Beschikbaarheidsblokken zijn vaste delen van je inventaris die je tijdelijk weghaalt uit je openbare beschikbaarheid, bijvoorbeeld voor privégroepen zoals huwelijksfeesten of voor bedrijven of reisbureaus. Je kunt ze gebruiken met een contractueel afgesproken tarief, voor een vaste groep ruimtecategorieën binnen een specifieke tijdsinterval.

Je kunt in Mews Operations blokken voor korte en lange verblijven maken, en maximaal voor één jaar. Nadat je je beschikbaarheidsblok creëert, kun je het basistarief aanpassen en ook de ruimtecategorie wijzigen.

In dit artikel leer je meer over:  

• Essentiële informatie over het maken van beschikbaarheidsblokken
• Hoe je beschikbaarheidsblokken creëert

 

Essentiele informatie over het maken van beschikbaarheidsblokken

Let op: Beschikbaarheidsblokken kunnen al dan niet restricties overnemen die op accommodatieniveau zijn ingesteld voor tarieven en ruimtes. Als je tarieven voor beschikbaarheidsblokken uitsluit van globale restricties, zijn restricties alleen van toepassing op tarieven voor beschikbaarheidsblokken die je rechtstreeks instelt op de tariefgroep of het blokspecifieke tarief zelf. Dit helpt onbedoelde blokkering van groepsreserveringen te voorkomen door globale restricties zoals 'Minimaal verblijf' of 'Gesloten voor verblijf'. Hier vind je meer informatie over het beheren van restrictie-instellingen voor beschikbaarheidsblokken in Mews Operations. 

 

• Blokken hoeven geen ruimtecategorieën te bevatten wanneer je ze maakt. Je kunt ruimtecategorieën toevoegen nadat je het blok hebt gemaakt. Je kunt de ruimtecategorie ook later wijzigen. Je kunt er hier meer over leren.
• Je kunt geen bestaande reserveringen toevoegen aan beschikbaarheidsblokken.
• Je kunt aangepaste tarieven voor blokken die afstammen van de Beschikbaarheidsbloktariefgroep creëren. Het systeem creëert een nieuw tarief voor elk blok van het soort Beschikbaarheidsbloktarief, en vermeld deze niet in Tarieven. Bloktarieven hebben geen invloed op je tariefquota.  
• Privé tarieven worden alleen weergegeven bij een blok wanneer je reserveringen oppikt vanuit Mews Operations of de Mews Booking Engine. Hierdoor kun je lagere tarieven gebruiken voor zakelijke groepen. 
• Bevoegdheden: 
  • Je hebt de bevoegdheid Beheer beschikbaarheid nodig om beschikbaarheidsblokken te kunnen creëren.
  • Je hebt ook de bevoegdheid Beheer beschikbaarheidsbloktarieven nodig om tariefprijzen over te schrijven. 
• Deze functionaliteit momenteel alleen beschikbaar bij Enterprise-abonnementen. Accommodaties met Pro-abonnementen kunnen toegang tot de boekingsmodulelinks krijgen door de add-on aan te schaffen.

 

Hoe je beschikbaarheidsblokken maakt  

Volg onderstaande stappen om een beschikbaarheidsblok te maken: 

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu  > Reserveringen > Beschikbaarheidsblokken-rapport. 
2. Klik op + en selecteer de dienst waar je een beschikbaarheidsblok voor wilt maken. 
3. Voer op het Beschikbaarheidsblokscherm de blokgegevens in. Velden met een * zijn verplicht.

• In het gedeelte Instellingen:
  • Reserveringen die verwijderd zijn van een blok, bijvoorbeeld geannuleerde reserveringen.
  • Kies een Verdeling van oppikken:
  • Kies de Aankomst*- en Vertrek*datum. Let op: Mews beschouwt de vertrekdatum als de uitcheckdatum, waarbij het blok geen extra beschikbaarheid verbruikt. Als je bijvoorbeeld een blok selecteert van 1/12/2023 - 3/12/2023, blokkeert het systeem twee nachten. 
  • Oorspronkelijk tarief*: Selecteer een oorspronkelijk tarief vanuit het keuzemenu. Dit kopieert alle gegevens van het bestaande tarief dat je kiest, inclusief de prijs per dag en per ruimtecategorie, en maakt een nieuw aangepast tarief voor het blok aan. Het systeem gebruikt het aangepaste tarief alleen voor beschikbaarheidsblok en geeft het niet weer in Tarieven. 

• • Het overschrijven van het aangepaste bloktarief heeft geen invloed op het basis- of gekopieerde tarief in Mews. 
  • Je kunt het tarief voor een blok per dag nog steeds aanpassen.
  • Het aanpassen van het Oorspronkelijke tarief van een ruimte van een hogere categorie heeft geen invloed op het beschikbaarheidsblok. 
  • Beschrijvingen van basistarieven worden niet opgenomen in de bevestigingse-mail voor beschikbaarheidsblokken, omdat de Algemene voorwaarden kunnen afwijken.
  • Status*: Selecteer de status van het blok: 
    • Bevestigd: Wanneer je deze status kies, verwijdert het systeem de beschikbaarheid voor de geselecteerde ruimtecategorie.
    • Optioneel: Als het blok niet bevestigd is en je wilt dat het systeem de beschikbaarheid van de geselecteerde ruimtecategorie verwijdert. 
    • Alles vrijgeven te selecteren en de ongebruikte ruimtes in het blok vrij te geven

• • Je kunt alleen reserveringen ophalen van Bevestigde beschikbaarheidsblokken. 
  • Je kunt Optionele en Bevestigde blokken allebei terugdraaien naar de status Aangevraagd. 
• In het gedeelte Regel kies wanneer je de niet-verbruikte inventaris waarvoor er geen opgepikte reserveringen zijn wilt vrijgeven voor openbare beschikbaarheid.
  • Onder Beschikbaarheidsblok vrijgeven*, kies:
    • Eenmalig: Om alle ongebruikte inventaris op een bepaalde datum en tijdstip vrij te geven.
      • Vrijgeven op*: Selecteer de specifiek datum en het tijdstip om het vrij te geven. Je kunt de releasedatum voor het blok vóór of ná de beginperiode van het blok instellen, tot de einddatum.
    • Elke dag: Om ongebruikte inventaris elke dag geleidelijk vrij te geven.
      • Van tevoren vrijgeven*: Geef aan hoeveel dagen van tevoren je per dag de ongebruikte inventaris wilt vrijgeven.
      • Tijdstip*: Geef het exacte tijdstip aan om elke dag vrij te geven.
    • Niet vrijgeven: Om je inventaris voor de gehele periode van het blok te blokkeren.
  • Pick-upverdeling*:
    • Alles in één groep: Wanneer je reserveringen oppikt, voegt Mews ze allemaal toe aan dezelfde groep.
    • Individuele groepen: Pik reserveringen op in verschillende groepen, waarbij elke groep zijn eigen facturering heeft. Ideaal voor blokken die door reisbureaus zijn gemaakt en ook als je ervoor kiest om ongebruikte inventaris elke dag vrij te geven.

• • Inkoopordernummer: Typ het inkoopordernummer in om dit toe te voegen aan je beschikbaarheidsblok. Alle opgepikte reserveringen en rekeningen hebben het juiste item van de inkooporder. Je kunt het inkoopordernummer op elk moment wijzigen vanuit het beschikbaarheidsblok, de reservering of bij het sluiten van een rekening. 
  • Extern identificatienummer: Typ een extern identificatienummer in dat nodig is om het blok naar een kanaalintegratie te mappen. Je kunt hier leren over het verbinden van je channel manager. 
    Let op:
    • Je kunt de Extern identificatienummer niet toevoegen of wijzigen nadat je het blok hebt gemaakt.
    • Let op: De SynXis-integratie gebruikt dit veld om een blok te mappen naar het distributiekanaal. Als je een SynXis-integratie hebt moet je het veld Extern identificatienummer volledig invullen om het blok naar de channel manager te mappen.
• In het gedeelte Klant voeg je de gegevens van je klant toe.
  • Boeker*: Typ de naam in van de boeker. 
  • Bedrijf*: Typ de naam in van het bedrijf die het blok heeft aangevraagd.  
  • Reisbureau: Voeg eventueel het reisbureaucontract toe.
  • Doel van reservering: Kies het doel van de reservering uit Recreatie, Zakelijk of Student.
  • Segment: Klik om het segment te selecteren dat je wilt toevoegen aan het beschikbaarheidsblok. Mews gebruikt dit segment voor alle opgepikte reserveringen. Je kunt het segment op elk moment wijzigen vanuit het beschikbaarheidsblok, de reservering of een geïntegreerd eventmanagement-systeem.  
• Onder het gedeelte Info, kun je ook Notities toevoegen aan het blok, indien nodig.

4. Klik Creëren. 

Dit opent het blok-dashboard, waar alle informatie over je nieuwe blok staat, zoals de naam en de status van het blok, informatie over de gast en het bloknummer.

Check-out staat voor de laatste dag van uitchecken. Dit veld is leeg en geeft alleen de vertrekdatum van de gasten aan.

Je kunt op klikken om een aangepaste link naar de boekingsmodule toe te voegen en de configuratie van je boekingsmodule te selecteren.

Let op:  

• Je kunt meerdere links naar boekingsmodules toevoegen. Het aantal hangt af van het aantal boekingsmodules dat je hebt ingesteld voor je accommodatie.  
• Als je een Optioneel beschikbaarheidsblok maakt, verschijnen de knop Oppikken en de links naar de boekingsmodule niet, omdat je geen reserveringen kunt oppikken uit een optioneel blok. 
• Je kunt blokken wijzigen van Bevestigd naar Optioneel:
  • als er geen reserveringen opgepikt zijn of
  • als opgepikte reserveringen zijn geannuleerd. 

5. Gebruik in het gedeelte Instellingen onder Ruimtecategorie de vervolgkeuzelijst om de ruimtecategorie te selecteren van waaruit je ruimtes wilt toevoegen aan het blok.
   • Gasten: Klik op om het aantal geschatte gasten per ruimte aan te passen voor de geselecteerde ruimtecategorie. Je kunt het aantal verhogen tot de maximaal toegestane capaciteit voor de geselecteerde ruimtecategorie. 
     
     Let op:
     • Je kunt de kolom Gasten alleen bekijken als je de ruimtecategorieën van je blok aanpast.
     • Het aantal onder Gasten beperkt niet het aantal gasten dat je kunt oppikken voor je reserveringen. 
     • Je kunt het totale aantal Verwachte gasten voor je bevestigde blokken bekijken in de rij Bevestigde gasten op het tabblad Overzicht van het Beschikbaarheids- en bezettingsrapport. Klik op een specifieke dag om de geschatte gasten per dag per ruimtecategorie te bekijken.    
       
     • Klik op Voorwaarden bekijken om details te bekijken over de betalingsvoorwaarden en annuleringsvoorwaarden die van toepassing zijn op deze reservering.
   • Voor elke datum kun je het aantal ruimtes selecteren dat je wilt verwijderen uit de openbare beschikbaarheid. Je kunt op Aanpassen klikken om de beschikbaarheid van een ruimtecategorie in bulk te verwijderen, voor de geselecteerde dagen.  Let op: Je haalt een blok pas weg van openbare beschikbaarheid wanneer je een ruimtecategorie specificeert.

5. Klik Bekijken om opgepikte reserveringen in je blok te bekijken. 

Je kunt nu direct reserveringen oppikken bij Mews Operations door op de knop Oppikken te klikken in het gedeelte Status. Hier vind je meer informatie over het oppikken van reserveringen in beschikbaarheidsblokken.

Let op:  

• Het datuminterval voor de reservering kan niet buiten het blokinterval zijn. Als een gast langer wil blijven, moet je het Blokinterval verlengen.  
• Je kunt het blokinterval ook korter maken als er geen reserveringen zijn buiten het geüpdatete interval.
• Wanneer je meerdere reserveringen binnen het beschikbaarheidsblok oppikt, verdeelt Mews de prijs van het blok automatisch tussen de individuele reserveringen of factureert het naar de Boeker, het Bedrijf of het Reisbureau.
  
• Klik op Voorwaarden bekijken om details te bekijken over de betalings- en annuleringsvoorwaarden die van toepassing zijn op deze reservering.

 

Als je een blok aanmaakt dat langer is dan een maand, kun je ervoor kiezen om de blokinformatie voor een specifieke maand te bekijken.