Elke e-mail die uit Mews naar gasten wordt verstuurd

Front Office OperationsReservation ManagementMews Operations

Het is belangrijk om je gasten op de hoogte te houden over hun reserveringen en betalingen.

Om tijd te besparen, verstuurt Mews sommige e-mails automatisch.  

Om je tijd te besparen, stuurt Mews sommige e-mails automatisch. Je kunt sommige ook aanpassen, uitschakelen of handmatig versturen.  

  • Mews verstuurt een automatische e-mail wanneer er iets gebeurt, bijvoorbeeld, bij een mislukte kaartbetaling. Automatische e-mails kun je in- of uitschakelen.
  • Je kunt er ook voor kiezen om handmatig een e-mail te versturen, die Mews niet kan in- of uitschakelen. In plaats daarvan kun je kiezen of je deze standaard wilt versturen of niet.
 

Hier zijn een paar termen die je vooraf moet weten:

  • Een boeker is een niet-verblijvende klant die de reservering voor iemand anders maakt.
  • De eigenaar van de reservering is de hoofdgast op een reservering.
  • Een medereiziger is iemand op een reservering die niet de eigenaar is.



In dit artikel kun je uitgebreid leren over de volgende e-mails:

Mailtemplates voor boekbare diensten

Na check-in 

Mews verstuurt deze e-mail automatisch wanneer een gast incheckt.

Let op: Om deze e-mail te versturen, moet je dit inschakelen.
 

🙋‍♂️ Wie is de ontvanger? De reserveringseigenaar.
🚫 Kan je het uitschakelen? Ja.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Ja.

 

'Na check-in'-e-mail, bevat een welkomstbericht, reserveringsgegevens en een link naar de boeking

 

Na check-out

Mews verstuurt deze e-mail automatisch wanneer een gast uitcheckt. Als je een TripAdvisor ID-nummer verstrekt bij het instellen van het account voor je accommodatie, voegt Mews automatisch een link toe aan deze e-mail waarmee gasten een review van je accommodatie kunnen achterlaten.

Let op: Om deze e-mail te versturen, moet je dit inschakelen.
 

🙋‍♀️ Wie is de ontvanger? De reserveringseigenaar.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Ja.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Ja.

 

'Na check-out'-e-mail, bevat een bedankbericht en een link naar een feedbackpagina

 

Automatische verrekening mislukt

Mews stuurt deze e-mail automatisch wanneer automatisch verrekening mislukt, vanwege het ontbreken van een betaalkaart bij de reservering, of omdat het met de betaalkaart voor een of andere reden niet lukt, bijvoorbeeld, onvoldoende saldo, ongeldige kaart, enz. 

Let op: Mews stuurt deze e-mail niet als het om een virtuele betaalkaart gaat.
 

🙋‍♀️ Wie is de ontvanger? De reserveringseigenaar. Let op: Als er geen e-mailadres van de reserveringseigenaar in het systeem staat, stuurt Mews het naar de boeker.
🚫 Ja. Let op: Je kunt alleen de e-mail 'Automatische verrekening mislukt' die hieronder wordt weergegeven uitschakelen , niet de e-mail 'Actie vereist' Automatische vereffeningsfout.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Nee.

 

'Automatische verrekening mislukt'-e-mail, bevat een bericht dat de betaalkaart niet kon worden geverifieerd en een link naar de Guest Portal.

Boeker bevestiging

Mews verstuurt de bevestigingsmail wanneer een boeker een reservering maakt of wanneer een optionele reservering/aanvraag bevestigt. Dit is de versie die Mews naar boekers stuurt, en niet naar reserveringseigenaren.

Let op: Als je dit inschakelt, stuurt Mews deze e-mail automatisch voor kanaal- en directe boekingen, zoals reserveringen via boekingsmodules. Je kunt de e-mail handmatig versturen als je een reservering maakt in Mews Operations, wat betekent dat je kunt kiezen of je hem wel of niet wilt versturen.
 

🙋‍♂️ Wie is de ontvanger? De reserveringsboeker.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Ja.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Ja.

 

Boekerbevestiging per e-mail, bevat een bevestigingsbericht en reserveringsgegevens.

 

Boeking afgebroken

Mews verstuurt deze e-mail wanneer een gast de betaling voor een optionele boeking die via Mews Booking Engine is gemaakt niet op tijd afrondt. Mews verstuurt de e-mail met de annulering van 'Boeking afgebroken' niet automatisch. Om deze functie in te schakelen, dien je een supportticket in via de Mews Digital Assistant.
 

🙋‍♀️ Wie is de ontvanger? De reserveringseigenaar. Let op: Als er geen e-mailadres van de reserveringseigenaar in het systeem staat, stuurt Mews het naar de boeker.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Nee.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Nee.

 
'Boeking afgebroken'-e-mail, bevat een bericht dat de boeking is geannuleerd omdat de betaling is mislukt en heeft een link naar de boekingsmodule.

Annulering

Mews stuurt deze e-mail naar gasten wanneer de reservering geannuleerd is. Mews verstuurt alleen annuleringse-mails voor reserveringen die jij of de gast via de Mews Booking Engine of Mews Operations hebt aangemaakt, niet via een integratie. Als de reservering niet via de Mews Booking Engine of Mews Operations gebeurt, verstuurt Mews de e-mail niet, zelfs niet als je de optie "Stuur e-mail alleen naar gast" aanvinkt.

Let op:

  • Als de reservering deel uitmaakt van een beschikbaarheidsblok dat is geboekt via de Guest Portal, stuurt Mews de e-mail alleen naar de eigenaar van de reservering, niet naar de boeker.
  • Als het systeem geen e-mailadres heeft voor de eigenaar van de reservering, stuurt Mews de e-mail naar de boeker.
     
🙋‍♀️ Wie is de ontvanger? De eigenaar en de boeker van de reservering.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Ja.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Ja.

 

Annuleringse-mail, bevat een bericht dat de boeking geannuleerd is en de boekingsgegevens.
 

 

Medereiziger uitnodiging 

Mews stuurt deze e-mail automatisch aan medereizigers nadat ze zijn toegevoegd aan een reservering in Online Guest Services. Het nodigt ze uit om voor het verblijf eventueel wettelijk verplichte informaties op te geven.

 

🙋‍♂️ Wie is de ontvanger? Een medereiziger van de reservering.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Nee.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Nee.

 

Uitnodiging voor medereiziger, bevat een welkomstbericht en een link naar de Guest Portal.

 

Bevestiging 

Mews stuurt deze e-mail naar gasten bij het bevestigen van hun reservering.
 

Let op: Je kunt een optionele bijlage met een QR-code toevoegen aan deze e-mail om het inchecken te versnellen. Leer hoe je bijlagen met QR codes kunt inschakelen, uitschakelen of verwijderen.
 

🙋‍♂️ Aan wie wordt het verstuurd? De reserveringseigenaar. Let op: Als er geen e-mailadres van de reserveringseigenaar in het systeem staat, stuurt Mews in plaats daarvan de Boeker Bevestiging e-mail.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Ja.
✍️ Kun je het aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Ja.

 

Bevestigingsmail bevat een bevestigingsbericht en een link om online in te checken in de Guest Portal.
 

E-mail van gast geverifieerd

Mews stuurt deze e-mail automatisch nadat gasten die via derden reserveren hun e-mailadres verifiëren.
 

🙋‍♀️ Wie is de ontvanger? De reserveringseigenaar.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Nee.
✍️ Kun je de mail aanpassen? 📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Ja.
'E-mail van gast geverifieerd'-e-mail, bevat een verificatiebericht en een link naar de Guest Portal.
 

Online check-in

Mews stuurt deze e-mail automatisch 48 uur voor het inchecken of onmiddellijk als je de reservering minder dan 48 uur voor het inchecken maakt. Het leidt de gast naar de Guest Portal, waar ze eventueel wettelijke verplichte informatie in kunnen vullen, zoals hun adres en paspoortnummer. Mews verstuurt deze e-mail niet als je gast alle wettelijk vereiste informatie al heeft verstrekt.

Deze e-mail heeft standaard een QR-code bijgevoegd om check-ins te versnellen voor accommodaties met Mews Kiosk. Je kunt ervoor kiezen om deze optie uit te schakelen.

 

Let op: Als je een reservering maakt na de check-intijd van de accommodatie, stuurt Mews de e-mail niet. Als de inchecktijd van de accommodatie bijvoorbeeld is ingesteld op 15.00 uur en je maakt om 18.00 uur een reservering aan voor diezelfde dag, dan verstuurt Mews de e-mail niet.

 

🙋‍♂️ Wie is de ontvanger? De reserveringseigenaar en medereizigers wiens e-mailadressen in Mews zijn opgeslagen.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Ja.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Ja.

 

'Online check-in'-e-mail, bevat een welkomstbericht en reserveringsgegevens. Bevat een link om online in te checken in de Guest Portal. 

 

Online check-in-herinnering

Mews verstuurt deze e-mail automatisch na 09:00 uur op de dag van aankomst naar alle gasten die de e-mails "Online check-in" hebben ontvangen en het online inchecken nog niet hebben voltooid. 

Deze e-mail bevat standaard een bijlage met een QR-code om het inchecken te versnellen. Je kunt ervoor kiezen om deze optie uit te schakelen. Lees hier meer over hoe je dat kunt doen. 
 

🙋‍♀️ Wie is de ontvanger? De gasten die niet online hebben ingecheckt nadat ze de 'Online check-in'-e-mail hebben ontvangen.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Ja, maar alleen als je de 'Online check-in'-e-mail uitschakelt. Je kunt deze mail niet apart uitschakelen.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Nee.
 
'Online check-in'-herinnering, bevat een herinnering om online in te checken en een link naar de Guest Portal.

Online check-out

Mews verstuurt deze e-mail automatisch voordat de gast vertrekt. Het leidt de gast naar de online check-out. Je kunt de tijdstip waarop deze e-mail wordt verstuurd configureren.
 

Let op: Deze e-mail wordt alleen verstuurd als online check-out ingeschakeld is.
 

🙋‍♀️ Wie is de ontvanger? De reserveringseigenaar.
🚫 Kun je het uitschakelen? Nee.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Nee.

 

'Online check-out'-e-mail, met informatie over het inchecken en een link om uit te checken in de Guest Portal.  

 

Herinnering optionele reservering  

Je kunt kiezen of je wilt dat Mews deze e-mail automatisch stuurt 24 uur voor het gepland vrijgeven van een onbevestigde reservering. Boekingen die optioneel of aangevraagd zijn, worden hier ook bij inbegrepen. 
 

Let op: Om deze e-mail te versturen, moet je dit inschakelen.

 

🙋‍‍♂️ Wie is de ontvanger? De reserveringseigenaar. Let op: Als er geen e-mailadres van de reserveringseigenaar in heet systeem staat, stuurt Mews het naar de boeker.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Ja.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Ja.

 

Herinneringse-mail voor optionele boeking, bevat een bericht over een boeking die in de wacht staat en een link naar de Guest Portal.


 

Betaling mislukt 

Mews verstuurt deze e-mail automatisch wanneer een online betaling zoals Mews Payments mislukt is, welke reden dat ook mag zijn, bijvoorbeeld onvoldoende saldo of een ongeldige betaalkaart.
 

Let op: Mews stuurt deze e-mail niet als de betaalkaart virtueel is.
 

🙋‍♂️ Wie is de ontvanger? De gast die de betaling heeft gemaakt.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Ja.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Nee.

 

'Betaling mislukt'-e-mail, bevat een bericht over de mislukte kaartbetaling en een link naar de Guest Portal om nieuwe betaalkaartgegevens toe te voegen.
 

Offerte  

Je kunt ervoor kiezen om deze e-mail te versturen wanneer er een optionele reservering of aanvraag wordt gecreëerd. Het bevat een samenvatting van de optionele reservering(en).

Let op: 

  • Als een gast meer dan een optionele reservering heeft, voegt Mews ze allemaal bij in deze e-mail. Als er meer dan vijf optionele reserveringen zijn te vermelden, voegt Mews een PDF met de samenvattingen voor elke reservering bij aan de e-mail. 
  • Alleen gasten kunnen de reservering bevestigen.

 

🙋‍♀️ Wie is de ontvanger? De reserveringseigenaar. Let op: Als er geen e-mailadres van de reserveringseigenaar in heet systeem staat, stuurt Mews het naar de boeker.
🚫 Kun je het uitschakelen? Ja.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Ja.

 

Offerte-e-mail, bevat een bericht dat de reservering in de wacht staat en een link om de reservering te bevestigen in de Guest Portal.     

E-mail van gast geverifieerd

Mews stuurt deze e-mail automatisch naar gasten wanneer ze toegang proberen te krijgen tot hun reservering via een verlopen link uit een eerdere communicatie. De e-mail bevat een nieuwe inloglink.
 

🙋‍♀️ Wie is de ontvanger? De reserveringseigenaar.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Nee.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Nee.
 
Inloglink-e-mail, met een link naar de Guest Portal.
 

Algemene mailtemplates 

Rekening verstuurd 

Je kunt ervoor kiezen om een gast hun rekening via e-mail te sturen nadat je het sluit.
 

🙋‍♀️ Wie is de ontvanger? De gast die de betaling gemaakt heeft.
🚫 Kun je het uitschakelen? N.v.t.
✍️ Kun je het aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Je kunt de rekening zoveel keer sturen als je maar wilt.

 

'Rekening verstuurd'-e-mail, bevat een bericht dat de rekening als bijlage is toegevoegd.
 
 

Herinnering bulk factuur 

Je kunt handmatig een herinnering naar de eigenaar van de rekening sturen dat er nog openstaande facturen zijn. 

🙋‍♀️ Wie is de ontvanger? De eigenaar van de rekening. 

🚫 Kun je de e-mail uitschakelen? N.v.t. 

✍️ Kun je de e-mail aanpassen? Ja. 

📩 Kun je de mail handmatig opnieuw verzenden? Je kunt de e-mail zo vaak versturen als je wilt. 

 

Kaartverificatie benodigd

Mews stuurt deze e-mail automatisch aan gasten wanneer ze een betaling moeten verifiëren.
 

🙋‍♀️ Wie is de ontvanger? De gast die de betaling maakt.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Nee.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw verzenden? Nee.
Kaartverificatie-e-mail, met een bericht dat de kaart niet kon worden geverifieerd en dat de gast de link naar de Guest Portal moet gebruiken om de kaart in de komende 24 uur te verifiëren, anders wordt de reservering geannuleerd.
   

Factuurherinnering

Je kunt handmatig een herinnering sturen naar de eigenaar van de factuur dat hij of zij een openstaande factuur heeft.


🙋‍♀️ Wie is de ontvanger? De eigenaar van de rekening.

🚫 Kun je de mail uitschakelen? N.v.t.

✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.

📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Je kunt de e-mail zo vaak versturen als je wilt.

Factuurherinnering-e-mail, bevat een bericht dat de gast herinnert aan een openstaande factuur.

 

Verificatie van betaalmethode nodig

Mews stuurt deze e-mail automatisch aan gasten wanneer ze een pre-autorisatie moeten verifiëren.
 

🙋‍♀️ Wie is de ontvanger? De gast die de betaling maakt.

🚫Kun je de mail uitschakelen? Nee.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.

📩 Kun je het handmatig opnieuw versturen? Nee.

 

'Verificatie betaalmethode nodig'-e-mail, bevat een bericht dat de gast de pre-autorisatie van een kaart moet verifiëren.
 

Betaalverzoek gecreëerd

Mews stuurt deze e-mail automatisch naar gasten als er een betaalverzoek wordt gecreëerd. Het leidt naar een landingspagina waar ze online kunnen betalen.

 

🙋‍♀️ Wie is de ontvanger? Het e-mailadres waaraan het betaalverzoek werd gestuurd.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Nee.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Nee.

 

'Betaalverzoek gecreëerd'-e-mail, bevat een bericht waarin de gast wordt verteld dat er een betaling in behandeling is en een link naar de Guest Portal.
 

Betaalverificatie mislukt

Mews stuurt deze e-mail automatisch naar gasten wanneer 3DS-autorisatie mislukt is. Het informeert gasten dat ze de Betaalverificatie-e-mail opnieuw gestuurd zullen krijgen, om 3DS-verificatie opnieuw te proberen.

 

🙋‍♂️ Wie is de ontvanger? De gast die de betaling heeft gedaan.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Nee.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw verzenden? Nee.

 

'Betaalverificatie mislukt'-e-mail, bevat een bericht over de mislukte betaalverificatie.

Succesvolle betaling 

Mews verstuurt deze e-mail automatisch wanneer je een betaalkaart succesvol belast via:

  • Mews Payments of
  • Mews Terminal 2.0

Let op: Mews stuurt ontvangstgegevens van de terminal naar de gast voor succesvolle betalingen via de Mews Terminal.

 

🙋‍♀️ Wie is de ontvanger? De gast die de betaling heeft gemaakt.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Nee.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw verzenden? Nee.

 

'Succesvolle betaling'-e-mail, bevat een bericht met bevestiging van successvolle betaling.
 

Succesvolle pre-autorisatie

Mews verstuurt deze e-mail automatisch wanneer er een pre-autorisatie succesvol gecreëerd wordt.
 

🙋‍♂️ Wie is de ontvanger? De gast die de betaling heeft gemaakt.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Nee.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Nee.

 

'Succesvolle pre-autorisatie'-e-mail, bevat een bericht over de succesvolle pre-autorisatie van een betaalkaart.

 

Ongelezen bericht 

Mews verstuurt deze e-mail om je gast te informeren over een ongelezen bericht van jou in de Guest portal.

 

🙋‍♂️ Wie is de ontvanger? Een gast met ongelezen berichten.
🚫 Kun je het uitschakelen? Gasten kunnen deze e-mail uitschakelen in hun Guest Portal-instellingen.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Nee.

 

'Ongelezen bericht'-e-mail, bevat een bericht waarin wordt vermeld dat de gast een ongelezen bericht heeft.

 

Verificatiecode

Mews stuurt deze e-mail automatisch aan gasten tijdens de online check-in, om hun e-mailadres te verifiëren.
 

🙋‍♀️ Wie is de ontvanger? Alleen voor gasten die boeken via een derde partij.
🚫 Kun je de mail uitschakelen? Nee.
✍️ Kun je de mail aanpassen? Ja.
📩 Kun je de mail handmatig opnieuw versturen? Nee.

Verificatiecode-e-mail, bevat een bericht met een verificatiecode of link.

 

Was this article helpful?
10



Feedback