Étape 1 : Écran de bienvenue

Lorsqu'un client interagit pour la première fois avec une borne, celle-ci affiche l'écran de bienvenue. Sur cet écran, il peut : 

1. Cliquer sur Check-in pour commencer le processus. 

Étape 2 : Sélectionner la réservation

Après avoir cliqué sur « Check-in », le client doit trouver sa réservation. Pour ce faire, il peut :

• Saisir son nom de famille, ou
• scanner le QR code correspondant dans son portefeuille numérique ou dans l'e-mail Confirmation ou Check-in en ligne.

Remarques :  

• Le système demande également aux clients de saisir leur numéro de confirmation :
  • si vous avez activé l'option correspondante dans le champ Que faut-il lors d'un check-in autonome sur une borne ?, ou 
  • s'il y a plusieurs réservations avec le même nom de famille. 
• Vous pouvez activer le check-in anticipé pour permettre à vos clients d'effectuer leur check-in en avance, moyennant finance.  

Les clients peuvent désormais consulter les détails de leur réservation sur cet écran, notamment la catégorie de leur chambre, les produits achetés ou inclus, et la date du check-out. Ils peuvent ensuite confirmer leur réservation et passer à l'étape suivante.

Étape 3 : Surclassements

Les clients peuvent surclasser leur espace en sélectionnant un espace de catégorie supérieure dans cette section. Lorsqu'un client surclasse son espace, Mews Kiosk met à jour sa facture et affiche le nouveau prix. Le prix initial n'est plus visible sur la facture du client. Pour découvrir comment proposer des surclassements, consultez ce guide.

Le client peut :

• Cliquer sur Surclasser pour sélectionner un espace d'une catégorie supérieure > Confirmer > Surclasser ou
• Cliquer sur Non merci pour passer à l'étape suivante.  

Étape 4 : Sélectionner un espace 

Les clients peuvent filtrer les espaces pour sélectionner celui qui répond le mieux à leurs besoins et préférences, par exemple, un espace avec vue sur jardin ou un balcon. Pour que vos clients puissent accéder à cette étape lors de leur check-in via une borne Mews Kiosk, vous devez :

1. Ajouter une description et des caractéristiques d'espaces à chaque espace.
2. Activer l'option Sélection de l'espace par les clients.
3. Déverrouiller la réservation du client.
4. Vous assurer que d'autres espaces, avec le statut Inspecté et au moins une caractéristique d'espace, sont disponibles.

Une fois ces étapes effectuées, le client peut : 

• Cliquer sur une ou plusieurs étiquettes pour affiner ses préférences, puis sur Sélectionner pour choisir l'espace souhaité, ou
• Cliquer sur Non merci pour passer à l'étape suivante.  

Étape 5 : Scanner la pièce d'identité

Si votre établissement met en place une vérification, Mews demande au client de scanner son passeport, sa carte d'identité ou son permis de conduire. Le client peut alors :

1. Cliquer sur Scanner la pièce d'identité pour numériser son document ou cliquer sur Passer. Remarque : Les clients ne peuvent passer cette étape que si votre établissement a réglé ce champ sur Optionnel.
2. Scanner leur pièce d'identité.

Si la numérisation est réussie, le client peut passer à l'étape 6, où Mews Kiosk préremplit ses coordonnées. Si la numérisation échoue, le client peut cliquer sur Réessayer pour recommencer la numérisation.

Étape 6 : Formulaire de check-in

Les clients doivent remplir leur formulaire de check-in lors de leur check-in sur la borne. Le système utilise ensuite ces informations pour compléter leur profil client. Le formulaire correspond aux paramètres par défaut de Mews relatifs à votre emplacement. Vous pouvez personnaliser les champs du formulaire en fonction du type de client, par exemple, Adulte ou Enfant. Selon vos choix, les champs figurent ou non sur les fiches d'enregistrement générées par la borne.

1. Pour continuer le check-in, les clients doivent fournir les informations suivantes : 
   • Photo de vérification : Cliquez sur Prendre une photo, puis prenez une photo de vous-même. Remarque : Ce champ n'apparaît que si vous le configurez. 
   • Sélectionnez votre nationalité : les clients doivent utiliser ce champ pour indiquer leur nationalité.
   • Ajoutez vos informations : les clients doivent compléter tous les champs obligatoires (ceux avec un *).
   • Relation à d'autres clients : les clients doivent indiquer la relation qu'ils entretiennent avec le propriétaire de la réservation, par exemple, Ami, Parent, etc. Remarque : Ce champ apparaît uniquement sur le formulaire de check-in des occupants, pas des propriétaires de la réservation.
   • Pièce d'identité : les clients doivent remplir tous les champs obligatoires (ceux avec un *).
   • Cochez la case « J'accepte le règlement intérieur ».
   • Les clients doivent cocher la case « J'ai lu et j'accepte les CGV de l'établissement et les CGV de Mews ».  
   • Signature : enfin, les clients doivent signer le formulaire de check-in.  

2. Cliquez sur Continuer.  

Remarques :  

• Le nombre de fiches d'occupants générées par le système est équivalent au nombre d'occupants ajoutés à cette réservation. 
• La borne demande uniquement aux occupants de remplir un formulaire de check-in individuel s'il s'agit d'une exigence de l'environnement juridique. Si les clients ont la même adresse, cliquez sur « Utiliser l'adresse » pour copier les informations du client précédent. 
• Les clients peuvent supprimer d'autres clients en cliquant sur Supprimer. Cette fonction n'est disponible que dans les domaines où l'environnement juridique exige des données de la part de tous les clients.

Étape 7 : Ajouter des produits

Les clients peuvent personnaliser leur séjour en ajoutant des produits lors du check-in. Cet écran est disponible uniquement si vous activez l'option « Avant le check-in » pour ce service réservable.  

Le client peut :

• Cliquer sur + Ajouter pour ajouter un ou plusieurs produits, ou
• Cliquer sur Continuer pour passer à l'étape suivante.  

Étape 8 : Écran de paiement

Les clients peuvent régler leur séjour lors du check-in si vous avez connecté un Mews Terminal ou via un QR code sur leur smartphone.

Le client peut soit :

• Cliquer sur Payer maintenant pour régler tous les éléments de la facture, ou
• Cliquer sur Diviser la facture pour diviser la facture entre les clients ou les cartes de paiement, puis 
  1. Cliquer sur + Créer une facture pour créer une nouvelle facture.
  2. Cliquer pour sélectionner les éléments à déplacer, puis cliquer sur Déplacer les éléments.
  3. Cliquer pour sélectionner la nouvelle facture ou cliquer sur + Créer une facture pour en créer une autre, puis cliquer sur Déplacer.
  4. Cliquer sur + Ajouter les informations de l'entreprise pour ajouter les informations de la société à la facture, si nécessaire.
  5. Cliquer pour sélectionner la facture à payer, puis cliquer sur Payer.

Le client peut ensuite suivre les instructions affichées sur le Mews Terminal ou scanner le QR code avec son smartphone pour effectuer le paiement sur son propre appareil.

Remarque : Si la réservation est une réservation de groupe, Mews débite tout au propriétaire de la réservation. Le système facture aux occupants uniquement les articles qu'ils ont ajoutés lors de leur check-in. 

Étape 9 : Encoder des clés

Si vous avez activé un encodeur de clés, le client peut encoder ses clés directement sur la borne. Sur cet écran, les clients peuvent :

1. Sélectionner le nombre de clés qu'ils souhaitent encoder.
2. Cliquer sur Continuer.  
3. Suivre les instructions à l'écran. Remarque : Vous pouvez modifier ces instructions dans les paramètres de configuration de Mews Kiosk.   

4. Cliquer sur Continuer.  

Étape 10 : Écran de confirmation du check-in 

Une fois que les clients ont terminé toutes les étapes précédentes, ils peuvent :

1. Cliquer sur Confirmer. Ils verront alors les détails de la chambre et les indications d'accès correspondantes.
2. Cliquer sur Continuer. Ils verront alors le message de remerciement.
3. Cliquer sur Terminer pour terminer le processus.  

Remarque : Vous pouvez personnaliser le message ci-dessus dans le champ « Message de remerciement » des paramètres de configuration de vos bornes Mews Kiosk, ainsi que le nom des chambres et les instructions d'accès dans les paramètres de vos espaces.

• Installer et configurer Mews Kiosk
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