Vous pouvez autoriser les clients à scanner un document d'identité ou à prendre des photos de vérification lors du check-in en ligne et sur une borne. Ce faisant, le système préremplit leur formulaire de check-in à l'aide des informations scannées et les ajoute à leur profil client. Les clients peuvent scanner leur passeport, leur carte d'identité ou leur permis de conduire, en fonction des paramètres choisis. Vous pouvez également activer les photos de vérification lors du check-in en ligne et sur une borne. afin que les clients puissent prendre une photo d'eux-mêmes. Le système affiche ensuite cette photo sur le profil client concerné, pour une sécurité accrue. Lors de la numérisation d'une pièce d'identité, tel qu'une carte d'identité ou un passeport, à l'aide de Mews Kiosk, le système extrait uniquement les données de la zone lisible par machine (MRZ) du document. Si vous souhaitez ajouter des informations qui se trouvent en dehors de la zone de lecture automatique, vous devez les saisir manuellement.

Ce guide présente les étapes à suivre pour activer le scan des documents d'identité et les photos de vérification lors du check-in :

• Étape 1 : Configurer les paramètres de scan et de photo
• Étape 2 : Ajouter la raison pour laquelle le document d'identité a été scanné
• Étape 3 : Activer les caméras arrière pour Mews Kiosk
• Étape 4 : Configurer la suppression automatique des documents d'identité et des photos de vérification

 

Étape 1 : Configurer les paramètres de scan et de photo

1. Dans Mews Operations, cliquez sur le menu principal  > Paramètres > Établissement > Expérience client > Formulaire de check-in. 
2. Cliquez sur l'onglet Vérification :
   • Photo de vérification : pour permettre aux clients de prendre une photo d'eux-mêmes afin de vérifier leur identité lors du check-in en ligne ou sur une borne, sous Propriétaire de la réservation, cliquez sur Obligatoire ou Facultatif.
   • Photos d'identité : pour permettre aux clients de scanner leurs documents lors du check-in en ligne ou sur une borne. Cette option sauvegarde le scan du document d'identité dans le profil client concerné. Sous Propriétaire de la réservation, cliquez sur Obligatoire, Facultatif ou Par défaut.
   • Vérification d'identité : pour permettre aux clients de scanner leurs documents lors du check-in en ligne ou sur une borne. Cette option ne sauvegarde pas le scan du document d'identité dans le profil client concerné. Sous Propriétaire de la réservation, cliquez sur Obligatoire, Facultatif ou Par défaut.
   • Remarques :
     • Vous pouvez autoriser d'autres types de clients à prendre des photos de vérification, des photos d'identité ou à fournir des documents d'identité en cochant les cases Autres adultes ou Enfants et en cliquant sur Obligatoire, Facultatif or Par défaut.
     • Si vous sélectionnez Facultatif, les clients peuvent ignorer cette étape.
     • Si vous sélectionnez Par défaut, le système demande aux clients de scanner leur pièce d'identité lorsqu'ils fournissent des données d'identification telles que définies dans l'environnement juridique de l'emplacement de votre établissement.
3. Cliquez sur l'onglet Documents :
   • Type : sélectionnez le type de document que le client peut scanner pour préremplir son formulaire de check-in, par exemple, Passeport, Carte d'identité ou Permis de conduire.
   • Visibilité : sélectionnez Obligatoire ou Facultatif.
   • Dans la nouvelle section, sélectionnez les exigences de visibilité pour chaque champ et chaque type de client. Remarque : Si vous sélectionnez Par défaut pour les photos d'identité ou la vérification de l'identité, Mews vous suggère de sélectionner Par défaut ici aussi. 
4. Cliquez sur Sauvegarder.

 

Étape 2 : Ajouter la raison pour laquelle le document d'identité a été scanné

1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal > Paramètres > Services > Sélectionnez un service réservable > et cliquez sur Documents. 
2. Cliquez sur + Document.
   • Sous Type, cliquez sur Message avec la pièce d'identité > Créer.
     1. Un nouvel écran s'affiche. Remplissez les champs suivants :
        • Ajouter une traduction : cliquez pour sélectionner dans le menu déroulant les traductions que vous souhaitez ajouter parmi les langues disponibles.
        • Contenu : saisissez la raison pour laquelle vous scannez le document d'identité. Par exemple, « Nous vous demandons de scanner votre document d'identité à des fins de vérification. Cela nous aide à accélérer le processus de check-in et à vous accueillir dès votre arrivée. Les données que vous partagez seront stockées en toute sécurité et utilisées uniquement pour vérifier votre identité. »
     2. Cliquez sur Sauvegarder.
   • Sous Type, cliquez sur Message avec la photo de vérification > Créer.
     1. Un nouvel écran s'affiche. Remplissez les champs suivants : 
        • Ajouter une traduction : cliquez pour sélectionner dans le menu déroulant les traductions que vous souhaitez ajouter parmi les langues disponibles.
        • Contenu : saisissez une raison pour la photo de vérification. Par exemple, « Nous utilisons votre photo dans le cadre de notre procédure de vérification de sécurité lors de votre arrivée à notre hôtel. Une fois votre séjour terminé, nous la supprimons de nos systèmes. »
     2. Cliquez sur Sauvegarder.

 

Étape 3 : Activer les caméras arrière pour Mews Kiosk

Remarque : Cette étape n'est nécessaire que si votre établissement a installé Mews Kiosk. Assurez-vous que votre borne utilise la version 4.38.0 ou une version supérieure.

1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal > Paramètres > Services > Sélectionnez un Service réservable > Cliquez sur Bornes en libre-service et sur l'une de vos bornes.
2. Sous Options activées, cliquez pour sélectionner Utilisez la caméra arrière pour le scan d'identité en mode client.
3. Cliquez sur Sauvegarder.

 

Étape 4 : Configurer la suppression automatique des documents d'identité et des photos de vérification

1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal > Paramètres > Établissement > Expérience client > Conservation des données client.
2. Sous Documents d'identité et photos de vérification, indiquez combien de jours après le check-out le système doit conserver les données avant de les supprimer.
3. Cliquez sur Créer.

Remarques :

• Le système supprime les données relatives au scan d'identité et à la photo de vérification uniquement si le client n'a pas de réservation future dans votre établissement ou dans un autre établissement de votre chaîne.
• Le journal d'actions s'affiche lorsque le système supprime les données.

Une fois ces étapes effectuées, le scan des documents d'identité et la vérification des photos sont activés dans le check-in en ligne et sur une borne. Si vous ne configurez pas la suppression automatique, vous pouvez consulter ces documents à tout moment sur le profil client correspondant.