Der Bildschirm für die Gästeverwaltung

Front Office OperationsMews OperationsTroubleshooting in Mews

Der Bildschirm für die Gästeverwaltung ist das interne Profil von Mews für jeden einzelnen Gast, der in deiner Unterkunft übernachtet. Der Bildschirm besteht aus sechs Tabs und verknüpft alle Reservierungen, Rechnungen und Bestellungen mit jedem Gast, sodass alle ihre Informationen an einem Ort sichtbar und organisiert sind.

So kannst du auf den Bildschirm für die Gästeverwaltung zugreifen:

  • Klicke auf ein beliebiges Gästeprofil.
  • Gib den Namen des Gastes in der Suchleiste im Mews Dashboard ein.
 
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In diesem Artikel kannst du mehr über die Tabs in diesem Bildschirm erfahren:

 

Dashboard

Der Tab Überblick besteht aus vier Bereichen: Aktuelle und zukünftige Reservierungen, Rechnungen, vergangene Reservierungen und Bestellungen.

Hinweis: Du kannst rechts oben im Bildschirm auf das Icon + klicken, um eine neue Reservierung zu erstellen oder eine Bestellung für diesen Gast zu platzieren.
 

Aktuelle und zukünftige Reservierungen

Reservierungskarten werden für aktuelle und zukünftige Buchungen angezeigt. Du kannst alle Reservierungsdaten auf der Karte folgendermaßen ansehen:
 

  • Name und Zimmernummer: Name des Reservierungsinhabers und Zimmernummer.
  • Status: Statusart der Reservierung.
  • Datum und Zeit für den Check-in/Check-out: Datum und Zeit für die Anreise und Abreise der Reservierung.
  • Gäste: Gästedaten einschließlich Daten zum Reservierungsinhaber.
  • Bestätigungsnummer: Bestätigungsnummer für die Reservierung.
  • Rate: Reservierungsrate.
  • Angefragte Kategorie: Angefragte Kategorie.
  • Zugeordneter Raum und Status: Zugeordneter Raum und Status.
  • Abrechnung: Klicke auf das Icon image.png, um auf den Abrechnungsbildschirm zuzugreifen.
  • Zeitachse: Klicke auf das Icon image.png, um auf die Zeitachse zuzugreifen.
  • Innerhalb jedes einzelnen Bereichs rechts findest du unter Umständen das Icon image.png, das dir mehr Aktionen mit der Karte anbietet, zum Beispiel eine Vorautorisierung durchzuführen, eine Zahlung anzunehmen oder die Karte zu deaktivieren.
  • Details: Wähle die Option Details, um auf das Fenster mit intelligenten Details zuzugreifen.
  • Bearbeiten: Klicke auf die Taste Bearbeiten, um den Bildschirm für die Reservierungsverwaltung zu öffnen.
 

Rechnungen

Du kannst alle geschlossenen Rechnungen ansehen, die mit dem Gästeprofil in diesem Bereich verknüpft sind. Die Tabelle listet die folgenden Details für jede einzelne Rechnung auf:

  • Kunde
  • Steueridentifikator
  • Firma
  • Ausgestellt
  • Fälligkeitsdatum
  • Bezahlt
  • Status
  • Hinweise 

Hinweis: Klicke auf die Rechnungsnummer, um eine vergangene Rechnung detaillierter zu prüfen.
 

Vergangene Reservierungen

Reservierungskarten werden für vergangene und stornierte Buchungen angezeigt. Du kannst alle Reservierungsdaten auf der Karte folgendermaßen ansehen:
 

  • Name und Zimmernummer: Name des Reservierungsinhabers und Zimmernummer.
  • Status: Statusart der Reservierung.
  • Datum und Zeit für den Check-in/Check-out: Datum und Zeit für die Anreise und Abreise der Reservierung.
  • Gäste: Gästedaten einschließlich Daten zum Reservierungsinhaber.
  • Bestätigungsnummer: Bestätigungsnummer für die Reservierung.
  • Rate: Reservierungsrate.
  • Abrechnung: Klicke auf das Icon image.png, um auf den Abrechnungsbildschirm zuzugreifen.
  • Meldescheine: Klicke auf das Icon image.png Drucken, um die Reservierungskarte des Gastes als PDF zu drucken oder zu exportieren.
  • Details: Wähle die Option Details, um auf das Fenster mit intelligenten Details zuzugreifen.
  • Bearbeiten: Klicke auf Bearbeiten, um den Bildschirm für die Reservierungsverwaltung zu öffnen.
 

Bestellungen

Dieser Bereich enthält vergangene, stornierte, aktuelle und zukünftige Bestellungen, die mit dem Gästeprofil verknüpft sind. Die Tabelle listet die folgenden Details für jede einzelne Bestellung auf:

  • Service
  • Erstellt
  • Beginn
  • Hinweise
  • Status
  • Gesamtbetrag

 

Hinweis:

  • Klicke auf den Namen der Servicebestellung, um eine Bestellung detaillierter zu prüfen.
  • Klicke auf das Icon image.pngneben dem Gesamtbetrag, um die Bestellung zu stornieren.
 

Zusätzliche Optionen

  • Klicke auf das Icon image.pngErstellen ganz oben rechts, um eine neue Reservierung oder Bestellung für Gäste zu erstellen.
  • Klicke auf das Icon image.pngElemente der Warteschleife für E-Mails, um den Status aller Elemente für E-Mails anzusehen, die von Mews Operations an die Gäste gesendet wurden.

 

 

Profil

Der Tab Profil zeigt alle bekannten Gästedaten an und bietet eine Zusammenfassung („Clevere Tipps“) zu den Vorlieben von Gästen, vergangenen Aufenthalten und zukünftigen Reservierungen. Mews erstellt die meisten Gästeprofile automatisch in Mews Operations. Jedoch kannst du die Felder direkt im Tab Profil bearbeiten.
 

Editierbare Felder


Im Bereich Profil auf der linken Seite sind die folgenden Felder editierbar:

  • E-Mail: E-Mail-Adresse des Kunden. Mews sendet alle Nachrichten an diese E-Mail-Adresse. Hinweis: Du kannst eine E-Mail-Adresse nur einmal im System verwenden. Es ist nicht möglich, dieselbe E-Mail-Adresse eines Gastes in mehr als einem Profil zu verwenden.
  • Anrede: Bevorzugte Anrede des Kunden.
  • Vorname: Vorname und gegebenenfalls Mittelname des Kunden.
  • Nachname: Nachname des Kunden.
  • Zweiter Nachname: Gegebenenfalls zweiter Nachname des Kunden.
  • Staatsangehörigkeit: Staatsangehörigkeit des Kunden.
  • Sprache: Sprache für die Kundenkommunikation.
  • Geschlecht: Geschlecht des Kunden, so wie es im Reisepass steht, zum Zweck der gesetzlichen Berichterstattung.
  • Telefon: Telefonnummer des Kunden, einschließlich des Ländercodes für internationale Nummern.
  • Geburtsdatum: Geburtsdatum des Kunden.
  • Geburtsort: Geburtsort des Kunden.
  • Autokennzeichen: Gegebenenfalls Autokennzeichen des Kunden.
  • Steuernummer: Diese Daten sind unter Umständen nicht erforderlich. Sprich mit deinem Buchhaltungsteam, um dies bestätigen zu lassen.
  • Firma: Zugehörige Firma des Gasts. Tippe die ersten paar Buchstaben in das Feld ein und wähle aus den Vorschlägen.
  • Beruf: Diese Daten sind unter Umständen nicht erforderlich. Prüfe die lokalen Gesetze für weitere Informationen.

Hinweis: Denk daran, nach jeder Änderung eines der obigen Felder auf Speichern zu klicken.
 

Treueprogramm

Benutze den Bereich Treueprogramm, um Gästedaten von internen, zweitrangigen Treueprogrammen oder Partnertreueprogrammen anzusehen. Hinweis: Mews kann keine Treueprogramme für Unterkünfte erstellen. Bevor Mews Treuedaten synchronisieren und anzeigen kann, müssen Ketten bestehende interne Treueprogramme besitzen und verwalten.

Der Bereich Treueprogramm zeigt spezielle Kundentreueprogrammdaten an, zu denen Folgendes zählt:

  • Name: Treueprogrammname.
  • Mitgliedsnummer: Die einzigartige Treueprogrammnummer des Kunden.
  • Punkte: Gesamtpunkte im Treueprogramm des Gasts.
  • Abonnementstufe: Abonnementstufenname oder -code im Treueprogramm des Gasts.
  • Ablaufdatum: Ablaufdatum im Treueprogramm des Gasts.
  • URL: URL-Link zur speziellen Datenbankseite des Gasts. 

Klicke auf Zusammenführen.

  • Wenn du bereits ein bestehendes internes Treueprogramm verwaltest, kontaktiere deinen Vertreter bei Customer Success, damit ihr zusammen dieses Programm mit Mews verknüpfen könnt.
  • Mews zeigt die folgenden Treueprogrammdaten aus SiteMinder an:
  • Treueprogrammname
  • Mitgliedschaftsnummer
  • Ablaufdatum

 

 

Ausweisdokumente


Wähle das Icon +, um ein Ausweisdokument für einen Gast manuell einzugeben.
 

Adressen


Zeige die Adresse des Gastes an oder wähle das +-Symbol, um die Adresse manuell einzugeben.
 

Zugehörige Gäste

Sieh dir den Namen, die Beziehung, die gemeinsame Geschichte und den nächsten Aufenthalt für alle zugehörigen Gäste an. Du kannst auch sehen, wer die Beziehung hinzugefügt hat, entweder ein Mitarbeiter oder ein Gast. Mehr über das Hinzufügen von zugehörigen Gästen erfährst du im Hilfeartikel So fügst du Informationen über Gastbeziehungen zu Kundenprofilen in Mews Operations hinzu.
 

Dateien

Zeig alle Dateien an, die mit dem Gästeprofil verknüpft sind, oder wähle das das Icon +, um die Datei hochzuladen. Ebenfalls kannst du eine Datei in den Ablagebereich ziehen, um diese hochzuladen.
 

Zusammenführen

Benutze das Suchfeld, um Vorschläge zum Zusammenführen für diejenigen Gästeprofile zu finden, welche ein zweites Profil im System besitzen, sodass du ein einzelnes Profil zusammenführen und beibehalten kannst, anstatt mehrere Profile für denselben Gast verwalten zu müssen.

So führst du Gästeprofile zusammen:

  1. Beginne damit, jegliche Kundennamen in das Suchfeld einzugeben. Mews zeigt eine Liste an zugehörigen Gästeprofilen an.
  2. Wähle einen Namen von der Liste.
  3. Hinweis: Stelle sicher, dass du auf Speichern klickst, nachdem du einer der oben genannten Felder geändert hast.


Hinweis: Sobald du die Profile zusammengeführt hast, kannst du die Zusammenführung dieser nicht aufheben.
 

Zusätzliche Optionen

  • Klicke ganz oben rechts auf das Icon image.png, um alle personenbezogenen Daten zu entfernen. Hinweis: Die Löschaktion ist permanent und sie kann nicht rückgängig gemacht werden.
  • Klicke auf das Icon für den Mews Identity Scanner image.png, um die Ausweisdokumente eines Gasts zu scannen.
  • Klicke auf das Icon image.png, um die Gästeprofildaten zu drucken oder zu exportieren.


 

Intern

Mit dem Tab Intern kannst du eine Gästeklassifikation zuweisen, markieren, ob der Gast Rechnungen oder Updates für Marketing akzeptiert, interne Codes zuweisen und Hinweise zu einem Profil hinzufügen.

Hinweis:

  • Interne Kennzeichen sind zwischen Unterkünften innerhalb einer Kette übertragbar. Wenn zum Beispiel ein Kunde das Kennzeichen „Wiederkehrend“ von einer Unterkunft erhält, erscheint diese Information in dessen Profil bei einer anderen Unterkunft von derselben Kette.
  • Mews zeigt die Hinweise in deinem Raumstatusbericht an, die du im Tab Intern hinzufügst, aber zeigt sie nicht in der Reservierung selbst an.
  • Es ist nicht möglich, die bevorzugte Sprache des Gasts zu ändern. Der Gast muss diese selbst aktualisieren.
 

Erklärung der Felder

 

FeldBeschreibung
Optionen
  • Wähle Fakturierbar, wenn der Gast Rechnungen akzeptiert.
  • Wähle E-Mails für Marketing senden, wenn der Gast Updates für Marketing erhalten möchte. Dies wird im Voraus ausgewählt, wenn der Gast beim Check-in am Mews Kiosk Updates für Marketing abonniert. 
KlassifikationenWähle alle Klassifikationen, die für den Gast gelten. Mews listet alle Klassifikationen zur leichteren Identifizierung neben dem Gästenamen über das gesamte System hinweg auf. Hinweis: Wenn du keine bestimmten Gästeklassifikationen in deiner Unterkunft benutzen möchtest, kannst du den Support von Mews kontaktieren, um diese zu deaktivieren. 
 
Bevorzugte RaumausstattungenWähle die Ausstattungen, die der Gast für seinen Raum haben möchte. Mews erwägt diese Präferenzen, wenn der Gästereservierung ein Raum zugeteilt wird, vorausgesetzt, dass du die Strategie für Reservierungszuteilung in den Einstellungen für den Service „Aufenthalt“ oder für die Raumkategorie auf Bevorzugte Raumausstattungen eingestellt hast.
 
BuchhaltungscodeGib gegebenenfalls den Buchhaltungscode ein, den du mit diesem Profil verknüpfen möchtest.
 
TreuecodeWenn du ein internes Treueprogramm besitzt, kannst du hier den speziellen Code eingeben.
 
RechnungscodeGib einen speziellen Code ein, den du auf Rechnungen auflisten möchtest, sodass der Gast Rechnungen von deiner Unterkunft leicht erkennen kann.
 
Notizen zum GästeprofilFüge interne Hinweise für diesen Gast hinzu. Mews listet diese Hinweise im Reservierungsbericht, im Reservierungsüberblick und im Bericht Gäste im Haus auf.

 

Zahlungen

In diesem Tab kannst du verschiedene Zahlungstypen auswählen, Vorauszahlungen, Rückerstattungen, Vorautorisierungen bearbeiten und alle vergangenen Zahlungen überprüfen. Der Tab Zahlungen besteht aus den folgenden Bereichen:

Der Tab "Zahlungen" besteht aus den folgenden Bereichen:

  • Hinweis:
    • Zahlungen: Zeigt alle erfolgreichen Zahlungen an, einschließlich der Zahlungsmethoden, und bietet die Möglichkeit, bei Bedarf eine Rückerstattung durchzuführen. Du kannst auf den Link der Zahlungsart klicken, um das Seitenfenster mit den Zahlungsdetails zu öffnen.
    • Vorautorisierungen: Zeigt eine Zusammenfassung der vorautorisierten Zahlungen an und ermöglicht das Abbuchen einer Karte über das Mews Terminal.
    • Geplante Zahlungen & Vorautorisierungen: Zeigt alle anstehenden Zahlungen und Vorautorisierungen für die Reservierungen des Kunden'an, einschließlich Details wie Reservierungsnummer, Regel, Typ, Geschätzte Zeit, und verfügbar Aktionen.
    • Zahlungsversuche: Zeigt fehlgeschlagene Zahlungsversuche an.

  • Anfragen:
    • Zahlungsanforderungen: Zeigt abgeschlossene oder noch ausstehende Zahlungsanforderungen an, die an den Kunden gesendet wurden. Um eine Zahlungsanforderung zu erstellen, klicke auf + Zahlungsanforderung, um das Seitenfenster Zahlungsanforderung zu öffnen. Hinweis: Mews zeigt die folgenden Zahlungsanforderungen an:
      • Handbuch: Erstellt vom Benutzer.
      • Automatisch: Wird vom System erstellt, zum Beispielvon dem Mews Buchungssystem.

  • Methoden:
    • Zahlungsmethoden: In diesem Bereich kannst du:
      • Schau dir die Liste der Kreditkarten, E-Wallets und alternativen Zahlungsoptionen an, die der Kunde für seine Zahlungen nutzt.
      • Füge neue Zahlungsmethoden hinzu. Manuell: Vom Benutzer erstellt
        • Aus Sicherheitsgründen kann Mewsnicht keine vollständigen Daten über die Zahlungsmethode gespeichert.
        • Klicke unter Aktionen auf , um eine Vorautorisierung durchzuführen, eine Zahlung vorzunehmen oder eine Zahlungsmethode zu deaktivieren, zu löschen oder zu entfernen.

 

Abrechnung 

Der Tab Abrechnung im Gästeprofil öffnet den Abrechnungsbildschirm und zeigt alle Posten im Bereich Unbezahlt/Anzahlungen, die beglichen werden müssen, und jegliche offenen Rechnungen an. Hier kannst du mehr über diesen Bildschirm erfahren.
 

Aktionsprotokoll 

Das Aktionsprotokoll verfolgt alle Änderungen, die Benutzer in deiner Unterkunft gegebenenfalls am Gästeprofil ausführen.

 


Hier kannst du mehr über den Gästeprofilbericht erfahren. 

 

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