Du kannst zukünftige Reservierungen in Mews Operations importieren, um kommende Aufenthalte nach der Liveschaltung weiter zu verwalten. Das machst du, wenn du deine Gäste, Firmen und Reservierungen von einem anderen Property Management System (PMS) zu Mews übertragen willst. Du führst diese Aktion während der Systemmigration, vor der Liveschaltung, mithilfe der Importvorlage in Mews Operations aus.

Hinweis: Mews verknüpft die Reservierungen mit den Gästen. Während du einen Gast ohne Reservierungsdetails importieren kannst, kannst du eine Reservierung nicht ohne Gästedetails importieren.

• So importierst du zukünftige Reservierungen in Mews Operations
  • Schritt 1: Vorlage herunterladen
  • Schritt 2: Vorlage ausfüllen
    • Erklärung von Vorlagenspalten
      • Registerkarte "Unternehmen"
      • Registerkarte "Kunden"
  • Schritt 3: Datei in Mews Operations hochladen
  • Importfehler
    • Fehler in Mews Operations
    • Fehler in der Vorlage
      • Inkorrekte Formatierung von Datumsangaben in der Vorlage
    • Status "Ausstehend" wird nicht aktualisiert

Schritt 1: Vorlage herunterladen

1. In Mews Operationsgehst du zum Hauptmenü > Einstellungen > Unterkunft.
2. Klicke auf das Icon Gäste importieren in der oberen rechten Ecke.
3. Klicke auf das Icon Leere Vorlage herunterladen in der oberen rechten Ecke.
   Hinweis: Stelle sicher, dass du die leere Vorlage direkt vor dem Importieren deiner Reservierungen herunterlädst. Wenn du dies nicht tust, kannst du eine veraltete Vorlage herunterladen und Fehler beim Importieren feststellen.

Schritt 2: Vorlage ausfüllen

1. Öffne die Exceldatei.
2. Die Vorlage hat zwei Registerkarten: Unternehmen und Kunden. Fülle die Vorlage mit Details von deinen zukünftigen Reservierungen aus, d. h. Reservierungen, die an oder nach dem Datum deiner Liveschaltung anreisen.

Verwende die Vorlage als Hauptquelle für die Orientierung:

• Überprüfe die Spaltenüberschriften und Beschreibungen für Anweisungen und Beispiele
• Verwende Dropdown-Werte, wenn verfügbar
• Behebe hervorgehobene Validierungsprobleme vor dem Hochladen

Wenn ein Feld unklar ist, überprüfe:

• die Beschreibung in der Spaltenüberschrift oder Zelle
• verfügbare Dropdown-Werte
• Validierungsmeldungen oder hervorgehobene Zellen
• das entsprechende Feld in Mews Operations, da die meisten Felder mit Reservierungs-, Gäste- und Firmenprofilen übereinstimmen

Grundlegende Verwendung

• Verwende die Vorlage wie heruntergeladen
• Benenne Spaltenüberschriften nicht um
• Änder die Dateistruktur nicht
• Korrigiere hervorgehobene Fehler vor dem Hochladen

Verwendung für Fortgeschrittene

• Entferne bei Bedarf den Schutz des Blattes
• Lass die Spaltenüberschriften unverändert
• Überprüfe die Datei vor dem Hochladen sorgfältig

Erklärung von Vorlagenspalten

Die mit einem * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

Hinweis: Überprüfe die Datei auf Anweisungen, da die Vorlage regelmäßig aktualisiert wird.

Registerkarte "Unternehmen"

• Name der Firma*: Gib den Namen der Firma ein.
• Telefon: Gib die Telefonnummer der Firma ein, einschließlich der Landesvorwahl bei internationalen Nummern.
• Kontaktperson: Gib den Namen deiner Kontaktperson in der Firma an.
• Anmerkungen zum Kontakt: Gib alle Anmerkungen ein, die im Feld Kontakt des Profils der Firma erscheinen sollen.
• Website: Gib die URL der Website der Firma ein. Hinweis: Die URL muss mit „https://“ beginnen.
• Anmerkungen: Gib alle Anmerkungen ein, die im Feld „Anmerkungen“ im Profil der Firma erscheinen sollen.
• Abteilung: Gib den Namen der Abteilung ein.
• Adresszeile 1: Gib die erste Adresszeile der Firma ein.
• Adresszeile 2: Gib die zweite Adresszeile der Firma ein.
• Stadt: Gib die Stadt ein, in der sich die Firma befindet.
• Postleitzahl: Gib die Postleitzahl der Adresse der Firma ein.
• Ländercode: Gib den Ländercode der Firma mit zwei Buchstaben ein, zum Beispiel GB, FR, DE, CZ.
• Kennung der Mutterfirma: Gib die Kennung der Mutterfirma ein, die im Gästeprofil unter Zusätzliche Informationen zu finden ist.
• Referenz-ID: Gib den internen ID-Code ein, mit dem du die Firma in Berichten und Integrationen gruppieren und nachverfolgen kannst. .
• Steuerliche Kennung: Gib die Unternehmens-ID der Firma ein.
• Steuernummer: Gib die Steuernummer der Firma ein.
• Zusätzliche Steuerkennung: Gib die zusätzliche Steuerkennung oder die MwSt.-Nummer der Firma ein.
• Buchhaltungs-Code: Gib den Buchhaltungs-Code der Firma ein.
• Abrechnungs-Code: Gib den Code ein, der auf den Abrechnungen der Firma erscheint.
• Externe Kennung: Gib die eindeutige Unternehmens-ID ein, die als Schlüssel in Integrationen wie Channel-Managern verwendet wird.
• Fälligkeitsintervall von Rechnungen: Gib die Anzahl der Tage ein, in denen eine Rechnung ab ihrem Erstellungsdatum fällig ist.
• E-Mail für Rechnungsstellung: Gib die E-Mail-Adresse für die Rechnungsstellung ein.
• Fakturierbar: Wähle Wahr oder Falsch dafür, ob du für diese Firma Rechnungen ausstellen kannst.
• Gebühren zu Rechnungen hinzufügen: Wähle Wahr oder Falsch dafür, ob der Firma beim Ausstellen von Rechnungen eine zusätzliche Gebühr belastet werden muss.
• Steuerabzugsfähige Zahlungen zu Rechnungen hinzufügen: Wähle True oder False dafür, ob das Unternehmen die Umsatzsteuer direkt an den Staat abführt und eine steuerfreie Rechnung benötigt.
• IATA: Gib den IATA-Code der Firma ein.
• DUNS-Nummer: Gib die D-U-N-S-Nummer der Firma ein.

Registerkarte "Kunden"

• E-Mail: Gib die E-Mail-Adresse des Kunden ein. Dies ist ihr eindeutiger Identifikator. Hinweis: Wenn du mehrere Kunden mit der gleichen E-Mail hast, führt das System sie zusammen.
• Nachname*: Gib den Nachnamen des Kunden ein. Hinweis: Dies ist ein Pflichtfeld. Wenn der Nachname fehlt, schlägt der Import fehl und gibt einen Fehler zurück. Außerdem meldet der Import den Abschluss, wenn er 10 aufeinanderfolgende Leerzeilen entdeckt.
• Vorname: Gib den Vornamen und den zweiten Vornamen des Kunden ein, falls zutreffend.
• Anrede: Gib die Anrede des Gäste ein. Unterstützte Werte sind Herr und Frau.
• Geschlecht: Gib das Geschlecht des Gasts an. Unterstützte Werte sind Weiblich und Männlich.
• Ländercode: Gib den Ländercode der Gästeadresse mit der aus zwei Buchstaben bestehenden Kennung ein, zum Beispiel GB, FR, DE, CZ.
• Code der bevorzugten Sprache: Gib den Code der bevorzugten Sprache des Gastes mit seinem Ländercode ein, zum Beispiel en-US oder fr-FR.
• Geburtsdatum: Gib das Geburtsdatum des Gasts im erforderlichen Format ein, also TT.MM.JJJJ.
• Geburtsort: Gib den Geburtsort des Gasts ein.
• Telefon: Gib die Telefonnummer des Gasts ein, einschließlich der Landesvorwahl für internationale Nummern.
• Reisepassnummer: Gib die Reisepassnummer des Gasts ein.
• Ablaufdatum des Reisepasses: Gib das Datum ein, nach dem der Reisepass ungültig wird.
• Visumnummer: Gib die Reisevisumnummer des Gasts ein, wenn dieser aus einem Land stammt, in dem ein Visum erforderlich ist.
• Beruf: Gib den Beruf oder die Berufsbezeichnung des Gastes ein. 
• Autokennzeichen: Gib die Autonummer des Kunden'ein.
• Adresszeile 1: Gib die erste Adresszeile des Gasts ein.
• Adresszeile 2: Gib die zweite Adresszeile des Gasts ein.
• Stadt: Gib die Stadt des Gasts ein.
• Postleitzahl: Gib die Postleitzahl des Kunden ein.
• Ländercode: Gib den Ländercode der Gästeadresse mit der aus zwei Buchstaben bestehenden Kennung ein. Zum Beispiel GB, FR, DE, CZ.
• Länderunterteilungscode: Gib den Länderunterteilungscode für die Adresse des Gastes ein, zum Beispiel US-CA, IT-PE oder GE-BE. Hinweis: Dies muss eine gültige Region oder Unterabteilung des angegebenen Landes sein. 
• Kundenklassifizierung: Gib die zutreffenden Klassifizierungen ein und trenne sie durch ein Komma.
• Interne Gasthinweise: Gib die Kommentare ein, die unter Gastprofilhinweise im Tab Intern des Gästeprofils angezeigt werden.
• Bevorzugte Raum-Features: Gib die vom Gast bevorzugten Raum-Features ein, z. B. Meerblick, Balkon oder hohes Stockwerk.
• Ernährungsbedürfnisse: Gib hier alle besonderen Ernährungsbedürfnisse oder Allergien des Gastes ein.
• Treueprogramm-Code: Gib den Treueprogramm-Code des Gastes aus seinem internen Profil ein, falls zutreffend.
• Unternehmens-ID: Gib die Unternehmens-ID des Kunden ein, die du im Kundenprofil unter Zusätzliche Informationen findest. 
• Steueridentifikationsnummer: Gib die Steueridentifikationsnummer des Gastes ein. 
• Buchhaltungs-Code: Gib den Buchhaltungs-Code ein, mit dem du Mews mit deiner externen Buchhaltungssoftware verknüpfst. 
• Abrechnungs-Code: Gib den Code ein, der auf den Abrechnungen der Kunden erscheint. 
• Fakturierbar: Wähle Wahr oder Falsch dafür, ob du Rechnungen für diesen Kunden ausstellst. 
• Ausweisbild verarbeiten: Wähle Wahr oder Falsch dafür, ob der Gast damit einverstanden ist, dass die Unterkunft seine Ausweisfotos verarbeitet.
• Verifizierungsfoto verarbeiten: Wähle Wahr oder Falsch dafür, ob der Gast damit einverstanden ist, dass die Unterkunft seine Fotos verarbeitet. 
• E-Mails für Marketing senden: Gib die Gästepräferenzen für den Erhalt von E-Mails für Marketing mit dem Format "Ja" oder "Nein" ein.
• Marketing-Briefpost senden: Wähle Wahr oder Falsch, dafür ob der Kunde damit einverstanden ist, Marketingnachrichten per Post zu erhalten. 
• Partner-Marketing-E-Mails senden: Wähle Wahr oder Falsch dafür, ob der Gast damit einverstanden ist, Marketing-E-Mails von Partnern zu erhalten.  
• Partner-Marketing-Briefpost senden: Wähle Wahr oder Falsch dafür aus, ob der Gast damit einverstanden ist, Partner-Marketingnachrichten per Post zu erhalten.  
• Anreisedatum: Gib das Anreisedatum des Gasts in einem der unterstützten Formate ein, also TT/MM/JJJJ oder T/M/JJJJ.
  Hinweis: Um korrekt zu importieren, stelle sicher, dass diese Spalte als Text formatiert ist.
• Ankunftszeit: Gib die Ankunftszeit des Gastes im 24-Stunden-Format ein, zum Beispiel 14:00, 9:30.
• Abreisedatum*: Gib das Abreisedatum des Gastes in einem der unterstützten Formate ein: TT/MM/JJJJ, T/M/JJJJ oder JJJJ/MM/TT. Hinweis: Um korrekt zu importieren, stelle sicher, dass diese Spalte als Text formatiert ist.
• Abreisezeit: Gib die Abreisezeit des Gastes im 24-Stunden-Format ein, zum Beispiel 14:00, 9:30.
• Personenzahl*: Gib die Anzahl der Gäste, die in dem Raum übernachten, in folgendem Format ein: „Erwachsene: 4, Kinder: 2“. Die Gästezahl darf die maximale Belegung der ausgewählten Zimmerkategorie nicht überschreiten. Hinweis: Wenn es keine Kinder gibt, schreibe einfach "Erwachsene: 4".
• Anzahl Erwachsene*: Gib die Anzahl der Erwachsenen ein, die in dem Zimmer übernachten. 
• Anzahl Kinder*: Gib die Anzahl der Kinder ein, die in dem Zimmer übernachten. 
• Bucher-ID: Gib die Mews ID des Buchers für die Reservierung ein. Du findest sie am Ende der URL seines Profils. 
• Begleitpersonen: Gib die Mews ID der Begleitperson des Reservierungsinhabers ein. Du findest sie am Ende der URL seines Profils. 
• Anmerkungen zur Reservierung: Gib Anmerkungen zur Reservierung ein, z. B. dass besondere Aufmerksamkeit benötigt wird oder eine bestimmte Ausstattung. 
• Bestätigungscode: Gib den Reservierungscode von deinem alten PMS ein. Hinweis: Der Bestätigungscode wird importiert, kann jedoch nicht zur Suche nach Reservierungen in Mews Operations verwendet werden.
• Gruppencode: Gib den Gruppenreservierungscode im gewünschten Format ohne Leerzeichen ein. Alle Reservierungen, die Teil einer Gruppe sind, sollten denselben Gruppencode enthalten.
  Hinweis: Du kannst den Gruppencode verwenden, um in Mews Operations nach Reservierungen zu suchen. Dies bedeutet, dass du dieses Feld auch für Bestätigungsnummern für einzelne Reservierungen verwenden kannst, wenn du nach Bestätigungsnummern suchen möchtest.
• Promocodenummer: Gib die Promocodenummer für diese Reservierung ein. 
• ID für Verfügbarkeitsblöcke: Gib die ID für den Verfügbarkeitsblock ein, dem du die Reservierung zuteilen möchtest. Sobald die ID importiert worden ist, nimmt Mews automatisch die Reservierungen im entsprechenden Verfügbarkeitsblock per Pick-Up auf.

• Währungscode: Gib den dreistelligen Währungscode des Gesamtpreises ein, zum Beispiel GBP, CZK, EUR. Hinweis: Wenn deine Unterkunft mehrere Währungen akzeptiert, muss der Preis in deiner Standardwährung importiert werden.
• Gesamtpreis: Gib den Gesamtbetrag im Zahlenformat ein, den Gäste bei der Abreise bezahlen sollen.
  • Für eine Umgebung mit Bruttopreisen: Gib den Preis ein, einschließlich aller Steuern.
  • Für eine Umgebung mit Nettopreisen: Gib den Preis ohne Steuern ein.
• Preise pro Nacht: Gib den Gesamtpreis pro Nacht, einschließlich Extras und Vorauszahlungen, ein. 
• Vorausgezahlter Betrag: Gib den Betrag ein, den Gäste im Zahlenformat im Voraus gezahlt haben. Diese Spalte ist nur erforderlich, wenn du Vorauszahlungen für die Reservierung importieren möchtest. Hinweis: Du kannst die Währung in der Spalte „Währungscode“ eingeben.
• Vorauszahlungsart: Diese Spalte wird nur benötigt, wenn du Vorauszahlungen für die Reservierung importieren möchtest. Bevor du die Optionen hier auswählst, mache Folgendes:

1. 1. 1. Passe deine Buchhaltungskonfiguration an, indem du den Schritten 1, 2 und 3 dieses Hilfeartikels folgst. 
      2. Folge nach dem Import den folgenden Schritten:
         1. Schritt 6: Damit prüfst du alle überwiesenen Salden.
         2. Schritt 7: Damit schließt du die Rechnung in deinem alten PMS.
      3. Jetzt kannst du Folgendes wählen:
         • Anzahlung: Du hast die MwSt. für deine zukünftigen Aufenthalte bereits erklärt.
         • Externe Zahlung: Du musst die MwSt. noch für deine zukünftigen Aufenthalte erklären.

• Automatische Abrechnung überspringen: Wähle Folgendes:
  • Ja: Damit überspringst du die automatische Abrechnung für die Reservierung.
  • Nein: Tue dies, wenn die Ratengruppe die Abrechnung für die Reservierung definieren soll. Hinweis: Wenn du die Zelle leer lässt, überspringt das System die automatische Abrechnung für die Reservierung.

• Zugewiesene Zimmerkategorie*: Gib den der Reservierung zugewiesenen Raumkategorienamen im unterstützten Format ein. Hinweis: Dieser muss genau mit den Feldern Name oder Kurzbezeichnung aus Mews Operations übereinstimmen.
• Zugewiesene Zimmernummer: Gib die Zimmernummer ein, die der in Mews Operations erstellten Nummer entspricht. Du musst für jedes Zimmer - oder Bett im Fall eines Mehrbettzimmers - in der Reservierung eine Zeile erstellen. Wenn ein Kunde beispielsweise 3 Zimmer - oder 3 Betten in einem Mehrbettzimmer - reserviert hat, muss die Vorlage 3 separate Zeilen enthalten. Hinweis: Wenn du eine Übernachtungsreservierung importierst, ist diese Spalte erforderlich.
• Zugewiesene Rate*: Gib die der Reservierung zugewiesene Rate im unterstützten Format ein. Diese muss genau mit den Feldern Name oder Kurzbezeichnung aus Mews Operations übereinstimmen. Hinweis: Um doppelte Abbuchungen für deine vorausbezahlten Buchungen zu vermeiden, erstelle eine separate Importrate und stelle sicher, dass diese auf manuelle Abrechnung eingestellt ist.
• Enthaltene Produkte: Gib die in der Reservierung enthaltenen Produkte im unterstützten Format ein. Diese müssen genau mit den Feldern Name oder Kurzbezeichnung aus Mews Operations übereinstimmen und trenne sie jeweils durch ein Komma. Hinweis: Beim Import wird der Preis des Produkts vom Gesamtpreis abgezogen. Wenn zum Beispiel die Nachtrate 100 EUR und das Frühstück 10 EUR beträgt, wird die Reservierung wie folgt importiert: 90 EUR für die Unterkunft und 10 EUR für das Frühstück.
• Partnerfirma: Gib den Namen der Firma ein, der du eine Reservierung zuweisen möchtest. Dieser muss genau mit dem Firmennamen in Mews Operations übereinstimmen. Hinweis: Wenn du einer Firma eine Reservierung zuweist, stelle sicher, dass diese bereits in Mews Operations vorhanden ist oder Teil der Importvorlage im Tab Firmen ist.
• Reiseagentur: Gib den Namen der Reiseagentur ein, der du die Reservierung zuweisen möchtest. Dieser muss genau mit dem Firmennamen in Mews Operations übereinstimmen. Hinweis: Wenn du einer Reiseagentur eine Reservierung zuweist, stelle sicher, dass diese bereits in Mews Operations vorhanden ist.
• Geschäftssegment: Gib das Segment ein, dem du die Reservierung zuweisen möchtest. Dieses muss genau mit dem Segmentnamen in Mews Operations übereinstimmen. Hinweis: Wenn du ein Segment zuweist, stelle sicher, dass es bereits in Mews Operations vorhanden ist.
• Reservierungszweck: Gib den Zweck der Reservierung ein. 
• Optionsende: Gib das Optionsende für optionale Buchungen in einem der unterstützten Formate ein, also TT/MM/JJJJ oder T/M/JJJJ. Hinweis: Um korrekt zu importieren, stelle sicher, dass diese Spalte als Text formatiert ist.
• Nummer des Channel-Manager: Gib die Nummer der Reservierung vom Channel-Manager ein. Hinweis: Die Kanalnummer und die ID der Integration für Channel-Manager müssen ausgefüllt werden, um mit deinem Channel-Manager verknüpft zu werden.  
• Kanalnummer: Gib die Nummer der Reservierung von der Online-Reiseagentur (OTA) ein. 
• ID der Integration für Channel-Manager: Gib die ID der Integration für Channel-Manager ein. 

Schritt 3: Datei in Mews Operations hochladen

1. In Mews Operationsgehst du zum Hauptmenü > Einstellungen > Unterkunft.
2. Klicke auf Kunden importieren in der oberen rechten Ecke.
3. Klicke unter Datei auf den grauen Bereich, um eine Datei auf deinem Computer hochzuladen.
4. Klicke auf Gäste importieren. Du erhältst eine E-Mail zum Abschluss des Imports.
5. Sieh dir den Status des Imports in der Warteschleife für Installationen an.

• Wenn der Import fehlgeschlagen ist, klicke darauf, um eine detaillierte Liste der Fehler zu sehen.
• Mews markiert erfolgreiche Importe in Grün mit Erfolg in der Spalte "Status".