De Tijdlijn is een grafische weergave van alle boekingen in een geselecteerde tijdsperiode, meestal georganiseerd op ruimtetype, en daaronder georganiseerd op kamernummers binnen die ruimtetypes. Op de Tijdlijn kun je in- en uitzoomen om meer of minder informatie te bekijken. Dit kan handig zijn als je een groot aantal boekingen tegelijk wilt inzien, maar optimaliseert ook het gebruik op mobiele apparaten. Het biedt een visuele weergave van alle activiteiten met betrekking tot reserveringen die binnen je accommodatie plaatsvinden. Dit helpt je om een betere klantenservice te bieden en zorgt voor een soepel in- en uitcheckproces.  

Om de Tijdlijne te bekijken, ga je naar Mews Operations,

• klik op het pictogram Tijdlijn op het dashboard, of
• Ga naar het hoofdmenu  > Reserveringen > Tijdlijn.

In dit artikel lees je meer over de volgende onderwerpen:

• Functies van de Tijdlijn
  • Statuskleuren van reserveringen
  • Statuskleuren van housekeeping
  • Filters
    • Reserveringen voor intern gebruik
      • Een boeking voor intern gebruik maken
• Gegevens van de Tijdlijn
  • Ruimtes
  • Reserveringen
  • Kalenderevenementen
• Tijdlijnbeheer
  • Verplaatsen
    • Overboekingen
  • Vergrendelen of ontgrendelen
  • Creëer een reservering
• Verblijfinstellingen en de Tijdlijn
  • Je instellingen bekijken of bijwerken
    • Strategie voor het toewijzen van reserveringen
    • Strategie voor het berekenen van beschikbaarheid
• Overzicht van de bezetting met gebruik van de Tijdlijn

Hieronder staat een uitgebreide omschrijving van alle functies, filters en gegevens die beschikbaar zijn op de Tijdlijn, en hoe deze het beste kunt gebruiken.

Functies van de Tijdlijn 

De statuskleuren voor reserveringen en housekeeping in de Tijdlijn zijn levendiger, om je de verschillende statussen te helpen onderscheiden.  

Statuskleuren van reserveringen

• Oranje: Reserveringen die om dringende actie vragen, bijvoorbeeld no-shows of optionele reserveringen die verlopen zijn, zoals een gemiste check-in of check-out.
• Blauw: Reserveringen waarvoor vandaag actie moet worden ondernomen. Dit zijn boekingen die je voor het einde van de dag moet in- of uitchecken. Als gasten hun online check-in afronden op de dag van aankomst, is de reserveringsstatus blauw.
• Donkergrijs: Reserveringen die op dit moment in de accommodatie zijn en waar vandaag geen actie voor nodig is. Deze reserveringen zijn al ingecheckt, en hebben een check-outdatum die later dan vandaag is.
• Geel: Reserveringen die aangeven dat er ruimtes buiten gebruik zijn. Een ruimte die buiten gebruik is, is niet meer beschikbaar voor verkoop.
• Lichtgrijs: Reserveringen die of in het verleden of de toekomst liggen en niet met vandaag overlappen, er is dus vandaag geen actie nodig. Boekingen voor intern gebruik worden aangegeven met paars.
• Groen: Reserveringen waarbij de online check-in ten minste 1 dag voor de datum van aankomst is voltooid.
• Stippellijn: Reserveringen die nog niet zijn bevestigd of waarvoor de vrijgavedatum nog niet aangebroken is.

Statuskleuren van housekeeping

• Geel: Ruimte buiten gebruik, een langetermijnactie.
• Rood: Ruimte buiten dienst, een dringende actie, je kunt geen gasten inchecken in deze ruimte.
• Oranje: Vuile kamer, heeft aandacht nodig maar is geen dringende actie.
• Groen: Geïnspecteerde ruimte, een voltooide actie.
• Blauw: Schone ruimte, een werkbaar item dat wacht op voltooiing.

Filters

Bovenaan de Tijdlijn heeft Mews een aantal filters:

• Pijlen: Klik op de dubbelen pijlen om de Tijdlijn één maand vooruit of achteruit te verplaatsen. Enkele pijlen verplaatsen de Tijdlijn één week vooruit of achteruit .
• Vandaag: Door op te klikken, keer je altijd terug naar de datum van vandaag, die Mews altijd met blauw aangeeft op de Tijdlijn.
• Ruimtetoewijzing optimaliseren: Deze functie is alleen beschikbaar voor Enterprise-pakketten en werkt alleen in Uur- en Dagelijkse weergave. Klik op om je reserveringen automatisch samen te voegen voor een duidelijk overzicht van de beschikbaarheid. Klik hier voor meer informatie.  
• Ruimte zoeken: Typ in de om te zoeken op:
  • de naam van de ruimtecategorieën, of
  • het kamernummer, om ruimtes te bekijken die bij de criteria van je zoekopdracht passen.

De Tijdlijn scrolt automatisch naar het eerst overeenkomende zoekresultaat en de zoekopdracht markeert de resultaten in het grijs.  De zoekbalk geeft aan of er meerdere overeenkomende resultaten zijn met dezelfde naam. Voor een snellere navigatie kun je de symbolen in de zoekbalk gebruiken om naar het volgende of vorige resultaat te gaan.

• Selecteer een datum: Gebruik om naar een specifieke datum te gaan.

• Selecteer tijdseenheid: Klik op het keuzemenu  om een tijdseenheid te kiezen om weer te geven. Je kunt kiezen uit:

  • Uren: Om reserveringen per uur te bekijken,
  • Dagen: Om dagelijkse reserveringen te bekijken, of
  • Maanden: Om een maandelijks overzicht van je reserveringen te zien. Let op: In de weergave Maanden kun je alle reserveringen zien die per nacht, per dag of per maand geboekt zijn.

• Selecteer Tijdlijnweergave: Klik op dit keuzemenu om in en uit te zoomen op de Tijdlijn. Kies uit Standaard, Comfortabel en Compact om te kiezen hoeveel reserveringen je tegelijk kunt zien.
   

Klik rechtsboven in de Tijdlijn op het symbool voor Filter om de volgende filters te zien:

• Selecteer dienst: Kies uit de boekbare diensten die je voor je accommodatie hebt ingesteld. Let op: Alleen de boekbare diensten die je al hebt ingesteld en ingeschakeld voor je accommodatie zijn hier zichtbaar. Je kunt leren hier meer lezen over het creëren van meer boekbare diensten
• Verdieping: Kies welke verdieping of verdiepingen je wilt bekijken.
• Ruimtekenmerk: Kies vanuit de kenmerken die je accommodatie aanbiedt. Bijvoorbeeld: Balkon, Uitzicht op zee, Tuinkant, enz.
• Ruimtecategorie: Kies uit de ruimtetypes die je voor je accommodatie hebt ingesteld.

Reserveringen voor intern gebruik

Gebruik het symbool om ruimtes voor Intern gebruik te blokkeren. Je kunt 'Intern gebruik'-reserveringen gebruiken om ruimtes te blokkeren voor intern gebruik, zoals verblijven voor werknemers of management'.

Let op: Boekingen voor intern gebruik blokkeren ruimtes van je verkoop, maar hebben geen invloed op je gemiddelde tarief- en bezettingsgegevens, omdat je de ruimte voor interne doeleinden gebruikt. Daarom moet je voorzichtig zijn met het gebruik van reserveringen voor intern gebruik om je inkomsten niet te verstoren. 

Een boeking voor intern gebruik maken

1. Ga naar de Tijdlijn en klik op het symbool Intern gebruik. 
2. In een nieuw venster kun je de volgende velden zien om in te vullen:
   • Naam blok: Voer een korte beschrijving in die moet worden weergegeven in het reserveringsblok.
   • Toegewezen ruimte: Selecteer in de vervolgkeuzelijst de ruimte die je wilt reserveren.
   • Start: Datum en tijd waarop de boeking voor intern gebruik moet beginnen.
   • Einde: Datum en tijd waarop de boeking voor intern gebruik moet eindigen.
   • Opmerkingen: Eventuele extra notities of informatie die je wilt toevoegen.
3. Klik op Creëren en Mews leidt je dan naar de Tijdlijn waar je het reserveringsblok kunt zien.

Om de actie ongedaan te maken en een boeking voor intern gebruik te verwijderen, open je de reservering en klik je rechtsboven in het scherm op Verwijderen. Je kunt hier meer lezen over het verwijderen van reserveringen voor intern gebruik in Mews Operations. 

Gegevens van de Tijdlijn

Ruimtes

De kolom uiterst links op de Tijdlijn bevat een lijst van je ruimtecategorieën.

• Als je in- en uitzoomt, zul je zien dat er vaak 'Korte namen' worden gebruikt omdat er weinig ruimte is.
• Binnen elke ruimtecategorie staan de bijbehorende ruimtenamen of nummers, met elk een aparte rij. Mews toont Ruimtenummers samen met de bijbehorende statuskleuren voor ruimtes zodat ze makkelijk herkenbaar zijn.
• Als er ruimtes binnen andere ruimtes zijn, bijvoorbeeld een slaapzaal met meerdere bedden of een co-workingruimte met meerdere bureauplekken, worden ook deze op de Tijdlijn weergegeven, omdat Mews elke opvolgende ruimte op een aparte rij op de Tijdlijn weergeeft.
• Je kunt op alle ruimtenummers klikken, en je wordt dan direct naar de bijbehorende pagina met ruimte-eigenschappen gebracht.
  • De pagina met ruimte-eigenschappen bevat alle details over de status van die ruimte.
    • In dit scherm kun je gemakkelijk de status van de ruimte veranderen naar Vuil, Schoon, Geïnspecteerd, Buiten dienst, of Buiten gebruik.
    • Je kunt ook een overzicht vinden van recente blokken die buiten gebruik zijn. Selecteer de knop 'Alle' om recente wijzigingen in ruimtestatussen te bekijken. Hiermee wordt het actielogboek voor ruimtestatuswijzigingen geopend.

Reserveringen

Boekingen zijn als blokken te zien in de Tijdlijn, en de lengte van het blok correspondeert met de duur van de reservering.

• De ruimteblokken op de TIjdlijn representeren de aankomst- en vertrektijden voor elke boeking en Mews zal deze altijd weergeven in de bijbehorende actiekleur.
  • De Tijdlijn toont elke boeking met de naam van de reserveringseigenaar in het formaat Achternaam, Voornaam.
  • Als je de gast Gastclassificaties toewijst, kun je deze bijbehorende symbolen ook zien net na de naam van de gast.
• Wanneer je op een boeking klikt, wordt er een "Smart detail-venster " met reserveringsgegevens geopend.
  • Op dit scherm kun je de knoppen Beheren of Groep aan de onderkant van het venster selecteren voor het openen van het Reserveringsbeheerscherm, of
  • De toepasselijke knoppen gebruiken om die boeking in of uit te checken.
  • Bekijk een door AI gegenereerd overzicht van de voorkeuren, eerdere en komende verblijven en speciale verzoeken van een gast. Let op: Dit is alleen beschikbaar voor accommodatie met een Pro- of Enterprise-abonnement. 
  • In het Smart detail-venster kun je op het symbool voor Profiel klikken voor een directe link naar het profiel van die gast, waar je indien nodig hun persoonlijke gegevens kunt beheren.

Let op:

• Er kan een -symbool voor de naam van de gast verschijnen, wat aangeeft dat de reservering voor een vrouwelijke gast is die een reservering heeft voor een eenpersoonsbed in een slaapzaal of ruimte met meerdere bedden. Deze functie is vooral handig voor hostels die slaapzaalruimtes die voor alleen vrouwen zijn bestemd promoten.
• Het symbool voor de naam van de gast geeft aan dat de boeking vergrendeld is en je deze niet kunt verplaatsen of upgraden. Klik hier voor een volledige beschrijving van het beheer van reserveringen op de Tijdlijn. 
• Het symbool op de reservering geeft aan dat de reservering een groepsboeking is, of dat het gaat om vrienden en familie van hotelpersoneel. 
• Het symbool op de reservering geeft aan dat de reservering van een terugkerende gast is. Het getal in het symbool geeft het totale aantal eerdere verblijven bij je keten of individuele accommodatie aan.
• Het symbool op de reservering geeft aan dat de reservering is opgewaardeerd vanuit een lagere categorie. 

Tijdlijnbeheer

Verplaatsen

Klik en sleep ontgrendelde reserveringsblokken om ze over de Tijdlijn te verplaatsen. Je kunt deze methode gebruiken om reserveringen naar een hogere ruimtecategorie te upgraden.

• Nadat je de boeking in de hogere categorie hebt geplaatst, zie je het symbool van een pijltje omhoog op het reserveringsblok voor de naam van de gast, wat laat zien dat de reservering geüpgraded is. 
  • Als je de boeking niet vergrendelt nadat je hem upgradet, kan het systeem deze terug naar de originele ruimtecategorie proberen te plaatsen, om je omzet te optimaliseren.
    • Om dit te voorkomen, adviseren we om de ruimtecategorie te wijzigen in het Reserveringsbeheerscherm, onder het tabblad Eigenschappen.
• De Tijdlijn staat het downgraden van reserveringen naar een lagere categorie door ze te verslepen niet toe, wat behulpzaam is om te voorkomen dat een reservering per ongeluk gedowngraded wordt.
  • Als je bewust een ruimtecategorie wilt downgraden, kun je dit handmatig doen in de Reserveringsbeheerscherm onder het tabblad Eigenschappen.
• Als je een ontgrendeld reserveringsblok verplaatst en op een andere blok zet, probeert het systeem automatisch de boeking die er stond opnieuw toe te wijzen.
  • Als er geen andere geschikte ruimte is, zal Mews de reservering in een overboekingsslot zetten.
    • Wanneer Mews een boeking in het overboekingsslot zet, moet je  deze handmatig naar een geschikte ruimte verplaatsen. Zie hieronder voor meer informatie over overboekingen.

Overboekingen

Wanneer je nieuwe boekingen creëert, wijst Mews deze automatisch toe aan een ruimte op de Tijdlijn.

• Als je een categorie overboekt, waarmee wordt bedoeld dat er meer boekingen zijn gecreëerd dan dat er ruimtes beschikbaar zijn, zal het systeem automatisch overboekingsslots maken, waar het de reservering in plaatst totdat de accommodatie het probleem kan oplossen.
• Mews toont deze slots in het rood, wat aangeeft dat er dringend actie nodig is, en gebruikt 'overboekingen' als tijdelijke placeholders voor boekingen die nog niet naar een beschikbare ruimte zijn verplaatst.

Je kunt overboekingen oplossen door het reserveringsblok in het overboekingsslot te verplaatsen naar een vrije ruimte, wat dan automatisch het overboekingsslot van je Tijdlijn verwijdert.
 

Vergrendelen of ontgrendelen

Als je een reservering selecteert op de Tijdlijn, verschijnt alle reserveringsinformatie in het Smart detail-venster aan de rechterkant. Binnen dit venster zie je het symbool voor Vergrendelen, dat je kunt gebruiken om deze boeking te vergrendelen of ontgrendelen voor bewerkingen.

• Een reservering vergrendelen betekent dat de boeking niet meer kan worden verplaatst.
• Het vergrendelen van ruimtes wordt meestal gebruikt om te voorkomen dat medewerkers per ongeluk reserveringen verplaatsen.
  • Je kan de boeking om verschillende redenen vergrendelen, bijvoorbeeld wanneer een terugkerende gast hun toegewezen ruimte aanvraagt.
• Mews ontgrendelt boekingen alleen automatisch in gevallen waar je de aankomst- of vertrekdatums aanpast. Daarom is het belangrijk dat je de reservering opnieuw vergrendelt na het aanpassen, om verplaatsingen te voorkomen.

Creëer een reservering

Door reserveringen aan te maken vanuit de Tijdlijn kun je diensten voor je gasten reserveren terwijl je de beschikbaarheid bekijkt. Je kunt reserveringen maken in de Tijdlijn-weergave op basis van de tijdseenheid van de dienst: 

• Dag/nacht-diensten: Gebruik de dagweergave. 
• Diensten op uurbasis: Gebruik de uurweergave. 

Je kunt hier meer te weten komen over het maken van reserveringen rechtstreeks vanaf de Tijdlijn. 

Verblijfsinstellingen en de Tijdlijn

Je kunt sommige verblijfsinstellingen configureren om de inventaris van je hotel te beheren en boekingen correct op de Tijdlijn weer te geven. 

Om je verblijfsinstellingen te bekijken of bij te werken:

1. Ga in Mews Operationsnaar het hoofdmenu > Instellingen > Diensten > Boekbare diensten.
2. In het tabblad Algemene instellingen staan de volgende opties die relevant zijn voor de Tijdlijn. 

Strategie voor het toewijzen van reserveringen

Kies hoe Mews nieuwe reserveringen toewijst: 

• Laag naar hoog - Nieuwe reserveringen zullen worden toegewezen beginnend vanaf het laagste kamernummer.
• Laag naar hoog - Nieuwe reserveringen zullen worden toegewezen beginnend vanaf het laagste kamernummer.
• Willekeurig: Mews wijst willekeurig ruimtes toe, zodat alle ruimtes hetzelfde aantal boekingen krijgen. Let op: Als je veel zakenreizigers hebt, raden we deze instelling af, omdat groepen dan over het hele hotel worden verspreid.

Strategie voor het berekenen van beschikbaarheid

Kies hoe overboekingen invloed hebben op je beschikbaarheid: 

• Verdelend - Overboekingen zullen naar de laagste beschikbare ruimtecategorie gaan, deze cijfers zullen automatisch worden weergegeven in je beschikbaarheidsberekening over het hele systeem.
• Discreet - Voorkom dat overboekingen invloed hebben op lege ruimtetypes die je niet had geselecteerd.

Overzicht van de bezetting met gebruik van de Tijdlijn

Klik op en kies een boekbare dienst waarvan je de bezetting wilt controleren, bijvoorbeeld Verblijf, in het filter Selecteer dienst en kies Maand in het filter Selecteer overzicht.  Je ziet nu een algemeen overzicht van je reserveringen die per nacht, per dag of per maand geboekt zijn in het maandoverzicht. Je kunt zelfs reserveringen tot tien maanden lang zien.

• Bij langdurige verblijfsdiensten geeft dit je een snel overzicht over de gaten in bezetting bij je accommodatie tijdens bepaalde maanden.
• Dit helpt je je promoties en speciale aanbiedingen in te plannen zodat je zakelijke mogelijkheden kunt creëren in de periodes waarin de bezettingsgraad laag is.