Les tâches de mise en service pour les établissements sont des étapes à suivre pour assurer une transition en douceur vers Mews PMS. Mews vous conseille vivement de consulter vos services de comptabilité et de front office sur les procédures de mise en service afin de s'assurer que la journée est planifiée efficacement et qu'elle reflète vos procédures financières et opérationnelles spécifiques. Le processus de changement de PMS comprend le transfert de toutes les réservations des clients qui séjournent dans l'établissement depuis l'ancien PMS vers Mews, ainsi que le transfert de toutes les réservations à venir. Ce processus a généralement lieu à la date de mise en service de votre établissement.

 

Remarque : Veuillez noter que ce guide est uniquement informatif et que votre processus peut différer. Il est possible que votre ordre de gestion des actions soit différent, en fonction de votre structure et de vos besoins. Vous pouvez également tout configurer en amont et l'activer le jour de la mise en service. Mews vous conseille vivement de consulter vos services de comptabilité et de front office sur les procédures de mise en service.

 

Au sommaire de ce guide, les étapes à suivre pour la mise en service :

• Étape 1 : Mise en place de la caisse
• Étape 2 : Mise en place des espaces hors service
• Étape 3 : Vérification du statut des chambres
• Étape 4 : Création des blocs de disponibilité
• Étape 5 : Importation des réservations futures
• Étape 6 : Importation des réservations de recouche
• Étape 7 : Gestion des prépaiements et des transferts de solde
• Étape 8 : Configuration des imprimantes et des encodeurs de clés
• Étape 9 : Examen des factures et factures débiteur 
• Étape 10 : Examen des intégrations
• Étape 11 : Vérification du channel manager   

 

Étape 1 : Mise en place de la caisse 

1. En Mews Operations, allez dans le menu principal > Finances > Caisse.
2. Commencez par saisir votre balance de départ. Cela permettra à votre équipe de réception d'accepter des paiements en espèces dans Mews.
3. Cliquez sur Clôturer le shift. 
4. Saisissez la balance de départ (valeur de base) pour chaque devise que vous acceptez. La caisse est alors clôturée et le système enregistre votre balance de départ. 

Un nouveau shift est maintenant ouvert et votre balance de départ a bien été enregistrée. Vous pouvez en savoir plus sur la création et la suppression d'une caisse ici ou l'ouverture et la fermeture d'un poste de caisse ici.  

 

Étape 2 : Mise en place d'espaces réservés aux commandes en suspens 

1. Dans Mews Operations, cliquez sur le calendrier sur le tableau de bord.
2. Cliquez sur l'espace à marquer comme étant Hors d'usage.
3. Cliquez sur Hors d'usage. 

Remarque : Un superviseur doit examiner cette décision. 

 

Vous pouvez en savoir plus sur les espaces Hors d'usage ici.  

 

Étape 3 : Vérification du statut des chambres 

1. Dans Mews Operations, cliquez sur .
2. Dans le rapport Statut des espaces, assurez-vous que le statut des chambres est à jour, par exemple, propre, sale, hors service, etc. Consultez votre équipe de service d'étage pour plus de précision. 

Vous pouvez en savoir plus sur le rapport Statut des espaces ici.  

 

Étape 4 : Création des blocs de disponibilité 

Avant le jour de la mise en service, vous devez créer tous vos blocs de disponibilité afin que le système reflète votre disponibilité correctement. Mews ne transfère pas les blocs de disponibilité lors de l'importation des réservations.

 

Vous pouvez en savoir plus sur la création des blocs de disponibilité ici.

 

Étape 5 : Importation des réservations futures 

Une fois que vous avez créé toutes les réservations futures manuellement, vous pouvez également importer ces réservations dans Mews à l'aide du fichier d'importation de Mews. Pour ce faire :

1. Importez les réservations futures. Vous pouvez en savoir plus sur l'importation des réservations à venir ici.   
2. Trouvez et résolvez les éventuelles surréservations. Vous pouvez en savoir plus sur les surréservations ici. 

Des surréservations peuvent se produire même si vous n'en aviez pas auparavant. Mews vous recommande de vérifier attentivement toutes les réservations les 5 à 10 prochains jours.  

 

Étape 6 : Importation des réservations de recouche 

Il se peut que vous deviez importer des réservations de recouche qui commencent avant le passage à Mews PMS et se terminent après. Par exemple, si la date de mise en service est fixée au 20 août et qu'un client a une réservation du 18 au 22 août.

Vous pouvez en savoir plus sur l'importation des réservations de recouche ici.  

 

Remarques :  

• Toutes les réservations de recouche doivent être attribuées au même numéro de chambre que dans l'ancien PMS. Cela peut être fait un jour à l'avance, à condition que le check-in de tous les clients ait été effectué.
• Mews fournit deux séries de factures aux clients en recouche - l'une provenant de l'ancien PMS et l'autre de Mews. Mews vous conseille de prévenir tous vos clients à l'avance. 
• Une fois que vous avez importé et attribué toutes les réservations de recouche, vous devez procéder à leur check-in. 

 

Étape 7 : Gestion des prépaiements et des transferts de solde 

Ajoutez manuellement tous les soldes ouverts depuis l'ancien PMS vers Mews en utilisant un type de paiement unique appelé Paiement externe – Règlement croisé. Une fois que les deux systèmes sont équilibrés, vous pouvez contrôler les clients internes qui sont en recouche dans l'ancien PMS.  Remarque : Vous pouvez également utiliser l'importation de réservations pour transférer des soldes ouverts sous forme d'acomptes ou de prépaiements.

 

Vous pouvez en savoir plus sur le transfert des paiements vers Mews ici.  

 

Étape 8 : Configuration des imprimantes et des encodeurs de clés 

1. Connectez votre imprimante. Vous pouvez en apprendre plus sur la connexion des imprimantes ici.
2. Connectez vos intégrations d'encodage de clés. Vous pouvez en savoir plus sur les encodeurs de clés ici. 
3. Testez l'imprimante et l'encodage de clés avant de commencer les check-ins. 
4. Vérifiez les messages d'erreur dans le menu principal > Files d'attente > Commandes de l'appareil. 

 

Étape 9 : Examen des factures et factures débiteur 

1. Assurez-vous que vos factures et vos factures débiteur sont au bon format et qu'elles possèdent un numéro valide. Après la clôture de la première facture et facture débiteur, vérifiez si la numérotation est correcte. Vous pouvez trouver vos factures clôturées dans le rapport Factures et factures débiteur. Remarque : Si la numérotation est incorrecte, vérifiez sa configuration.
2. Imprimez une facture et vérifiez l'en-tête, le pied de page ainsi que le numéro de facture. 

Vous pouvez en savoir plus sur la configuration de vos factures et factures débiteur ici.  

 

Étape 10 : Examen des intégrations 

1. Dans Mews Operations, allez dans le menu principal > Marketplace > Mes abonnements.
2. Vérifiez que toutes vos intégrations sont activées. 

Vous pouvez en savoir plus sur la connexion et la déconnexion des intégrations ici.  

 

Étape 11 : Vérification du channel manager 

1. Dans Mews Operations, allez dans le menu principal > Marketplace > Mes abonnements.
2. Assurez-vous que votre channel manager est activé. 
3. Surveillez l'extranet du channel manager et Mews pour vous assurer du traitement correct des nouvelles réservations.  

Vous pouvez en savoir plus sur la connexion des channel manager ici.  

 

C'était la dernière des étapes à suivre avant le jour de la mise en service. Contactez votre responsable d'intégration si vous avez d'autres questions.  

 

Vous pouvez en savoir plus sur la mise en service pour les nouveaux établissements ici.