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NederlandsL'écran de gestion client correspond au profil interne Mews de chaque client qui séjourne dans votre établissement. Cet écran comporte six onglets et regroupe toutes les réservations, factures et commandes de chaque client. Il s'agit donc d'un outil idéal pour voir toutes les informations d'un client en un seul et même endroit.
Pour accéder à un écran de gestion client spécifique :
- Cliquez sur le profil client souhaité.
- Vous pouvez également saisir le nom du client dans la barre de recherche de Mews.
Ce guide présente chaque onglet de l'écran de gestion client :
- Tableau de bord
- Profil
- Champs modifiables
- Fidélité
- Pièces d’identité
- Adresses
- Relation à d'autres clients
- Fichiers
- Fusionner
- Options supplémentaires
- Interne
- Paiements
- Facturation
- Journal d'actions
Tableau de bord
Cet onglet est divisé en quatre sections : Réservations actuelles et futures, Factures, Réservations passées et Commandes.
Remarque : Vous pouvez cliquer sur l'icône + dans le coin supérieur droit de l'écran pour créer une réservation ou placer une commande pour le client.
Réservations actuelles et futures
Des fiches de réservation s'affichent pour les réservations actuelles et futures. Voici les informations qu'elles contiennent :
- Nom et numéro de chambre : le nom du propriétaire de la réservation et le numéro de la chambre.
- Statut : le statut de la réservation.
- Date et heure de check in/out : la date et l'heure d'arrivée et de départ de la réservation.
- Clients : les informations du client, y compris le propriétaire.
- Numéro de confirmation : le numéro de confirmation de la réservation.
- Tarif : le tarif de la réservation.
- Catégorie demandée : la catégorie demandée.
- Espace attribué et statut : l'espace attribué et son statut.
- Facturation : cliquez sur l'icône
pour accéder à l'écran de facturation.
- Calendrier : cliquez sur l'icône
pour accéder au calendrier.
- Fiches d'enregistrement : cliquez sur l'icône
pour imprimer ou exporter la fiche de réservation du client au format PDF.
- Détails : cliquez sur Détails pour ouvrir la fenêtre Smart detail.
- Gérer : cliquez sur le bouton Gérer pour accéder à l'écran de gestion des réservations.
Factures
Toutes les factures clôturées associées au profil client figurent dans cette section. Pour chaque facture, le tableau affiche les informations suivantes :
- Client
- Numéro de TVA
- Société
- Émis
- Date d'échéance
- Payé
- Statut
- Notes
Remarque : Pour accéder aux détails d'une facture passée, il vous suffit de cliquer sur le numéro de la facture souhaitée.
Réservations passées
Des fiches de réservation s'affichent pour les réservations passées et annulées. Voici les informations qu'elles contiennent :
- Nom et numéro de chambre : le nom du propriétaire de la réservation et le numéro de la chambre.
- Statut : le statut de la réservation.
- Date et heure de check in/out : la date et l'heure d'arrivée et de départ de la réservation.
- Clients : les informations du client, y compris le propriétaire.
- Numéro de confirmation : le numéro de confirmation de la réservation.
- Tarif : le tarif de la réservation.
- Facturation : cliquez sur l'icône
- Fiches d'enregistrement : cliquez sur l'icône
- Détails : cliquez sur Détails pour ouvrir la fenêtre Smart detail.
- Gérer : cliquez sur le bouton Gérer pour accéder à l'écran de gestion des réservations.
Commandes
Cette section contient les commandes passées, annulées, actuelles et futures liées au profil client. Pour chaque commande, le tableau affiche les informations suivantes :
- Service
- Créé
- Début
- Notes
- Statut
- Total
Remarques :
- Pour voir les détails d'une commande, il vous suffit de cliquer sur le nom de la commande souhaitée.
- Pour annuler la commande, cliquez sur l'icône
à côté du total.
Options supplémentaires
- Cliquez sur l'icône
dans le coin supérieur droit pour créer une réservation ou une commande pour le client.
- Cliquez sur l'icône
Éléments de la file d'attente des e-mails pour afficher le statut de tous les e-mails que le système a envoyés au client.
Profil
Cet onglet vous permet de consulter toutes les informations disponibles sur le client et affiche un résumé « Smart Tip » généré par l'IA, qui synthétise les préférences du client, ses précédents séjours et ses réservations à venir. Dans Mews Operations, la plupart des profils client sont créés automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier les champs directement dans l'onglet Profil.
Champs modifiables
Voici les champs que vous pouvez modifier dans la section Profil de cet onglet :
- E-mail : l'adresse e-mail du client. Toutes vos communications (marketing, etc.) sont envoyées à cette adresse. Remarque : Vous ne pouvez utiliser cette adresse qu'une seule fois dans le système. Autrement dit, il n'est pas possible d'attribuer cette adresse à d'autres profils client.
- Titre : le titre préféré du client.
- Prénom : le prénom du client, et son deuxième prénom, le cas échéant.
- Nom de famille : le nom du client.
- Deuxième nom : le deuxième nom du client, le cas échéant.
- Nationalité : la nationalité du client.
- Langue : la langue utilisée pour communiquer avec le client.
- Sexe : le sexe du client, tel qu'il apparaît sur son passeport, à des fins de déclaration légale.
- Téléphone: le numéro de téléphone du client, ainsi que l'indicatif du pays pour les numéros internationaux, le cas échéant.
- Date de naissance : la date de naissance du client.
- Lieu de naissance : le lieu de naissance du client.
- Numéro d'immatriculation du véhicule : le numéro d'immatriculation de la voiture du client, le cas échéant.
- Numéro de TVA : cette information n'est pas toujours nécessaire. Consultez votre équipe comptable pour obtenir une confirmation.
- Société : la société associée au client. Saisissez les premières lettres dans la zone de texte et cliquez sur l'un des résultats de recherche suggérés.
- Profession : cette information n'est pas toujours nécessaire. Pour obtenir des informations plus détaillées, vérifiez les lois en vigueur au niveau local.
Remarque : Une fois vos modifications effectuées, n'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder.
Fidélité
Vous pouvez utiliser cette section pour consulter les informations relatives aux programmes de fidélité internes, secondaires ou partenaires auxquels les clients se sont inscrits. Remarque : Mews ne peut pas créer de programmes de fidélité pour les établissements. Pour que Mews synchronise et affiche les informations de fidélité, les chaînes doivent gérer leurs propres programmes de fidélité internes.
Voici les informations que vous pouvez consulter dans cette section :
- Nom : le nom du programme de fidélité.
- Numéro d'adhésion : le numéro unique du client.
- Points : le nombre total de points cumulés par le client.
- Niveau : le nom ou le code du niveau du programme de fidélité du client.
- Date d'expiration : la date d'expiration du programme de fidélité du client.
- URL : l'URL de la base de données unique du client.
Remarques :
- Si vous gérez déjà un programme de fidélité et que vous souhaitez le connecter à Mews, contactez votre Customer Success Manager pour obtenir de l'aide.
- Mews affiche les informations de fidélité suivantes depuis SiteMinder :
- Nom du programme
- Numéro d'adhésion
- Date d'expiration
Pièces d'identité
Cliquez sur l'icône + pour saisir manuellement les détails de la pièce d'identité du client.
Adresses
Cette section vous permet de voir l'adresse du client. Pour ajouter manuellement une adresse, cliquez sur l'icône +.
Relation à d'autres clients
Dans cette section, vous pouvez voir le nom, la relation, l'historique commun et le prochain séjour des clients associés à ce profil. Vous pouvez également voir l'utilisateur qui a ajouté la relation (un membre du personnel ou un client). Pour découvrir comment ajouter une relation à un profil client dans Mews Operations, consultez ce guide.
Fichiers
Fusionner
Vous pouvez utiliser le champ de recherche pour trouver des doublons de profils dans le système et les fusionner afin de ne conserver qu'un seul profil et de ne pas devoir gérer plusieurs fois le même profil client.
Pour fusionner des profils client :
- Saisissez les premières lettres du nom du client concerné dans le champ de recherche. Le système affiche les profils client correspondants.
- Sélectionnez un profil dans la liste.
- Cliquez sur Fusionner.
Remarque : Il s'agit d'une action irréversible.
Options supplémentaires
- Cliquez sur l'icône
Effacer en haut à droite pour effacer toutes les données à caractère personnel. Remarque : Il s'agit d'une action irréversible.
- Cliquez sur l'icône
pour scanner les documents d’identité d’un client.
- Cliquez sur l'icône
Interne
Cet onglet vous permet d'attribuer une classification au client, de signaler si le client accepte les factures débiteur ou les mises à jour marketing, de saisir des codes pour un usage interne et d'ajouter des notes à un profil.
Remarques :
- Les étiquettes internes peuvent être transférées entre les établissements qui appartiennent à la même chaîne. Par exemple, si un établissement attribue la classification « Récurrent »à un client, cette information apparaît sur son profil dans tous les établissements de la chaîne.
- Le système affiche les notes que vous ajoutez dans l'onglet Interne dans le rapport Statut des espaces, mais pas dans la réservation elle-même.
- Vous ne pouvez pas modifier la langue préférée du client. Seul le client peut la mettre à jour.
Explication des champs
| Champ | Description |
| Options |
|
| Classifications | Sélectionnez toutes les classifications qui s'appliquent au client. Mews les affiche à côté du nom du client dans tous les endroits du système afin de faciliter leur identification. Remarque : Si vous ne souhaitez pas utiliser certaines classifications client dans votre établissement, contactez notre support pour les désactiver. |
| Caractéristiques préférées de l'espace | Sélectionnez les caractéristiques d'espaces préférées du client. Mews se base sur ces préférences pour attribuer un espace aux réservations du client, à condition d'avoir activé l'option Caractéristiques préférées de l'espace dans le champ Stratégie d'attribution des réservations, dans les paramètres de votre service Séjour ou de vos catégories d'espaces. |
| Code comptable | Saisissez le code comptable que vous souhaitez associer à ce profil, le cas échéant. |
| Code de fidélité | Si vous avez un programme de fidélité interne, saisissez le code de fidélité unique correspondant dans ce champ. |
| Code de facturation | Saisissez le code unique que vous souhaitez faire figurer sur les factures débiteur. Ce code permet au client de facilement identifier les factures débiteur de votre établissement. |
| Notes du profil client | Saisissez toute note pour un usage interne que vous souhaitez ajouter à ce profil. Le système les affiche dans le rapport Réservations, le rapport Aperçu des réservations et le rapport Clients dans l'établissement. |
Paiements
Cet onglet vous permet de sélectionner différents types de paiements, de gérer les prépaiements, les remboursements et les préautorisations et de consulter tous les paiements passés.
Il se compose de trois sous-onglets :
- Vue d'ensemble :
- Paiements : cette section affiche tous les paiements qui ont abouti, y compris les méthodes de paiement, et vous permet d'effectuer un remboursement, si besoin. Pour chaque paiement, vous pouvez cliquer sur le lien sous la colonne Type pour ouvrir une fenêtre avec des détails du paiement.
- Préautorisations : cette section affiche un récapitulatif des paiements préautorisés et vous permet de débiter une carte via un Mews Terminal.
- Paiements et préautorisations programmés : cette section affiche tous les paiements et préautorisations futurs pour les réservations du client, avec des détails tels que le numéro de la réservation, la règle, le type, le délai estimé et les actions disponibles.
- Tentatives de paiement : cette section affiche les tentatives de paiement échouées.
- Demandes :
- Demandes de paiement : cette section affiche les demandes de paiement effectuées ou en attente qui ont été envoyées au client. Pour créer une demande de paiement, cliquez sur + Demande de paiement pour ouvrir la fenêtre latérale Demande de paiement. Remarque : Le système affiche les demandes de paiement suivantes :
- Manuel : les demandes créées par l'utilisateur.
- Automatique : les demandes créées par le système, par exemple, à partir de Mews Booking Engine.
- Demandes de paiement : cette section affiche les demandes de paiement effectuées ou en attente qui ont été envoyées au client. Pour créer une demande de paiement, cliquez sur + Demande de paiement pour ouvrir la fenêtre latérale Demande de paiement. Remarque : Le système affiche les demandes de paiement suivantes :
- Méthodes :
- Méthodes de paiement : Dans cette section, vous pouvez :
- Consulter la liste des cartes, portefeuilles numériques et méthodes de paiement alternatives utilisées par le client pour effectuer des paiements.
- Ajouter de nouvelles méthodes de paiement. Remarques :
- Méthodes de paiement : Dans cette section, vous pouvez :
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-
- Pour des raisons de sécurité, Mews ne conserve pas les données complètes des méthodes de paiement.
- Pour effectuer une préautorisation, un paiement ou désactiver ou supprimer une méthode de paiement, cliquez sur le bouton
sous Actions.
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Facturation
Cet onglet permet d'accéder à l'écran de facturation, sur lequel figurent les sections Éléments impayés/Acomptes et Facture ouverte. Pour en savoir plus sur cet écran, consultez ce guide.
Journal d'actions
Cet onglet répertorie toutes les modifications apportées au profil client par les utilisateurs de votre établissement.