Les agents du service d'étage et les responsables peuvent utiliser le rapport Statut des espaces pour suivre facilement le statut du service d'étage de tous les espaces de votre établissement. Un aperçu visuel rapide de ce rapport est toujours visible sur le tableau de bord de Mews dans Mews Operations.

Pour accéder au rapport Statut des espaces dans Mews Operations :

• Sur le tableau de bord Mews, cliquez sur (Statut des espaces) dans la section Espaces.
• Cliquez sur menu principal > Opérations > Statut des espaces.

• Paramétrer les filtres du rapport
• Comprendre les champs du rapport
• Exporter le rapport
• Utiliser le rapport
  • Attribution du service d'étage
    • Attribuer des espaces aux employés
      • Filtrer les espaces
      • Attribuer les espaces filtrés
  • Attribuer le statut Hors d'usage à un espace
    • Attribuer le statut Hors d'usage à un espace  
  • Configurer les paramètres pour automatiser les changements de statut de l'espace
    • Intervalle du service d'étage
  • Supprimer les responsables à minuit
• Changements automatiques du statut des espaces
  • Espaces libres
  • Espaces occupés
  • Changements apportés aux réservations
  • Non-présentations

Paramétrer les filtres du rapport

Vous pouvez utiliser les nombreuses options de filtre disponibles pour affiner les résultats du rapport. 

• Date : sélectionnez une date passée pour afficher l'occupation et la disponibilité de l'espace à cette date. Remarque : Le filtrage des dates passées n'affiche pas l'historique du statut du service d'étage ni l'agent attribué. Le statut du service d'étage des espaces et les responsables reflètent toujours la date du jour.
• Service : sélectionnez le service à afficher dans le rapport.
• Grouper par :
  • Responsable : pour regrouper les espaces par employé attribué.
  • Catégorie : pour regrouper les espaces par catégorie d'espaces. Assurez-vous également de sélectionner un service.
  • Étage : pour regrouper les espaces par numéro d'étage.
  • Statut : pour regrouper les espaces par statut actuel, par exemple, Propre, Inspecté ou Sale.
• Options : sélectionnez l'une des options suivantes pour les inclure dans le rapport :
  • Afficher les responsables : pour afficher le nom des employés attribués aux espaces.
  • Afficher les notes sur les clients : pour afficher les notes qui figurent sur les profils client.
  • Afficher les produits : pour afficher les produits commandés par un client pendant son séjour.
  • Afficher les notes de la réservation : pour afficher les notes des réservations.
• Filtrer par : sélectionnez l'une des options suivantes pour restreindre les résultats en fonction du type ou du statut de la réservation.
  • Arrivé : pour afficher les réservations qui sont arrivées et dont le check-in a été effectué.
  • Arrivé ou arrivée en cours : pour afficher les réservations qui sont arrivées aujourd'hui ou qui arriveront plus tard dans la journée.
  • Arrivée en cours : pour afficher les réservations dont l'arrivée est prévue à la date sélectionnée.
  • Parti : pour afficher les réservations dont le check-out a été effectué et dont le départ est prévu le jour sélectionné.
  • Parti et arrivée en cours : pour afficher les groupes qui sont partis et les groupes dont l'arrivée est prévue le même jour dans le même espace.
  • Parti ou départ en cours : pour afficher les groupes qui ont effectué le check-out et sont partis, et ceux qui partent ce jour-là.
  • Départ en cours : pour afficher les réservations dont le départ est prévu à la date sélectionnée, mais qui ne sont pas encore parties.
  • Départ et arrivée en cours : pour afficher les groupes dont le départ est prévu le jour même et les groupes dont l'arrivée est prévue le même jour dans le même espace.
  • Usage interne : pour afficher les réservations effectuées pour un employé de l'hôtel ou utilisées pour un événement lié à l'établissement.
  • Pas d'arrivée ni de recouche : pour afficher les réservations dont l'arrivée n'est pas prévue ce jour et qui ne sont pas en cours de séjour.
  • Pas de départ ni de recouche : pour afficher les réservations dont le départ n'est pas prévu ce jour et qui ne sont pas en cours de séjour.
  • Hors d'usage : pour afficher les espaces qui ne peuvent pas être réservés et qui sont retirés de l'inventaire pour des raisons de travaux de réparation ou toute autre raison empêchant les clients d'y séjourner.
  • Recouche : pour afficher les réservations qui passent la nuit dans l'établissement et qui ne sont ni arrivées ni parties le jour sélectionné.
  • Utilisée : pour afficher les espaces actuellement utilisés ou qui seront utilisés plus tard dans la journée. Vous pouvez également voir les espaces avec le statut Hors d'usage.
  • Libre : pour afficher les espaces qui ne sont pas occupés.
  • Inoccupé ou parti : pour afficher les espaces qui ne sont pas occupés ou ceux qui ont libérés plus tôt dans la journée.
• Responsable : sélectionnez un employé dans ce champ pour afficher uniquement les espaces qui lui sont attribués.
• Statut : sélectionnez l'une des options suivantes pour restreindre les résultats en fonction du statut du service d'étage.
  • Propre
  • Sale
  • Inspecté
  • Hors d'usage
  • Hors service
• Étage : sélectionnez un étage pour restreindre les résultats en conséquence.
• Catégorie d'espaces : sélectionnez une catégorie pour restreindre les résultats en conséquence.

• Le système ne montre que les lits correspondants, même si l'espace dans son ensemble n'est pas inclus dans ces résultats.
• Le rapport n'affiche aucun lit, avec un autre statut, inclus dans ce même espace. 

 

Comprendre les champs du rapport

En haut du rapport, vous pouvez consulter un récapitulatif du nombre d'espaces disponibles, ainsi que le nombre d'espaces avec le statut Propre, Sale, Inspecté, Hors d'usage ou Hors service. 
 

• Arrivées : le nombre de réservations commençant ce jour. 
• Départs : le nombre de réservations se terminant ce jour. 
• Recouches : le nombre de réservations dont le séjour est en cours. 
• Ignorer le nettoyage : le nombre d'espaces qui n'ont pas à être nettoyés par vos agents du service d'étage. Pour en savoir plus sur l'option « Activer Ignorer le nettoyage » et découvrir comment l'activer, consultez ce guide. 

Par défaut, le rapport Statut des espaces affiche tous les espaces de votre établissement sous forme de liste, classés par étage, avec les espaces, lits, appartements, etc. Vous pouvez utiliser le filtre Grouper par pour modifier et personnaliser la façon dont les résultats sont affichés.

• Chaque numéro d'espace dispose d'un menu déroulant qui vous permet de modifier instantanément le statut de n'importe quel espace.
• Ce rapport représente les réservations actuelles et à venir en temps réel et l'heure actuelle à l'aide d'une ligne verticale pointillée. Remarque : Le filtrage des dates passées n'affiche pas l'historique du statut du service d'étage ni le nom de l'agent attribué. Le statut du service d'étage des espaces et les responsables reflètent toujours la date du jour.

Le rapport affiche chaque réservation avec les informations suivantes :
 

 

• Date ou heure d'arrivée : si l'arrivée a lieu le jour même, le rapport affiche l'heure, mais si l'arrivée a lieu un autre jour, le rapport affiche la date.
• Nombre d'occupants : le nombre de clients prévus dans la réservation.
• Nom du client : cliquez sur le nom du client pour accéder directement à son profil.
• Informations internes : le rapport affiche des icônes pour vous aider à en savoir plus sur le client. Par exemple, cette icône indique un client qui a déjà séjourné dans votre établissement.
• Date ou heure de départ : si le départ a lieu le jour même, le rapport affiche l'heure, mais si le départ a lieu un autre jour, il affiche la date.

Vous pouvez utiliser les filtres disponibles pour inclure les :

• Notes sur les clients : tout commentaire qui figure sur les profils client.
• Produits : tous les produits inclus dans la réservation ou ajoutés par le client, et la quantité correspondante. 
• Notes de la réservation : tout commentaire relatif aux réservations.

Le rapport affiche les réservations pour un usage interne et les blocs avec le statut Hors d'usage avec les détails suivants :
 

• Date ou heure de début : si le début a lieu le même jour, le rapport affiche l'heure, mais si le début a lieu un autre jour, il affiche la date.
• Nom : le nom que vous avez saisi au moment de la création. Ce nom doit brièvement décrire le problème ou le motif de la réservation.
• Date ou heure de fin : si la fin est le même jour, le rapport affiche l'heure, mais si la fin est un autre jour, il affiche la date.

Exporter le rapport

Pour exporter le rapport, vous pouvez cliquer sur Exporter, puis sur :

• Exporter vers Excel : pour exporter le rapport sous forme de fichier Excel. 
• Créer un programme d'exportation : pour créer un programme d'exportation pour ce rapport.

Une fois les employés attribués aux espaces, vous pouvez revenir au rapport Statut des espaces. Le système ajoute automatiquement l'option « Responsable » dans le filtre Grouper par. Le nom des employés concernés apparaît à côté d'une liste regroupant tous les espaces qu'ils doivent nettoyer.
 

Utiliser le rapport

Attribution du service d'étage

Dans la plupart des établissements, le service d'étage commence généralement à 08 h et se termine à 16 h. Par conséquent et en théorie, les espaces sont nettoyés et inspectés dans le même ordre. Cependant, dans ce rapport, le statut de la grande majorité des espaces est modifié en Inspecté entre 15 h et 16 h.

Dans la pratique, cela signifie qu'il est difficile pour les agents du service d'étage d'indiquer rapidement et facilement qu'ils ont terminé de nettoyer un espace. Cela est susceptible d'impacter négativement les clients, car ces derniers ne peuvent pas effectuer leur check-in avant l'heure prévue, et ce même si les espaces sont nettoyés et prêts.

Mews propose une puissante application de service d'étage, disponible sur iOS et Android, qui permet à vos employés d'optimiser la rapidité avec laquelle il inspecte les espaces dans le système. Pour en savoir plus sur l'application Mews, consultez ce guide. 
 

Attribuer des espaces aux employés

Dans le coin supérieur droit du rapport, vous pouvez voir l'icône Attribuer des espaces aux employés. Il s'agit de l'une de ses fonctionnalités les plus importantes :

Attribuer des espaces aux employés : cette icône vous permet d'attribuer des espaces (quel que soit son type, son statut et son étage) aux agents du service d'étage qui travaillent actuellement dans de votre établissement. Remarque : Lorsque vous modifiez l'employé attribué à un espace, Mews met à jour uniquement les informations actuelles et ne conserve pas l'historique des employés précédents.

Lorsque vous cliquez sur cette icône, un nouvel écran s'ouvre, avec les champs suivants :

Filtrer les espaces

• Types d'espaces : sélectionnez le type d'espace auquel vous souhaitez attribuer des employés. 
• Statut : le système attribue des employés uniquement aux espaces avec le statut sélectionné.
  • Propre : pour attribuer des employés aux espaces propres qui doivent être inspectés.
  • Sale : pour attribuer des employés aux espaces sales qui doivent être nettoyés et inspectés.
  • Inspecté : pour attribuer des employés aux espaces déjà inspectés, si nécessaire.
  • Hors d'usage : pour attribuer des employés aux espaces qui nécessitent des travaux de réparation importants.
  • Hors-service : pour attribuer des employés aux espaces qui nécessitent des travaux de réparation mineurs.
• Étage : sélectionnez l'étage auquel vous souhaitez attribuer un employé.

Attribuer les espaces filtrés

• Responsable : sélectionnez l'employé que vous souhaitez attribuer à certains espaces.
• Espaces : sélectionnez les espaces que vous souhaitez attribuer à l'employé sélectionné dans le champ « Responsable ».
  
  Remarques :
  
  • Vous pouvez attribuer chaque espace à une seule personne.
  • Si vous modifiez l'employé attribué à un espace, le système ne conserve pas l'historique des employés précédents. 

Attribuer le statut Hors d'usage à un espace

Attribuer le statut « Hors d'usage » à un espace est une décision importante qui doit être prise uniquement par un responsable.

• Mews retire les espaces Hors d'usage de l'inventaire central, ce qui signifie que vous ne pouvez pas les vendre pendant la période sélectionnée.
• Attribuer ce statut à un espace réduit vos disponibilités et a un impact sur votre RevPAR. Les employés doivent donc à tout prix éviter de l'utiliser, sauf s'ils n'ont pas d'autre option. 

Remarques :

• Attribuer le statut Hors-service à un espace ne réduit pas vos disponibilités et n'a aucun impact sur votre RevPAR.
• Attribuer le statut Hors d'usage à un espace réduit vos disponibilités et a impact sur votre RevPAR.

Définir le statut d'un espace comme « Hors d'usage ».

1. Cliquez sur le numéro de l'espace auquel vous souhaitez attribuer le statut Hors d'usage. 
2. Cliquez ensuite sur le bouton Hors d'usage. Vous accédez à un écran avec les champs suivants :

• Nom du bloc : décrivez brièvement le problème.
• Espace attribué : le système présélectionne cette option lorsque vous cliquez sur le numéro de l'espace. Vous pouvez également sélectionner un espace différent depuis le menu déroulant.
• Début : indiquez la date et l'heure de début du bloc Hors d'usage.
• Fin : indiquez la date et l'heure de fin du bloc Hors d'usage, c.-à-d. le moment où le bloc sera de nouveau opérationnel. Le système modifie automatiquement le statut de l'espace en Sale à l'heure de fin sélectionnée.
• Notes : précisez la raison pour laquelle vous attribuez le statut Hors d'usage à l'espace afin d'en informer votre personnel. Vous pouvez également ajouter toute autre remarque supplémentaire concernant le problème.

3. Cliquez sur Créer. Le rapport affiche désormais les détails relatifs au bloc sur l'écran Détails de l'espace. Vous pouvez modifier n'importe quelle information en cliquant sur le nom du bloc. 

Lorsque vous réservez un espace pour un usage interne ou que vous attribuez le statut Hors d'usage à un espace, vous devez préciser à la fois la date et l'heure de début et de fin, qui apparaissent alors comme un bloc réservé, visible sur le calendrier. Le statut de l'espace est automatiquement modifié en Sale à la date et à l'heure de fin du bloc.
 

Configurer les paramètres pour automatiser les changements de statut des espaces

Vous pouvez choisir d'automatiser les changements de statut des espaces pour faciliter le service d'étage en configurant vos paramètres de séjour. Pour configurer les paramètres de votre service Séjour afin d'automatiser les changements d'espace :

1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal > Paramètres > Services. Sélectionnez le service réservable pour lequel vous souhaitez configurer les paramètres du service d'étage. 
2. Sous Paramètres généraux, accédez à la section Options. Dans le champ Options de séjour, vous pouvez activer l'une des options suivantes liées au service d'étage :

• Passer les chambres vacantes de inspecté à propre pendant la nuit : pour que le système modifie automatiquement le statut des espaces libres et inspectés en Propre tous les matins entre 04 h et 05 h. Si vous n'activez pas cette option, le statut de l'espace reste inchangé pendant sept jours. Ensuite, le système le modifie automatiquement en Sale.
• Le check-in passe l'espace en Sale : le système modifie automatiquement le statut de l'espace en Sale lorsque vous effectuez le check-in d'un client.
• Le check-out passe l'espace en Sale : le système modifie automatiquement le statut de l'espace en Sale une fois que le client a effectué son check-out.

Supprimer les responsables à minuit

Par défaut, le rapport Statut des espaces conserve le nom de l'utilisateur attribué à chaque espace la veille. Pour supprimer automatiquement les employés attribués du rapport Statut des espaces à minuit :

1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal > Paramètres > Établissement.
2. Sous Paramètres généraux, dans le champ Options, activez l'option Profil de ressource retiré automatiquement.

Une fois cette option activée, vous pouvez attribuer chaque jour de nouveaux employés à des espaces et identifier les précédents responsables du service d'étage dans le Journal d'actions.
 

Changements automatiques du statut des espaces

Espaces libres

Si un espace est libre et inoccupé pendant sept jours consécutifs, son statut est automatiquement modifié en Sale.
 

Espaces occupés

Le système modifie automatiquement le statut de tous les espaces occupés en Sale sur la base de la valeur saisie dans le champ Intervalle du service d'étage.
 

Changements apportés aux réservations

Si des changements sont apportés à une réservation, par exemple, vous attribuez un autre espace à une réservation dont le check-in a été effectué, le statut des deux espaces est modifié en Sale. Assurez-vous d'ajouter ce changement dans les notes de la réservation. 

Remarque : Si le check-in d'une réservation a déjà été effectué, vous devez la raccourcir et effectuer son check-out. Avant de pouvoir lui attribuer un autre espace, vous devez créer une autre réservation pour le même client. Nous vous recommandons également d'activer l'option « Le check-out passe l'espace en Sale » dans les paramètres de votre service Séjour.
 

Non-présentations

En cas de non-présentation, c.-à-d. lorsque le client n'a pas effectué son check-in, le statut de l'espace attribué à la réservation n'est pas modifié en Sale pendant la nuit, car comme personne n'a occupé l'espace, il n'est pas nécessaire de modifier de nouveau son statut en Sale.

Pour en savoir plus sur le rapport Réservations, consultez ce guide.