Housekeepers en managers kunnen het Ruimtestatusrapport gebruiken om makkelijk de status van housekeeping van alle ruimtes in je accommodatie bij te houden. Je kunt altijd een kort visueel overzicht van dit rapport bekijken op het Mews-dashboard in Mews Operations.

Het Ruimtestatusrapport bekijken in Mews Operations:

• Klik op je Mews-dashboard in het gedeelte Ruimtes op of,
• Ga naar het hoofdmenu  > Werkzaamheden > Ruimtestatus.

• De filters in het rapport instellen
• De velden in het rapport begrijpen
• Het rapport exporteren
• Het rapport gebruiken
  • Housekeeping toewijzen
    • Ruimtes aan medewerkers toewijzen
      • Ruimtes filteren
      • Gefilterde ruimtes toewijzen
  • Een ruimte op 'Buiten gebruik' zetten
    • Ruimtestatus instellen op 'Buiten gebruik'  
  • Instellingen configureren om wijzigingen van de ruimtestatus te automatiseren
    • Housekeeping-interval
  • Verantwoordelijke personen om middernacht verwijderen
• Automatische wijzigingen van de ruimtestatus
  • Lege ruimtes
  • Bezette ruimtes
  • Wijzigingen aan reserveringen
  • No-shows

De filters in het rapport instellen

Je kunt verschillende filteropties kiezen om de rapportresultaten te verfijnen. 

• Datum: Selecteer een datum in het verleden om de bezetting en beschikbaarheid van je ruimtes op die dag te tonen. Let op: Filteren op datums uit het verleden toont geen historische housekeeping-status of verantwoordelijke persoon. De housekeeping-status en verantwoordelijke personen van de ruimte geven altijd de huidige datum weer.
• Dienst: Selecteer de dienst waarvoor je het rapport wilt bekijken.
• Groeperen op:
  • Verantwoordelijke persoon: Groepeer ruimtes op verantwoordelijke medewerker.
  • Categorie: Groepeer ruimtes op ruimtecategorie. Zorg ervoor dat je ook een Dienst selecteert.
  • Verdieping: Groepeer ruimtes op verdiepingsnummer.
  • Status: Groepeer ruimtes op huidige status, bijvoorbeeld Schoon, Geïnspecteerd of Vuil.
• Opties: Selecteer een van de volgende opties om deze in het rapport op te nemen:
  • Verantwoordelijke persoon weergeven: Namen van medewerkers die aan ruimtes zijn toegewezen.
  • Gastnotities weergeven: Notities uit een gastprofiel.
  • Producten weergeven: Verblijfproducten die gasten besteld hebben.
  • Reserveringsnotities weergeven: Notities van een reservering.
• Filteren: Beperk resultaten op type of status van reservering.
  • Aangekomen: Reserveringen die al zijn aangekomen en de check-in hebben voltooid.
  • Aangekomen of nog aan te komen: Reserveringen die al zijn aangekomen of later die dag aankomen.
  • Komt aan: Reserveringen die op een bepaald moment op de geselecteerde dag aankomen.
  • Vertrokken: Reserveringen die de check-out al hebben voltooid en die dag zijn vertrokken.
  • Vertrokken en aankomsten: Groepen die al zijn vertrokken en een andere groep die op dezelfde dag in dezelfde ruimte aankomt.
  • Vertrokken of nog te vertrekken: Reserveringen die check-out al hebben voltooid en zijn vertrokken, en reserveringen die diezelfde dag nog gaan vertrekken.
  • Vertrekt: Reserveringen die op een bepaald moment op de geselecteerde datum vertrekken, maar dat nog niet hebben gedaan.
  • Vertrekken en aankomsten: Wanneer een groep die dag gaat vertrekken en een andere groep dezelfde dag in diezelfde ruimte aankomt.
  • Intern gebruik: Reserveringen die zijn geboekt voor een personeelslid van het hotel of voor een evenement gerelateerd aan de accommodatie.
  • Geen aankomst of blijver: Boekingen die niet op die dag aankomen en ook niet blijven nadat ze al zijn aangekomen.
  • Geen vertrekker of blijver: Boekingen die niet op die dag vertrekken en ook niet blijven nadat ze eerder zijn aangekomen.
  • Buiten gebruik: Ruimtes die geblokkeerd zijn om gereserveerd te worden en uit de inventaris zijn gehaald omdat er reparaties nodig zijn of om een andere reden waardoor gasten niet in die ruimte kunnen verblijven.
  • Blijver: Boekingen die overnachten en die dag niet zijn aangekomen of niet gaan vertrekken.
  • Gebruikt: Een ruimte die in gebruik is of die later die dag wordt gebruikt. Je kunt ook ruimtes bekijken die gemarkeerd zijn als Buiten gebruik.
  • Leeg: Een ruimte die niet bezet is.
  • Leeg of vertrokken: Een ruimte die niet bezet is of een gast die eerder die dag is vertrokken.
• Verantwoordelijke persoon: Selecteer een medewerker uit het menu om de resultaten te beperken tot de ruimtes die aan deze medewerker zijn toegewezen.
• Status: Beperk resultaten op housekeeping-status.
  • Schoon
  • Vuil
  • Geïnspecteerd
  • Buiten gebruik
  • Buiten dienst
• Verdieping: Beperk resultaten op specifieke verdiepingen.
• Ruimtecategorie: Beperk resultaten op ruimtecategorie.

• Geeft het systeem alleen overeenkomende bedden weer, zelfs als de ruimte als geheel niet in die resultaten voorkomt.
• Geeft het rapport geen bedden in dezelfde ruimtes weer met een andere status. 

 

De velden in het rapport begrijpen

Bovenaan het rapport zie je een samenvatting van het aantal beschikbare ruimtes, samen met het aantal ruimtes die schoon, vuil, geïnspecteerd, buiten gebruik of buiten dienst zijn.
 

• Aankomsten: Het aantal reserveringen dat op die dag begint. 
• Vertrekken: Het aantal reserveringen dat op die dag eindigt. 
• Blijvers: Het aantal lopende reserveringen. 
• Schoonmaken overslaan: Het aantal ruimtes dat het personeel kan overslaan voor de schoonmaak. Je kunt hier meer informatie vinden over hoe je de optie 'Schoonmaak overslaan' kunt inschakelen in de instellingen van je accommodatie in het gedeelte 'Bezoekopties'. 

Standaard organiseert Mews het rapport over de ruimtestatus als een lijst van elke ruimte in je accommodatie, in volgorde volgens verdieping, inclusief ruimtes, bedden, appartementen, enz. Je kunt het filter Groeperen op gebruiken om de organisatie van het rapport te veranderen en de manier waarop je je resultaten bekijkt aan te passen.

• Elk ruimtenummer heeft een keuzemenu, waar je direct de status van een ruimte kunt veranderen.
• De belangrijkste functie is de weergave in real time van huidige en komende reserveringen, waarbij de verticale stippellijn de huidige tijd weergeeft. Let op: Filteren op datums uit het verleden toont geen historische housekeeping-status of verantwoordelijke persoon. De housekeeping-status en de verantwoordelijke personen van een ruimte geven altijd de huidige datum weer.

Het rapport geeft elke reservering weer met de volgende informatie:
 

 

• Datum of tijd van aankomst: Als de aankomst op dezelfde dag is, wordt de tijd weergegeven, maar als de aankomst op een andere dag is, wordt de datum weergegeven.
• Aantal medereizigers: Het aantal gasten dat verwacht wordt bij de reservering.
• Gastnaam: Klik op de gastnaam om direct naar het gastprofiel te gaan.
• Interne gegevens: Het rapport toont de interne indicatoren en icoontjes naast de gastnaam, zoals , als het een terugkerende gast is.
• Datum of tijd van vertrek: Als het vertrek op dezelfde dag is, wordt de tijd weergegeven, maar als het vertrek op een andere dag is, wordt de datum weergegeven.

Met gebruik van de filters kun je er ook voor kiezen om het volgende te bekijken:

• Gastnotities: Extra opmerkingen of informatie op het gastprofiel.
• Producten: Producten die in de reservering zijn opgenomen of door de gast zijn toegevoegd, en de hoeveelheid van elk product. 
• Reserveringsopmerkingen: Extra opmerkingen of informatie over die reservering.

Het rapport geeft reserveringen voor Intern gebruik en blokken Buiten gebruik weer met de volgende details:
 

• Startdatum of -tijd: Als het begin op dezelfde dag is, wordt de tijd weergegeven, maar als het begin op een andere dag is, wordt de datum weergegeven.
• Naam: De naam die je invoert op het moment van het aanmaken. Dit moet een korte beschrijving zijn van het probleem of de reden van de reservering.
• Einddatum of -tijd: Als het einde op dezelfde dag is, wordt de tijd weergegeven, maar als het einde op een andere dag is, wordt de datum weergegeven.

Het rapport exporteren

Om het rapport te exporteren klik je op Exporteren en vervolgens op:

• Naar Excel exporteren: Om het rapport als Excel-bestand te exporteren. 
•  Exportschema creëren: Om een exportschema voor dit rapport aan te maken.

Zodra je medewerkers hebt toegewezen aan de ruimtes kun je teruggaan naar het Ruimtestatusrapport. Het systeem vult automatisch het filter Groeperen op met 'Verantwoordelijke persoon' in. Je kunt dan de toegewezen medewerkers zien naast een lijst met alle ruimtes waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
 

Het rapport gebruiken

Housekeeping toewijzen

Voor de meeste accommodaties begint de gemiddelde dienst voor housekeeping om 08.00 uur en eindigt om 16.00 uur. Theoretisch gezien worden ruimtes dus in dezelfde volgorde schoongemaakt en geïnspecteerd. Vanuit het perspectief van dit rapport verandert de ruimtestatus echter in bulk naar Geïnspecteerd tussen 15.00 en 16.00 uur.

Dit betekent dat housekeepers niet snel en makkelijk kunnen doorgeven dat ze klaar zijn met het schoonmaken van een ruimte. Deze miscommunicatie kan vervelende gevolgen hebben voor gasten, omdat ruimtes misschien wel schoongemaakt en klaar zijn, maar de gasten niet voor de officiële inchecktijd kunnen inchecken.

Mews heeft een geweldige housekeeping-app voor iOS en Android. Dit is een goede tool voor je housekeeping-afdeling om de snelheid waarmee ze ruimtes inspecteren te optimaliseren in het systeem. Meer informatie over de Mews-app vind je hier. 
 

Ruimtes aan medewerkers toewijzen

In de koptekst van het rapport zie je aan de rechterkant het icoontje 'Ruimtes aan medewerkers toewijzen', dat een van de belangrijkste functies van dit rapport weergeeft:

Het icoontje Ruimtes aan medewerkers toewijzen: Hiermee kun je ruimtes van alle ruimtetypen, statussen en verdiepingen toewijzen aan de housekeepers die momenteel bij je accommodatie werken. Let op: Wanneer je de verantwoordelijke persoon van een ruimte bijwerkt, werkt Mews alleen de huidige informatie bij en wordt er geen historisch overzicht bijgehouden van eerdere verantwoordelijke personen.

Als je op het icoontje klikt, verwijst het systeem je door naar het toewijzingsformulier, waar je de volgende opties ziet:

Ruimtes filteren

• Ruimtetypen: Selecteer welke ruimtetype je aan je medewerkers wilt toewijzen. 
• Status: Het systeem wijst de geselecteerde medewerkers alleen toe aan deze specifieke ruimtestatus.
  • Schoon: Wijs je medewerkers toe aan schone ruimtes die moeten worden geïnspecteerd.
  • Vuil: Wijs je medewerkers toe aan vuile ruimtes die moeten worden schoongemaakt en geïnspecteerd.
  • Geïnspecteerd: Wijs je medewerkers toe aan al geïnspecteerde ruimtes als dat nodig is.
  • Buiten gebruik: Wijs je medewerkers toe aan ruimtes waar grote reparaties nodig zijn.
  • Buiten dienst: Wijs je medewerkers toe aan ruimtes waar kleine reparaties nodig zijn.
• Verdieping: Selecteer de verdieping waaraan je een medewerker wilt toewijzen.

Gefilterde ruimtes toewijzen

• Verantwoordelijk persoon: Selecteer de medewerker die je wilt toewijzen aan bepaalde ruimtes.
• Ruimtes: Selecteer de ruimtes die je wilt toewijzen aan de medewerker die is geselecteerd in het veld 'Verantwoordelijke persoon'.
  
  Let op:
  
  • Je kunt elke ruimte aan slechts één persoon toewijzen.
  • Als je de verantwoordelijke persoon van een ruimte wijzigt, slaat Mews geen gegevens op van eerdere verantwoordelijke personen. 

Een ruimte op 'Buiten gebruik' zetten

Het is een serieuze beslissing om een ruimte op 'Buiten gebruik' te zetten. Die beslissing kan alleen door een leidinggevende worden gemaakt.

• Mews haalt de ruimtes die buiten gebruik zijn uit de centrale inventaris en je kunt ze niet verkopen tijdens de geselecteerde periode.
• Dit verlaagt je beschikbaarheid en heeft invloed op je RevPar. Je moet het gebruik van deze status zoveel mogelijk vermijden, tenzij er geen andere keuze is. 

Let op: 

• Als je een ruimte op Buiten dienst zet, vermindert dat je beschikbaarheid of RevPar niet, maar,
• Als je een ruimte op Buiten gebruik zet, dan vermindert dat je beschikbaarheid of RevPar wel.

Ruimtestatus op 'Buiten gebruik' zetten

1. Klik op het ruimtenummer dat je Buiten gebruik (OOO) wilt zetten. 
2. Klik op de knop Buiten gebruik. Het systeem stuurt je door naar een ander scherm om de volgende velden in te vullen:

• Bloknaam: Voer een korte beschrijving in van het probleem.
• Toegewezen ruimte: Het systeem selecteert dit vooraf wanneer je op het ruimtenummer klikt. Je kunt ook een andere ruimte kiezen uit het keuzemenu.
• Start: Selecteer de datum en tijd waarop de OOO-blokkering moet beginnen.
• Einde: Selecteer de datum en tijd waarop de OOO-blokkering moet eindigen en de ruimte weer bruikbaar zal zijn. Het systeem verandert de ruimtestatus automatisch naar Vuil op de geselecteerde eindtijd.
• Notities: Het is belangrijk om de reden te vermelden waarom een ruimte op Buiten gebruik is gezet, zodat je personeel op de hoogte is. Je kunt ook extra opmerkingen schrijven over het probleem.

3. Klik op Creëren. Op het rapport staan nu details over de blokkering op het scherm met kenmerken van de ruimte. Je kunt deze informatie bijwerken door op de naam van de blokkering te klikken. 

Als je een ruimte reserveert voor Intern gebruik of een ruimte Buiten gebruik plaatst, moet je zowel de begin- als einddatum en -tijd opgeven, die dan verschijnen als een gereserveerd blok, dat zichtbaar is in de Tijdlijn. De ruimtestatus wordt automatisch op Vuil gezet op de datum en tijd waarop de blokkering eindigt.
 

Instellingen configureren om ruimtestatuswijzigingen te automatiseren

Je kunt ervoor kiezen om automatische wijzigingen van de ruimtestatus in te schakelen voor het gemak van het housekeeping-team. De instellingen van je verblijfsdiensten configureren:

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Instellingen > Diensten > Boekbare diensten. Kies een boekbare dienst om de instellingen voor housekeeping ervan te configureren. 
2. Ga onder Algemene instellingen naar het gedeelte Opties. Onder het veld Bezoekopties kun je de volgende opties gerelateerd aan ruimtestatus instellen in het keuzemenu:

• Verander 's nachts 'Geïnspecteerd' naar 'Schoon': Het systeem verandert automatisch elke ochtend tussen 04.00 en 05.00 uur geïnspecteerde lege ruimtes in Schoon. Als je deze optie niet selecteert, blijft de ruimtestatus gedurende zeven dagen hetzelfde voordat deze automatisch verandert in Vuil.
• Check-in maakt ruimte vuil: Mews verandert de ruimtestatus automatisch naar Vuil wanneer je een gast incheckt.
• Check-out maakt ruimte vuil: Mews verandert de ruimtestatus automatisch naar Vuil wanneer je een gast uitcheckt.

Verantwoordelijke personen om middernacht verwijderen

Het Ruimtestatusrapport behoudt standaard de naam van de gebruiker die was toegewezen aan elke ruimte van de vorige dag. De verantwoordelijke personen automatisch om middernacht van het Ruimtestatusrapport verwijderen:

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu  > Instellingen > Accommodatie.
2. Kies in Algemene instellingen uit het keuzemenu Opties voor Automatisch profieltoewijzing ongedaan maken.

Als je deze optie hebt ingeschakeld, kun je elke dag nieuwe medewerkers toewijzen aan ruimtes en in het Actielogboek bijhouden wie er op een bepaalde dag verantwoordelijk was voor housekeeping.
 

Automatische veranderingen

Lege ruimtes

Als een ruimte zeven dagen achter elkaar leeg en onbezet is, verandert de ruimtestatus automatisch naar Vuil.
 

Bezette ruimtes

Het systeem verandert automatisch de status van alle bezette ruimtes in Vuil volgens het housekeeping-interval.
 

Wijzigingen aan reserveringen

Wanneer er wijzigingen in een reservering zijn, zoals het verplaatsen van een ingecheckte reservering van een ruimte naar een andere, verandert de status van beide ruimtes naar Vuil. Zorg ervoor dat je een notitie toevoegt over de wijziging. 

Let op: Als een reservering al ingecheckt is, moet je die verkorten en uitchecken. Daarna moet je een nieuwe reservering voor dezelfde gast aanmaken voordat je deze naar een andere ruimte kunt verplaatsen. Als je de optie Check-out maakt ruimte vuil inschakelt in je verblijfsinstellingen kan dit ook handig zijn in deze situatie.
 

No-shows

Bij no-show reserveringen waar een gast niet wordt ingecheckt, verandert de toegewezen ruimtestatus van de reservering 's nachts niet meer in 'Vuil'. Dit komt doordat er wordt aangenomen dat niemand de ruimte heeft bezet en dus hoeft die niet gemarkeerd te worden met Vuil.

Je kunt hier meer te weten komen over het Reserveringsrapport.