werden muss oder aus anderen Gründen, die einen Aufenthalt der Gäste in diesem Raum verhindern würden.
  • Übernachtung: Jede Buchung, die einen Aufenthalt über Nacht vorsieht und an diesem Tag weder angereist, ist noch an diesem Tag abreist.
  • Genutzt: Jeder Raum, der gerade genutzt wird oder später an diesem Tag genutzt werden soll. Du kannst auch Räume sehen, die mit Out of order markiert sind.
  • Frei: Ein unbelegter Raum.
  • Frei oder abgereist: Ein unbelegter Raum oder ein Raum, in dem ein Gast früher am Tag abgereist ist.
• Zugewiesener Mitarbeiter: Wähle einen Mitarbeiter aus dem Menü aus, um die Ergebnisse auf die Räume einzuschränken, die diesem Mitarbeiter zugewiesen sind.
• Status: Einschränken der Raumergebnisse nach Housekeeping-Status.
  • Sauber
  • Schmutzig
  • Geprüft
  • Out of order
  • Out of service
• Stockwerk Beschränkt die angezeigten Ergebnisse auf eine bestimmte Etage.
• Raumkategorie: Schränkt die Raumergebnisse nach Raumkategorie ein.

• Zeigt das System zeigt nur passende Betten, auch wenn der Raum als Ganzes nicht in diesen Ergebnissen enthalten ist.
• Zeigt der Bericht keine Betten mit einem anderen Status an, die in demselben Raum stehen. 

 

Felder im Bericht verstehen

Oben im Bericht siehst du eine Übersicht über die Anzahl der verfügbaren Räume sowie die Anzahl der sauberen, schmutzigen, inspizierten, Out of order- oder Out-of-service-Räume.
 

• Anreisen: Die Anzahl der Reservierungen, die an dem Tag beginnen. 
• Abreisen: Die Anzahl der Reservierungen, die an diesem Tag enden. 
• Übernachtungen: Die Anzahl der laufenden Reservierungen. 
• Reinigung überspringen: Die Anzahl der Räume, in denen das Personal die Reinigung überspringen kann. Wie du die Option „Reinigung überspringen“ in den Einstellungen deiner Unterkunft aktivierst, erfährst du im Bereich mit Besuchsoptionen hier. 

Standardmäßig stellt Mews den Bericht über den Raumstatus als Liste aller Räume in deiner Unterkunft dar, geordnet nach Stockwerken, einschließlich Räumen, Betten, Wohnungen usw. Du kannst den Filter „Gruppieren nach“ verwenden, um die Organisation des Berichts zu ändern und die Art und Weise, wie du deine Ergebnisse ansiehst, anzupassen.

• Für jede Raumnummer gibt es ein ausklappbares Menü, mit dem du den Status jedes Raums sofort ändern kannst.
• Das wichtigste Feature ist die Echtzeit-Darstellung aktueller und bevorstehender Reservierungen, wobei die vertikale gepunktete Linie die aktuelle Uhrzeit darstellt. Hinweis: Das Filtern nach vergangenen Daten zeigt weder den historischen Housekeeping-Status noch die zugewiesenen Mitarbeiter. Der Housekeeping-Status des Raums und die zugewiesenen Mitarbeiter entsprechen immer dem aktuellen Datum.

Für jede Reservierung werden die folgenden Informationen angezeigt:
 

 

• Datum oder Zeitpunkt der Anreise Bei Anreisen am gleichen Tag wird im Bericht die Tageszeit angezeigt, bei Anreisen an anderen Tagen lediglich das Datum.
• Anzahl der Begleitpersonen Anzahl der Gäste, die für die Reservierung erwartet werden.
• Name des Gastes: Durch Klicken auf den Namen des Gastes wirst du direkt zu dessen Gästeprofil weitergeleitet.
• Intern: Der Bericht zeigt alle internen Indikatoren und Icons neben dem Namen des Gastes an, z. B. , wenn es sich um einen wiederkehrenden Gast handelt.
• Datum und Zeitpunkt der Abreise Bei Abreise am gleichen Tag wird im Bericht die Tageszeit angezeigt, bei Abreisen an anderen Tagen lediglich das Datum.

Du kannst die Filter verwenden und auswählen, ob Folgendes enthalten sein soll:

• Hinweise zum Gast: Alle zusätzlichen Hinweise oder Informationen auf dem Gästeprofil.
• Produkte: Alle Produkte, die bei der Reservierung enthalten sind oder die der Gast mit der Menge jedes Produkts hinzufügt. 
• Reservierungshinweise: Alle zusätzlichen Informationen und Hinweise zu dieser Reservierung.

Der Bericht zeigt Reservierungen für die Interne Verwendung und Out-of-order-Sperren mit den folgenden Details an:
 

• Startdatum oder Uhrzeit: Wenn der Start am selben Tag erfolgt, zeigt der Bericht die Uhrzeit an, aber wenn der Start an einem anderen Tag erfolgt, zeigt er das Datum an.
• Name: Der Name, den du bei der Erstellung angibst. Dies sollte eine kurze Beschreibung des Problems oder des Grundes für die Reservierung sein.
• Enddatum oder Uhrzeit: Fällt das Ende auf denselben Tag, zeigt der Bericht die Uhrzeit an, fällt das Ende jedoch auf einen anderen Tag, zeigt er das Datum an.

Bericht exportieren

Um den Bericht zu exportieren, kannst du auf Export klicken und dann auf:

• Zu Excel exportieren: So exportierst du den Bericht als Excel-Datei. 
• Exportzeitplan erstellen: So erstellst du einen Exportzeitplan für diesen Bericht.

Sobald du die Mitarbeiter den Räumen zugewiesen hast, kannst du zum Bericht über den Raumstatus zurückkehren. Das System füllt den Filter Gruppieren nach automatisch mit „Zugewiesener Mitarbeiter“ vor und du kannst die zugewiesenen Mitarbeiter neben einer Liste aller Räume sehen, für deren Reinigung sie zuständig sind.
 

Bericht benutzen

Housekeeping-Zuweisung

In den meisten Unterkünften beginnt die Schicht des Housekeeping um 08:00 und endet um 16:00 Uhr. Daher werden die Räume theoretisch in der gleichen Reihenfolge gereinigt und geprüft. Allerdings wirst du bei Verwendung dieses Berichts feststellen, dass der Status der meisten Räume zwischen 15:00 und 16:00 Uhr zu Geprüft geändert wird.
Das bedeutet, dass die Housekeeper nicht einfach und schnell kommunizieren können, wenn sie einen Raum fertig gereinigt haben. Diese Fehlkommunikation kann sich nachteilig auf die Gäste auswirken, da die Räume zwar gereinigt und bereit sind, die Gäste aber trotzdem nicht vor ihrer offiziellen Check-in-Zeit einchecken können.

Mews bietet eine großartige Housekeeping-App, sowohl für iOS als auch für Android, die deiner Housekeeping-Abteilung ein großartiges Tool bietet, um die Geschwindigkeit zu optimieren, mit der sie die Räume im System kontrolliert. Hier erfährst du mehr über die App von Mews. 
 

Zuweisen von Räumen an Mitarbeiter

In der Kopfzeile des Berichts siehst du auf der rechten Seite das Icon Räume den Mitarbeitern zuweisen, das eines der wichtigsten Features dieses Berichts darstellt:

Räume den Mitarbeitern zuweisen Icon: Mit diesem Icon kannst du den Housekeepern, die derzeit in deiner Unterkunft arbeiten, Räume in jeder Unterkunftsart, jedem Status und jeder Etage zuweisen. Hinweis: Wenn du den einem Raum zugewiesenen Mitarbeiter aktualisierst, aktualisiert Mews nur die aktuellen Informationen und speichert keine früheren Einträge für zugewiesene Mitarbeiter.

Wenn du auf das Icon klickst, leitet dich das System zum Zuweisungsformular weiter, wo du die folgenden Optionen siehst:

Räume filtern

• Raumtypen: Wähle aus, welche Raumtypen du den Mitarbeitern zuweisen möchtest. 
• Status: Das System weist die ausgewählten Mitarbeiter nur diesem bestimmten Raumstatus zu.
  • Sauber: Weist die Mitarbeiter den sauberen Räumen zu, die noch geprüft werden müssen.
  • Schmutzig: Weist die Mitarbeiter den schmutzigen Räumen zu, die gereinigt und geprüft werden müssen.
  • Geprüft: Weist die Mitarbeiter bei Bedarf den bereits inspizierten Räumen zu.
  • Out of order: Weist die Mitarbeiter Räumen zu, die eine größere Reparatur benötigen.
  • Out of service: Weist die Mitarbeiter Räumen zu, die kleinere Reparaturen benötigen.
• Stockwerk: Wählt die Etage aus, der du einen Mitarbeiter zuweisen möchtest.

Gefilterte Räume zuweisen

• Zugewiesener Mitarbeiter: Wählt den Mitarbeiter aus, den du bestimmten Räumen zuweisen möchtest.
• Räume: Wählt die Räume aus, die du dem Mitarbeiter zuweisen möchtest, der im Feld „Zugewiesener Mitarbeiter“ ausgewählt wurde.
  
  Hinweis:
  
  • Du kannst jeden Raum nur einer Person zuweisen.
  • Wenn du den zugewiesenen Mitarbeiter eines Raums änderst, speichert Mews keine Aufzeichnungen über frühere zugewiesene Mitarbeiter. 

Setzen eines Raumes auf Out of order

Einen Raum auf Out of order zu setzen, ist eine schwerwiegende Entscheidung, die nur von einem Vorgesetzten getroffen werden sollte.

• Mews nimmt die Out-of-order-Räume aus dem zentralen Bestand, und du kannst sie während des gewählten Zeitraums nicht verkaufen.
• Das verringert deine Verfügbarkeit und wirkt sich auf deinen RevPAR aus. Diesen Status sollten Mitarbeiter also nur in Ausnahmefällen verwenden. 

Hinweis:

• Wenn du einen Raum auf Out of service setzt, hat das keinen Einfluss auf deine Verfügbarkeit oder den RevPar, während das beim
• Setzen eines Raumes auf Out of order der Fall ist.

Raumstatus auf Out of order setzen

1. Klicke auf die Nummer des Raumes, den du auf Out of order setzen möchtest (OOO). 
2. Klicke dann auf die Schaltfläche Out of order. Das System leitet dich zu einem anderen Bildschirm weiter, wo du die folgenden Felder ausfüllen musst:

• Bezeichnung der Sperre: Gib eine Kurzbezeichnung für das Problem ein.
• Zugewiesener Raum: Das System trifft eine Vorauswahl, wenn du auf die Nummer des Raumes klickst. Du kannst auch einen anderen Raum aus dem ausklappbaren Menü auswählen.
• Start: Wähle das Datum und die Uhrzeit aus, zu der die OOO-Sperre beginnen soll.
• Ende: Wähle das Datum und die Uhrzeit aus, zu der die OOO-Sperre enden soll und der Raum wieder in Ordnung ist. Das System ändert den Status des Raums zu der gewählten Endzeit automatisch in Schmutzig.
• Hinweise: Es ist wichtig, den Grund für das Setzen des Raums auf Out of order anzugeben, damit du dein Team informieren kannst. Du kannst auch weitere Hinweise zu dem Problem angeben.

3. Klicke auf Erstellen. Der Bericht listet jetzt Details über die Sperre auf dem Bildschirm mit den Eigenschaften des Raums auf. Du kannst jede dieser Informationen bearbeiten, indem du auf den Namen der Sperre klickst. 

Wenn du einen Raum für die Interne Verwendung reservierst oder einen Raum auf Out of order setzt, musst du sowohl Start- als auch Enddatum und -uhrzeit angeben, die dann als reservierter Block in der Zeitachse sichtbar sind. Der Raumstatus ändert sich automatisch zum Datum und zur Uhrzeit, zu der die Sperre endet, in Schmutzig.
 

Einstellungen konfigurieren, um Änderungen des Raumstatus zu automatisieren

Du kannst die Statusänderungen für Räume automatisieren, um es für das Housekeeping zu vereinfachen, indem du deine Aufenthaltseinstellungen konfigurierst. So konfigurierst du die Einstellungen deines Services für den Aufenthalt, um Änderungen im Raum zu automatisieren:

1. Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü > Einstellungen > Services > Buchbare Services. Wähle einen buchbaren Service aus, um dessen Housekeeping-Einstellungen zu konfigurieren. 
2. Gehe unter Allgemeine Einstellungen zum Bereich Optionen. Unter dem Feld Besuchsoptionen kannst du eine der folgenden Optionen, die zum Status des Raums gehören, aktivieren, indem du Folgendes aus dem ausklappbaren Menü auswählst:

• Ändern über Nacht von Geprüft zu Sauber: Das System ändert jeden Morgen von 04:00–05:00 Uhr geprüfte freie Räume automatisch in Sauber. Wenn du diese Option nicht auswählst, bleibt der Status des Raums sieben Tage lang unverändert, bevor er automatisch in Schmutzig geändert wird.
• Check-in setzt den Raum auf Schmutzig:Mews ändert den Status des Raums automatisch in Schmutzig, wenn du einen Gast eincheckst.
• Check-out setzt den Raum auf Schmutzig:Mews ändert den Status des Raums automatisch auf Schmutzig, wenn der Gast ausgecheckt ist.

Zugewiesene Mitarbeiter um Mitternacht entfernen

Standardmäßig behält der Raumstatusbericht den Namen des zu jedem Raum zugewiesenen Benutzers vom vorherigen Tag bei. So entfernst du die zugewiesenen Mitarbeiter automatisch um Mitternacht aus dem Raumstatusbericht:

1. Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü > Einstellungen > Unterkunft.
2. Wähle in den Allgemeinen Einstellungen aus dem ausklappbaren Menü Optionen, Automatische Aufhebung der Zuweisung von Ressourcenprofilen.

Wenn diese Option aktiviert ist, kannst du jeden Tag neue Mitarbeiter den Räumen zuweisen und im Aktionsprotokoll verfolgen, wer an einem bestimmten Tag für das Housekeeping zuständig war.
 

Automatische Änderungen des Raumstatus

Freie Räume

Wenn ein Raum sieben Tage in Folge frei und unbelegt ist, ändert sich der Raumstatus automatisch zu Schmutzig.
 

Belegte Räume

Das System ändert den Status aller belegten Räume je nach Housekeeping-Intervall automatisch in Schmutzig .
 

Reservierungsänderungen

Wenn sich eine Reservierung ändert, zum Beispiel wenn du eine eingecheckte Reservierung von einem Raum in einen anderen verschiebst, ändert sich der Status beider Räume zu Schmutzig. Vergewissere dich, dass du einen Hinweis auf die Änderung hinzufügst. 

Hinweis: Wenn eine Reservierung bereits eingecheckt ist, musst du sie kürzen und auschecken. Du musst dann eine neue Reservierung für denselben Gast erstellen, bevor du ihn in einen anderen Raum verschieben kannst. Das Aktivieren der Option Check-out setzt den Raum auf Schmutzig in deinen Einstellungen für den Aufenthalt wäre in dieser Situation ebenfalls von Vorteil.
 

No-Shows

Bei No-Show-Reservierungen, bei denen der Gast nicht eingecheckt wird, ändert sich der Status des zugewiesenen Raums nicht mehr über Nacht zu „Schmutzig”. Dies setzt voraus, dass niemand den Raum belegt hat und du daher nicht möchtest, dass das System ihn automatisch als Schmutzig kennzeichnet.

Du kannst dich hier über den Reservierungsbericht informieren.