El personal de limpieza y de administración pueden usar el informe Estado de los espacios para realizar un seguimiento sencillo del estado de limpieza de todos los espacios de la propiedad. En el Dashboard de Mews Operations, puedes consultar en todo momento un breve resumen visual de este informe.

Para ver el informe Estado de los espacios en Mews Operations:

• En tu Dashboard de Mews, en la sección Espacios, haz clic en , o bien,
• ve a menú principal  > Operaciones > Estado de los espacios.

• Configurar los filtros del informe
• Interpretar los campos del informe
• Exportar el informe
• Usar el informe
  • Asignar tareas de limpieza
    • Asignar espacios a los empleados
      • Filtrar espacios
      • Asignar espacios filtrados
  • Marcar un espacio como Fuera de inventario
    • Configurar un espacio como Fuera de inventario  
  • Configurar los ajustes para automatizar los cambios de estado de los espacios
    • Intervalo de limpieza
  • Eliminar asignaciones a medianoche
• Cambios automáticos en el estado de los espacios
  • Espacios vacíos
  • Espacios ocupados
  • Cambios en las reservas
  • No shows

Configurar los filtros del informe

El informe cuenta con varias opciones de filtrado que te permiten ajustar los resultados que se mostrarán en el informe. 

• Fecha: selecciona una fecha pasada para ver la ocupación y disponibilidad de los espacios en ese día. Nota: Filtrar por fechas pasadas no muestra el estado de limpieza o la asignación histórica. El estado de limpieza y los empleados asignados siempre reflejan la fecha actual.
• Servicio: selecciona el servicio para el que deseas ver el informe.
• Agrupar por:
  • Asignatario: agrupa los espacios por empleado asignado.
  • Categoría: agrupa los espacios por categoría de espacio. Asegúrate de seleccionar también un Servicio
  • Planta: agrupa los espacios por número de planta.
  • Estado: agrupa los espacios por su estado actual, por ejemplo, Limpio, Inspeccionado o Sucio.
• Opciones: selecciona cualquiera de las siguientes opciones para incluirlas en el informe:
  • Mostrar asignatarios: nombres de los empleados asignados a los espacios.
  • Mostrar notas del cliente: notas del perfil del cliente.
  • Mostrar productos: productos de estancia solicitados por el cliente.
  • Mostrar notas de la reserva: notas incluidas en la reserva.
• Filtro: restringe los resultados de los espacios por tipo o estado de la reserva.
  • Han llegado: reservas que han llegado y completado el check-in.
  • Han llegado o van a llegar: reservas que han llegado ese día o que llegarán más tarde ese día.
  • Van a llegar: reservas que llegarán en algún momento del día seleccionado.
  • Han salido: reservas que han completado el check-out y salido ese día.
  • Han salido y van a llegar: grupos que han salido cuando otro grupo va a llegar el mismo día al mismo espacio.
  • Han salido o van a salir: reservas que ya han completado el check-out y han salido, así como las que salen ese mismo día.
  • Van a salir: reservas que saldrán en algún momento del día seleccionado, pero aún no lo han hecho.
  • Van a salir y van a llegar: cuando un grupo sale ese día y otro grupo llega ese mismo día al mismo espacio.
  • Uso interno: reservas realizadas para un miembro del personal del hotel o utilizadas para un evento relacionado con la propiedad.
  • Sin llegada ni pernoctación: reservas que no llegan ese día ni pernoctan tras haber llegado anteriormente.
  • Sin salida ni pernoctación: reservas que no salen ese día ni pernoctan tras haber llegado antes.
  • Fuera de inventario: cualquier espacio bloqueado para reservas y retirado del inventario debido a reparaciones u otras razones que impidan alojar huéspedes en él.
  • Pernoctación: cualquier reserva que pasará la noche en la propiedad y que ni ha llegado ni saldrá ese día.
  • En uso: cualquier espacio que actualmente se esté utilizando o se vaya a utilizar más tarde ese mismo día. También puedes ver los espacios marcados como Fuera de inventario.
  • Vacante: cualquier espacio que no esté ocupado.
  • Vacante o han salido: cualquier espacio desocupado o un espacio del que un huésped haya salido más temprano ese mismo día.
• Asignatario: selecciona un empleado del menú para restringir los resultados a los espacios asignados a esa persona.
• Estado: restringe los resultados según el estado de limpieza del espacio.
  • Limpio
  • Sucio
  • Inspeccionado
  • Fuera de inventario
  • Fuera de servicio
• Planta: restringe los resultados a una planta específica.
• Categoría de espacio: restringe los resultados por categoría de espacio.

• El sistema solo muestra las camas que coincidan, incluso si el espacio completo no se incluye en esos resultados.
• El informe no mostrará las camas con otro estado dentro de ese mismo espacio. 

 

Interpretar los campos del informe

En la parte superior del informe, puedes ver un resumen del número de espacios disponibles, junto con el número de espacios limpios, sucios, inspeccionados, fuera de inventario o fuera de servicio. 
 

• Llegadas: número de reservas que comienzan ese día. 
• Salidas: número de reservas que finalizan ese día. 
• Pernoctaciones: número de reservas en curso. 
• Omitir limpieza: número de espacios cuya limpieza puede omitirse por parte del personal. Puedes obtener más información sobre cómo habilitar la opción Omitir limpieza en los ajustes de la propiedad, en la sección de opciones de estancia aquí. 

Por defecto, Mews organiza el informe Estado de los espacios como una lista de todos los espacios de la propiedad, ordenados por planta, que incluye habitaciones, camas, apartamentos, etc. Puedes usar el filtro Agrupar por para modificar la organización del informe y personalizar cómo deseas ver los resultados.

• Cada número de espacio tiene un menú desplegable desde el que puedes cambiar instantáneamente el estado de cualquier espacio.
• La función principal es la representación en tiempo real de las reservas actuales y próximas, con una línea discontinua vertical que indica la hora actual. Nota: Al filtrar por fechas pasadas, no se muestra el estado histórico de limpieza ni el asignatario. El estado de limpieza y el personal asignado siempre reflejan la fecha actual.

El informe muestra cada reserva con la siguiente información:
 

 

• Fecha u hora de llegada: si la llegada es el mismo día, se muestra la hora; si es otro día, se muestra la fecha.
• Número de acompañantes: número de huéspedes esperados en la reserva.
• Nombre del cliente: haz clic en el nombre para ir directamente al perfil del cliente.
• Indicadores internos: el informe muestra iconos o indicadores junto al nombre del cliente, como si se trata de un cliente recurrente.
• Fecha u hora de salida: si la salida es el mismo día, se muestra la hora; si es otro día, se muestra la fecha.

Puedes utilizar los filtros si deseas incluir:

• Notas del cliente: cualquier información adicional del perfil del cliente.
• Productos: productos incluidos con la reserva o añadidos por el cliente, junto con la cantidad de cada uno. 
• Notas de la reserva: información o notas adicionales sobre esa reserva.

El informe muestra las reservas de uso interno y los bloqueos fuera de inventario con los siguientes detalles: 
 

• Fecha u hora de inicio: si el inicio es el mismo día, se muestra la hora; si es otro día, se muestra la fecha.
• Nombre: el nombre que introduces al crear el bloqueo. Debe ser una breve descripción del problema o el motivo de la reserva.
• Fecha u hora de finalización: si el final es el mismo día, el informe muestra la hora; si es otro día, muestra la fecha.

Exportar el informe

Para exportar el informe, haz clic en Exportar y después en:

• Exportar a Excel: para exportar el informe como un archivo de Excel. 
•  Programar exportación: para crear un calendario de exportación de este informe.

Una vez que asignes empleados a los espacios, puedes volver al informe Estado de los espacios. El sistema rellena automáticamente el filtro Agrupar por con 'Asignatario', y podrás ver los empleados asignados junto a la lista de todos los espacios de los que son responsables de limpiar.
 

Usar el informe

Asignar tareas de limpieza

En la mayoría de las propiedades, el turno del personal de limpieza suele empezar a las 8.00 y terminar a las 16.00. Por tanto, en teoría, los espacios se limpian e inspeccionan en el mismo orden. Sin embargo, desde la perspectiva de este informe, la mayoría de los espacios cambian su estado a Inspeccionado entre las 15:00 y las 16:00.

Esto significa que el personal de limpieza no siempre puede comunicar fácilmente cuándo ha terminado de limpiar un espacio. Esta falta de comunicación puede repercutir negativamente en los huéspedes, ya que es posible que las habitaciones estén limpias y listas, pero los huéspedes no puedan realizar el check-in antes de la hora oficial de entrada.
Mews ofrece una excelente aplicación para el personal de limpieza, disponible tanto para iOS como para Android, que proporciona a tu equipo una herramienta eficaz para optimizar la velocidad con la que actualizan el estado de los espacios en el sistema. Puedes obtener más información sobre la aplicación de Mews aquí. 
 

Asignar espacios a los empleados

En la parte superior derecha del informe, puedes ver el icono  Asignar espacios a empleados, que representa una de las funciones más importantes de este informe:

El icono Asignar espacios a empleados: permite asignar espacios de cualquier tipo, estado o planta entre el personal de limpieza que esté trabajando actualmente en tu propiedad. Nota: Cuando modificas a la persona asignada a un espacio, Mews solo actualiza la información actual y no almacena un registro histórico de las personas asignadas anteriormente.

Al hacer clic en el icono, el sistema te redirige al formulario de asignación, donde verás las siguientes opciones:

Filtrar espacios

• Tipos de espacio: selecciona el tipo de espacio al que deseas asignar empleados. 
• Estado: el sistema asigna a los empleados seleccionados únicamente a los espacios que tienen este estado.
  • Limpio: asigna empleados a los espacios limpios que necesitan inspección.
  • Sucio: asigna empleados a los espacios sucios que necesitan limpieza e inspección.
  • Inspeccionado: asigna empleados a los espacios ya inspeccionados, si es necesario.
  • Fuera de inventario: asigna empleados a los espacios que necesitan una reparación importante.
  • Fuera de servicio: asigna empleados a los espacios que requieren una reparación menor.
• Planta: selecciona la planta a la que deseas asignar un empleado.

Asignar espacios filtrados

• Asignatario: selecciona el empleado al que quieres asignar determinados espacios.
• Espacios: selecciona los espacios que deseas asignar al empleado seleccionado en el campo "Asignatario".
  
  Nota:
  
  • Cada espacio puede asignarse solo a una persona.
  • Si cambias la persona asignada de un espacio, Mews no guarda un registro de las asignaciones anteriores. 

Marcar un espacio como Fuera de inventario

Marcar un espacio como Fuera de inventario es una decisión importante que solo debe ser tomada por un supervisor.

• Mews retira los espacios Fuera de inventario del inventario central, por lo que no pueden venderse durante el periodo seleccionado.
• Esto reduce la disponibilidad y afecta al RevPAR. El personal debe evitar usar este estado salvo que no haya otra opción. 

Nota: 

• Marcar un espacio como Fuera de servicio no reduce la disponibilidad ni afecta al RevPAR.
• Marcarlo como Fuera de inventario sí lo hace.

Configurar un espacio como Fuera de inventario

1. Haz clic en el número del espacio que deseas marcar como Fuera de inventario (OOO). 
2. Luego, haz clic en el botón Fuera de inventario. El sistema te redirigirá a otra pantalla donde deberás completar los siguientes campos:

• Nombre del bloqueo: introduce una breve descripción del problema.
• Espacio asignado: el sistema lo selecciona automáticamente cuando haces clic en el número del espacio. También puedes seleccionar un espacio diferente desde el menú desplegable.
• Inicio: selecciona la fecha y hora en que debe comenzar el bloqueo Fuera de inventario (OOO).
• Fin: selecciona la fecha y hora en que debe finalizar el bloqueo Fuera de inventario y el espacio vuelva a estar operativo. El sistema cambia automáticamente el estado del espacio a Sucio en la hora de fin seleccionada.
• Notas: es importante incluir el motivo por el que el espacio se marca como Fuera de inventario para informar a tu personal. También puedes añadir cualquier otra nota adicional sobre la incidencia.

3. Haz clic en Crear. El informe mostrará ahora los detalles del bloqueo en la pantalla de propiedades del espacio. Puedes editar esta información haciendo clic en el nombre del bloqueo. 

Cuando reservas un espacio para uso interno o lo marcas como Fuera de inventario, debes especificar tanto la fecha y hora de inicio como la de finalización. Esto aparecerá como un bloqueo de reserva visible en la Línea de tiempo. El estado del espacio cambia automáticamente a Sucio en la fecha y hora en que termina el bloqueo.
 

Configurar los ajustes para automatizar los cambios de estado de los espacios

Puedes automatizar los cambios de estado de los espacios para facilitar el trabajo del personal de limpieza configurando los ajustes de estancia. Para configurar los ajustes del servicio de estancia para automatizar cambios en los espacios:

1. En Mews Operations, ve a menú principal  > Ajustes > Servicios > Servicios reservables. Selecciona un servicio reservable para configurar sus ajustes de limpieza. 
2. En Ajustes generales, ve a la sección Opciones. En el campo Opciones de visita, puedes activar cualquiera de las siguientes opciones relacionadas con el estado de los espacios seleccionándolas en el menú desplegable:

• Cambiar de Inspeccionado a Limpio durante la noche: el sistema cambia automáticamente los espacios vacíos inspeccionados a Limpio entre las 04:00 y las 05:00 de la mañana. Si no seleccionas esta opción, el estado del espacio permanece igual durante siete días antes de cambiar automáticamente a Sucio.
• El check-in marca el espacio como sucio: Mews cambia automáticamente el estado del espacio a Sucio cuando haces el check-in de un cliente.
• El check-out marca el espacio como sucio: Mews cambia automáticamente el estado del espacio a Sucio cuando el cliente realiza el check-out.

Eliminar asignaciones a medianoche

Por defecto, el informe Estado de los espacios mantiene el nombre de la persona asignada a cada espacio del día anterior. Para eliminar automáticamente los asignatarios a medianoche:

1. En Mews Operations, ve a menú principal  > Ajustes > Propiedad.
2. En Ajustes generales, dentro del menú desplegable Opciones, selecciona Desasignación automática de perfiles de recursos.

Con esta opción activada, puedes asignar nuevos empleados a los espacios cada día y consultar quién fue responsable de la limpieza en una fecha concreta en el Registro de acciones.
 

Cambios automáticos en el estado de los espacios

Espacios vacíos

Si un espacio permanece vacío y desocupado durante siete días consecutivos, su estado cambia automáticamente a Sucio.
 

Espacios ocupados

El sistema cambia automáticamente el estado de todos los espacios ocupados a Sucio según el intervalo de limpieza configurado.
 

Cambios en las reservas

Cuando hay modificaciones en una reserva, por ejemplo, si mueves una reserva con check-in ya realizado de un espacio a otro, el estado de ambos espacios cambia a Sucio. Asegúrate de incluir una nota aclaratoria. 

Nota: Si una reserva ya ha realizado el check-in, deberás acortarla y realizar el check-out. Después, tendrás que crear una nueva reserva para el mismo cliente antes de poder moverlo a otro espacio. Activar la opción El check-out marca el espacio como sucio en los ajustes del servicio de estancia también puede ser útil en esta situación.
 

No shows

En el caso de reservas no-show, donde el huésped no ha realizado el check-in, el espacio asignado ya no cambia automáticamente a Sucio durante la noche. Esto asume que nadie ha ocupado el espacio y, por tanto, no es necesario que el sistema lo marque como Sucio.

Puedes obtener más información sobre el Informe de reservas aquí.