Je kunt gasten een identiteitsbewijs laten scannen of verificatiefoto's laten maken tijdens de check-in in de kiosk of online. Zo wordt hun incheckformulier automatisch ingevuld met de informatie die het systeem uit het document haalt en wordt die informatie toegevoegd aan hun gastprofiel. Gasten kunnen paspoorten, identiteitskaarten of rijbewijzen scannen, afhankelijk van hoe je het instelt. Je kunt ook verificatiefoto's activeren tijdens de check-in in de kiosk of online, zodat gasten een foto van zichzelf kunnen maken. Het systeem toont deze foto vervolgens in hun gastprofiel voor een extra beveiligingslaag. Als een identiteitsdocument, zoals een ID of paspoort, via de Mews Kiosk wordt gescand, haalt het systeem alleen data uit de machineleesbare zone (MRZ) van het document. Als je informatie wilt toevoegen die buiten de machineleesbare zone valt, moet je deze handmatig invoeren.

In dit artikel lees je meer over de volgende stappen om het scannen van identiteitsdocumenten en en het maken van verificatiefoto's tijdens het inchecken te activeren:

• Stap 1: Configureer de vereisten voor scannen en foto's
• Stap 2: Voeg een reden toe voor het scannen van identiteitsdocumenten
• Stap 3: Activeer achtercamera's voor Mews Kiosk
• Stap 4: Configureer automatische verwijdering van identiteitsdocumenten en verificatiefoto's

 

Stap 1: Configureer de vereisten voor scannen en foto's

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu  > Instellingen > Accommodatie > Gastervaring > Incheckformulier. 
2. Klik op het tabblad Verificatie en vervolgens:
   • Verificatiefoto: Zo kunnen de gasten een foto van zichzelf maken om hun identiteit te verifiëren tijdens het inchecken bij de kiosk of online. Klik onder Reserveringseigenaar op Verplicht of Optioneel.
   • Foto's van legitimatiebewijs: Zo kunnen de gasten hun documenten scannen bij het inchecken in de kiosk of online. Deze optie slaat de identiteitsdocumenten op in het gastprofiel. Klik onder Reserveringseigenaar op Vereist, Optioneel of Standaard.
   • Verificatie van legitimatiebewijs: Om gasten hun documenten te laten scannen bij de check-in via de kiosk of online. Deze optie slaat de identiteitsdocumenten niet op in het gastprofiel. Klik onder Reserveringseigenaar op Vereist, Optioneel of Standaard.
   • Let op:
     • Je kunt andere gasttypes toestaan om verificatiefoto's of foto's van legitimatiebewijzen te nemen of te verifiëren door de vakjes Andere volwassenen of Kinderen te selecteren en te klikken op Vereist, Optioneel of Standaard.
     • Als je Optioneel selecteert, kunnen gasten deze stap overslaan.
     • Als je Standaard selecteert, vraagt het systeem gasten om hun identiteitsdocument te scannen bij het verstrekken van identiteitsdata zoals gedefinieerd in de juridische omgeving voor de locatie van je accommodatie.
3. Klik op het tabblad Documenten en vervolgens:
   • Type: Klik hier om het type document te selecteren dat de gast kan scannen om het incheckformulier vooraf in te vullen, bijvoorbeeld paspoort, identiteitskaart of rijbewijs.
   • Zichtbaarheid: Klik hier om Verplicht of Optioneel te selecteren.
   • Selecteer in het nieuwe gedeelte de vereisten voor zichtbaarheid voor elk veld en elk type gast. Let op: Als je Standaard selecteert voor foto's of verificatie van legitimatiebewijzen, raadt Mews je aan om hier ook Standaard te selecteren. 
4. Klik op Opslaan.

 

Stap 2: Voeg een reden toe voor het scannen van identiteitsdocumenten

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Instellingen > Diensten > Boekbare dienst > Documenten. 
2. Klik op + Document.
   • Klik onder Type op Bericht voor scan van identiteitsdocument > Creëren.
     1. Voer in het nieuwe scherm de volgende gegevens in:
        • Vertaling toevoegen: Klik om uit het keuzemenu de vertalingen te kiezen die je wilt invoeren uit de beschikbare talen.
        • Inhoud: Voer een reden in voor het scannen van het identiteitsdocument. Bijvoorbeeld: "We vragen je om je identiteitsdocument te scannen ter verificatie. Dit helpt ons het inchecken te versnellen en je te verwelkomen bij aankomst. De gegevens die je deelt worden beveiligd opgeslagen en alleen gebruikt om je identiteit te verifiëren."
     2. Klik op Opslaan.
   • Klik onder Type op Bericht voor verificatiefoto > Creëren.
     1. Voer in het nieuwe scherm de volgende gegevens in: 
        • Vertaling toevoegen: Klik om uit het keuzemenu de vertalingen te kiezen die je wilt invoeren uit de beschikbare talen.
        • Inhoud: Voer een reden in voor de verificatiefoto. Bijvoorbeeld: "We gebruiken je afbeelding als onderdeel van onze veiligheidsverificatie tijdens je aankomst in ons hotel. Na je verblijf wordt je foto uit onze systemen verwijderd."
     2. Klik op Opslaan.

 

Stap 3: Activeer achtercamera's voor Mews Kiosk

Note: Deze stap is alleen vereist als je accommodatie de Mews Kiosk heeft ingesteld. Zorg ervoor dat je een kioskapparaat met v4.38.0 of hoger gebruikt.

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu  > Instellingen > Diensten > Boekbare dienst > Kiosken > Selecteer een kiosk.
2. Klik onder Ingeschakelde opties op Achtercamera gebruiken voor ID scannen in de gastmodus.
3. Klik op Opslaan.

 

Stap 4: Configureer automatische verwijdering van identiteitsdocumenten en verificatiefoto's

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu  > Instellingen > Accommodatie > Gastervaring > Bewaartermijn gastgegevens.
2. Voer onder Identiteitsdocumenten en verificatiefoto's in hoeveel dagen na het uitchecken het systeem de data moet bewaren voordat deze wordt verwijderd.
3. Klik op Bijwerken.

Let op:

• Het systeem verwijdert de data van de identiteitsscan en de verificatiefoto alleen als de gast geen toekomstige reservering heeft bij je accommodatie of een andere accommodatie binnen de keten.
• Het actielogboek geeft weer wanneer het systeem de data verwijdert.

Dit activeert het scannen van identiteitsdocumenten en verificatiefoto's bij het inchecken in de kiosk of online. Als je automatische verwijdering niet instelt, kun je deze documenten op elk gewenst moment bekijken door naar het gastprofiel te gaan.