En Mews se crean dos registros vinculados pero distintos cada vez que se produce una transacción, por ejemplo, pasar una noche o pedir una comida:

• Artículo de pedido
• Artículo de contabilidad

 

Estos dos registros sirven propósitos diferentes para distintos departamentos:

• Vista operativa: El personal de recepción e ingresos utiliza los artículos de pedido para reflejar cuándo un cliente consume un servicio.
• Vista contable: Los equipos financieros utilizan los artículos de contabilidad para reflejar cuándo Mews registra el servicio en el sistema contable.

 

Esta estructura doble te permite garantizar la precisión operativa y mantener al mismo tiempo registros financieros inmutables. Normalmente ves y gestionas estos registros en Mews Operations cuando facturas a los huéspedes, corriges errores, revisas las métricas de ingresos o preparas informes financieros.

 

En este artículo te explicaremos:

• Las diferencias entre artículos de pedido y artículos contables
• Cómo ver y editar los artículos de pedido
• Cómo los artículos contables apoyan los informes financieros
• Cómo gestionar las diferencias entre artículos de pedido y artículos contables

 

 

Las diferencias entre artículos de pedido y artículos contables

Cada transacción en Mews tiene dos vistas, una para las operaciones y otra para la contabilidad:

• Los artículos de pedido representan lo que consumió el cliente. Incluyen las noches de habitación, los gastos de restaurante y otros servicios. El sistema los vincula a la fecha de consumición, es decir, la fecha y hora exactas en que se produjo el servicio, lo que permite modificarlos dentro del margen de edición de históricos.
• Los artículos contables representan el registro financiero de la operación. El sistema los vincula a la fecha contabilizada, que refleja el día laborable en que Mews registra los ingresos en el sistema contable. Los datos son completamente inmutables y, si se realizan correcciones, estas se gestionan mediante una contrapartida contable el día de la corrección.

Esta estructura de doble fecha favorece tanto la precisión operativa como el cumplimiento de normativas financieras.

 

Por ejemplo, un huésped realiza el check-in a las 14:15 h del 5 de mayo. El artículo de pedido muestra 5 de mayo, 02:15 pm, mientras que el artículo de contabilidad también muestra 5 de mayo, según la configuración de tu día hábil.

 

Nota: Los artículos contables no existen hasta que el sistema los contabiliza, por lo que sólo puedes utilizarlos para ver datos pasados, mientras que los artículos de pedido pueden ser tanto para consumos pasados como futuros.

 

 

Cómo ver y editar los artículos de pedido

Utilizas artículos de pedido para asegurarte de que la cuenta del cliente coincide con lo que ha recibido. Estos artículos aparecen en las cuentas y facturas, en la pantalla de Facturación del cliente y también se utilizan en las previsiones y en los informes de ingresos.

• Puedes editar artículos de pedido dentro de una ventana de tiempo definida.
• Por ejemplo, puedes corregir el precio de una estancia debido a un descuento de última hora o registrar un check-in tardío que se haya producido después de medianoche.

 

Cuando editas un artículo de pedido, el sistema aplica el cambio en la fecha de consumición original para preservar la precisión histórica en los informes de ingresos.

 

Nota: El margen de edición de históricos sirve para delimitar el tiempo en el pasado hasta el que los usuarios pueden editar los artículos de pedido.

• Una ventana más corta mantiene más alineados los datos de pedidos y los contables
• Una ventana más larga ofrece más flexibilidad para correcciones y ajustes, garantizando una medición precisa de los ingresos.

En cualquier caso, tus informes contables no se verán afectados, ya que el sistema los basa en datos inmutables y procesa las correcciones dentro del periodo de informe actual.

 

 

Cómo los artículos contables apoyan los informes financieros

Los artículos contables constituyen el núcleo de tus informes financieros en Mews. Estos registros son:

• Inmutables: Una vez registrados, no puedes editarlos.
• Auditables: Todas las correcciones requieren una contrapartida que refleje el cambio en el día hábil actual.
• Conformes con las normativas: Siguen las regulaciones en materia de contabilidad por partida doble.

 

Los artículos contables alimentan los siguientes informes:

 

• Libro mayor
• Libro de depósitos
• Libro de huéspedes
• Informe de actividad del libro mayor
• Balance de comprobación

Nota: Estos informes reflejan siempre la secuencia real de asientos contables.

 

 

Cómo gestionar las diferencias entre artículos de pedido y artículos contables

Mews no cuadra ni concilia exactamente los artículos de pedido y los artículos contables; éste es el comportamiento esperado.

• Los artículos de pedido permiten actualizar los registros de consumo de fechas pasadas.
• Los artículos contables reflejan los cambios sólo cuando se contabilizan, según las reglas del día hábil.

 

Por ejemplo:

 

Un huésped se aloja del 1 al 4 de noviembre a 100 EUR por noche y recibe un descuento de 20 EUR por noche al pagar.

 

Fecha	Artículo de pedido (Vista de la cuenta del cliente y Métricas de ingresos)	Artículo contable (Vista del libro mayor)
1 de noviembre	80 EUR (actualizado el 4 de noviembre)	100 EUR + -20 EUR (Contabilizados el 4 de noviembre)
2 de noviembre	80 EUR (actualizado el 4 de noviembre)	100 EUR + -20 EUR (Contabilizados el 4 de noviembre)
3 de noviembre	80 EUR (actualizado el 4 de noviembre)	100 EUR + -20 EUR (Contabilizados el 4 de noviembre)
4 de noviembre	80 EUR (actualizado el 4 de noviembre)	100 EUR + -20 EUR (Contabilizados el 4 de noviembre)

 

 

En este ejemplo:

• Los artículos de pedido se actualizan para reflejar el nuevo precio en cada noche de la estancia. Por ejemplo, la cuenta del cliente muestra los ingresos corregidos como si siempre fueran 80 EUR.
• Los artículos contables conservan los importes originales y reflejan los ajustes por separado el día en que el sistema las procesa. Por ejemplo, los informes del libro mayor muestran los cargos originales, más las correcciones, a partir del 4 de noviembre.

Nota:

• Las correcciones, los cambios de precio y la configuración del día hábil pueden generar discrepancias en los totales.
• Mews contabiliza los cargos en contabilidad sólo cuando realizas el check-in de la reserva relacionada, aunque el artículo de pedido muestre una fecha de consumición anterior.
• Puedes alinear más estrechamente los dos conjuntos de datos acortando el margen de edición de históricos, pero incluso así, los artículos contables seguirán siendo inmutables y precisos.

 

Ahora entiendes las diferencias entre los artículos de pedido y los artículos contables en Mews y puedes utilizarlos para disfrutar de una facturación precisa y unos informes financieros conformes.