Traitement des changements de taux de taxe dans Mews Operations

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Il est essentiel de traiter correctement les changements de taux de taxe, tels que les ajustements de TVA, afin de garantir la conformité légale et l'exactitude des rapports financiers. Lorsque votre collectivité locale annonce une modification du taux de taxe, par exemple une réduction de la taxe sur les éléments F&B, vous devez en informer l'équipe Mews Support à l'avance. Ainsi, Mews adopte le nouveau taux de taxe et met à jour tous vos éléments ouverts et non consommés avec le nouveau taux de taxe à minuit le jour de l'entrée en vigueur de la loi.

 

Pour savoir comment gérer les changements apportés à la taxe de séjour, consultez ce guide.

 

Important : Ne clôturez aucune facture soumise aux anciens taux de taxe.

  • Avant le changement de taxe : Si vous avez clôturé une facture comportant les anciens taux de taxe et que vous souhaitez la corriger, vous devez procéder à un ajustement et créer une nouvelle facture détaillée. Pour en savoir plus sur la correction d'une facture clôturée, consultez ce guide.
  • Le jour du changement : si vous constatez une erreur dans le calcul de la taxe dans le système, contactez Mews Support dès que possible. Mews ne peut pas modifier les éléments situés en dehors de votre fenêtre de modification de l'historique.

 

Au sommaire de ce guide :

 

Nuits ou tarifs

Une fois que Mews a vérifié un changement de taux de taxe à venir applicable à l'hébergement, le jour où ce changement entre en vigueur, Mews applique automatiquement le nouveau taux de taxe et met à jour tous les éléments suivants :

  • les réservations futures ne comportant aucune nuit ou aucun produit clôturé sur la facture, y compris les éléments chevauchant le jour du changement de taux de taxe, et
  • les produits et les tarifs, si le nouveau taux de taxe est applicable.

Le jour de la modification fiscale, vous pouvez vérifier si le système a correctement pris en compte la nouvelle taxe.

 

Pour éviter tout impact sur les éléments de commande des réservations passées, certaines étapes spécifiques sont nécessaires. Ces étapes varient selon que : 

 

  • Si vous disposez soit de droits d'administrateur soit des droits « Gérer la configuration comptable » et « Gérer les paramètres des établissements » :

    À la date du changement de taux de taxe, vous devez réduire temporairement la fenêtre de modification de l'historique à la durée la plus courte possible et vous assurer qu'elle ne s'étende pas au-delà de minuit le jour du changement de taux de taxe. Par exemple, si le taux de taxe a changé à minuit le 1er janvier, assurez-vous que votre FMH couvre une période antérieure à minuit le 1er janvier.

    Remarque :

    • Évitez de modifier les réservations antérieures tant qu'elles apparaissent dans la fenêtre de modification de l'historique. Cela empêche la mise à jour du taux de taxe des nuits précédentes.

    • Conservez une fenêtre de modification de l'historique de courte durée jusqu'à ce que vous ayez traité toutes les réservations qui chevauchent la date du changement de taux de taxe ou jusqu'à ce que vous dépassiez la durée précédente de votre fenêtre de modification de l'historique.

    • Assurez-vous que la configuration de l'annulation automatique en cas de non-présentation fonctionne comme prévu. Si vous désélectionnez Activer l'annulation automatique des réservations avec non-présentation dans les options de visite de vos paramètres de séjour, Mews annule automatiquement les réservations marquées comme « non-présentation » au cours des 30 dernières minutes précédant la fin de votre fenêtre d'historique opérationnel. Pour en savoir plus sur la gestion des non-présentations dans Mews Operations, consultez ce guide.

  

  • Si vous n'avez ni des droits d'administrateur ni les autorisations « Gérer la configuration comptable » et « Gérer les paramètres des établissements » :

    À la date du changement de taux de taxe :

    1. Vous devez diviser toutes les réservations dont l'arrivée a lieu avant la date du changement de taux de taxe et qui se prolongent au-delà de cette date. Par exemple, si un taux de taxe change le 1er janvier et qu'un client séjourne du 28 décembre au 2 janvier, vous devez diviser la réservation. Choisissez le 1er janvier comme date de division. Cela réduit la période de réservation existante au 28 au 31 décembre et crée une deuxième période de réservation du 1er au 2 janvier. Remarque : Vous ne pouvez diviser que les réservations ayant fait l'objet d'un check-in.

    2. Si vous appliquez le taux de taxe aux produits, clôturez toutes les factures, y compris celles concernant les produits dont la date de consommation est antérieure à la date d'entrée en vigueur de la nouvelle taxe, car c'est l'ancien taux qui s'applique.

    3. Effectuez le check-out de toutes les réservations disponibles au check-out après avoir divisé les réservations. Pour savoir comment effectuer le check-out des réservations à l'aide du rapport Check-out, consultez ce guide. 

 

Produits

Si le changement de taux de taxe s'applique uniquement à certains produits ou services supplémentaires, par exemple une augmentation de la TVA sur les produits alimentaires et les boissons, vous devez mettre à jour manuellement le taux de taxe de ces produits dans chacun de vos services qui les utilisent.

 

Le jour du changement de taux de taxe : 

  1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal > Paramètres > Services.
  2. Sélectionnez le service pour lequel vous souhaitez mettre à jour le taux de taxe.
  3. Cliquez sur Produits.

 

  • Pour les établissements soumis à une imposition unique, par exemple, dans les pays appliquant la TVA :
    1. Cliquez sur l'icône Mettre à jour les taux de taxe.
    2. Produits : sélectionnez tous vos produits utilisant le taux de taxe que vous devez mettre à jour.
    3. Taux de taxe : sélectionnez le nouveau taux de taxe pour les produits sélectionnés ci-dessus.
    4. Appliquer le changement de taux aux enregistrements de produits ouverts : cochez cette option pour effectuer le changement de taxe sur tous les éléments de facture ouverts et non consommés.
    5. Consommé après: sélectionnez la date et l'heure pour appliquer le changement de taux uniquement aux produits que vos clients consomment après cette date. Remarque : Mews recommande de sélectionner la date d'entrée en vigueur du changement de taxe, à minuit. Par exemple, sélectionnez le 1er janvier à 00 h 00 si le nouveau changement de taxe s'applique à partir de cette même date.



    6. Cliquez sur Actualiser. 

 

  • Pour les biens immobiliers soumis à plusieurs impositions,par exemple, aux États-Unis :
    1. Cliquez sur le produit pour lequel vous souhaitez mettre à jour le taux de taxe.
    2. Dans la section Taux de taxe, sélectionnez le nouveau taux de taxe applicable.

    3. Cliquez sur Mettre à jour. 

 

Mews applique le nouveau taux de taxe à tous les éléments de facture applicables. Une fois le taux mis à jour, vous pouvez vérifier si le système a correctement appliqué la nouvelle taxe.

 

Il existe deux méthodes différentes pour déclarer la TVA aux autorités selon les différents contextes juridiques, à savoir :  

  • le jour du paiement ou 
  • le jour de la consommation.

 

Dans ce cas, clôturez les factures et factures débiteur relatives aux séjours futurs le jour même où vous débitez le paiement du montant de l'acompte, des nuitées ou des produits. Cela garantit que vos factures et factures débiteur indiquent le taux de TVA actuellement en vigueur.

 

Dans ce cas, n'émettez pas de factures ou de factures débiteur pour les séjours à venir avant que ceux-ci aient eu lieu. Ils appliquent le taux de TVA en vigueur, qui peut changer à la date de la consommation, ce qui peut entraîner une facture ou une facture débiteur erronée.

 

Pour en savoir plus sur les changements de taux de taxe, consultez la FAQ ici. 

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